Teamleden uitnodigen

Voeg agenten en beheerders toe aan je FyneDesk-werkruimte via het uitnodigingssysteem. Begrijp wat elke rol kan doen voordat je deze toewijst.

Gebruikersrollen in FyneDesk

Elke persoon in je FyneDesk-werkruimte heeft één van drie rollen. De rol bepaalt wat ze kunnen zien en doen.

Rol

Wat ze kunnen doen

Beheerder

Volledige toegang. Instellingen beheren, gebruikers uitnodigen, teams beheren, alle tickets bekijken en ondersteuningskanalen en het klantportaal configureren.

Agent

Tickets verwerken. Tickets bekijken en bijwerken, reacties toevoegen, contactpersonen beheren en door de kennisbank bladeren. Geen toegang tot Instellingen of gebruikersbeheer.

Eindgebruiker

Beperkte toegang. Kan alleen eigen tickets bekijken en bijwerken. Handig voor intern personeel dat af en toe verzoeken moet registreren maar geen deel uitmaakt van het ondersteuningsteam.

Wie Beheerder te maken Beheerders kunnen instellingen wijzigen, nieuwe gebruikers uitnodigen en andere gebruikers degraderen. Wijs deze rol alleen toe aan personen die de werkruimte moeten beheren — doorgaans teamleiders of accounteigenaren.

Hoe uitnodigingen werken

FyneDesk gebruikt een uitnodigingssysteem om teamleden toe te voegen. In plaats van rechtstreeks een account aan te maken, stuur je een uitnodiging naar het e-mailadres van de persoon. Ze ontvangen een link, klikken erop, stellen een wachtwoord in en worden automatisch aan je organisatie toegevoegd.

Dit voorkomt dat nieuwe gebruikers per ongeluk een afzonderlijke, losgekoppelde werkruimte aanmaken in plaats van bij jou te komen.

Geen uitnodiging? Teamleden kunnen een verzoek indienen Als iemand zich aanmeldt met een geverifieerd e-mailadres op het domein van je bedrijf, kunnen ze een verzoek indienen om lid te worden van je werkruimte — en een Beheerder keurt het goed of wijst het af. Zie Lid worden van de bestaande werkruimte van je bedrijf.

Iemand uitnodigen

Je hebt beheerdersrechten nodig om teamleden uit te nodigen. Ga naar Instellingen → Gebruikers in de FyneDesk-app.

Beheerderspagina Gebruikers met de gebruikerslijst en de knop Gebruiker uitnodigen

1 Klik op de knop Gebruiker uitnodigen in de rechterbovenhoek van de pagina Gebruikers.
2 Voer het e-mailadres van de persoon in en selecteer hun rol (Beheerder, Agent of Eindgebruiker).
3 Klik op Uitnodiging versturen. FyneDesk stuurt hen een beveiligde uitnodigingslink per e-mail.

Dialoogvenster voor het uitnodigen van een gebruiker met het veld voor het e-mailadres en de keuzelijst voor de rol

Uitnodigingslinks verlopen Uitnodigingslinks zijn 7 dagen geldig. Als de persoon niet op tijd accepteert, kun je een nieuwe uitnodiging sturen via de pagina Gebruikers.

Wat de uitgenodigde persoon ziet

De genodigde ontvangt een e-mail met een link om de uitnodiging te accepteren. Als ze erop klikken, komen ze op een pagina waar ze hun volledige naam en wachtwoord instellen. Daarna worden ze ingelogd en toegevoegd aan je organisatie.

Ze hoeven niet door de normale aanmeldingsprocedure — de uitnodiging regelt alles.

Bestaande gebruikers beheren

Vanuit de pagina Gebruikers kunnen Beheerders:

Alle teamleden en hun huidige rollen bekijken
De rol van een gebruiker wijzigen (van Beheerder naar Agent, van Agent naar Eindgebruiker, enzovoort)
Een gebruiker deactiveren om te voorkomen dat ze inloggen zonder hun gegevens te verwijderen
Een openstaande uitnodiging opnieuw versturen als deze nog niet is geaccepteerd

Je kunt jezelf niet degraderen FyneDesk voorkomt dat de laatste Beheerder in een organisatie zichzelf degradeert, waardoor de werkruimte zonder Beheerder zou blijven. Als je je eigen rol moet wijzigen, moet een andere Beheerder dit doen.

Een gebruiker deactiveren

Wanneer een teamlid vertrekt, deactiveer je zijn account in plaats van het te verwijderen. Deactivering blokkeert direct inloggen terwijl de ticketgeschiedenis en reacties bewaard blijven. Hun vroegere werk blijft intact en aan hen toegeschreven.

Deactiveren: zoek de gebruiker op de pagina Gebruikers, open de opties en selecteer Deactiveren.

Veelgestelde vragen

Kan iemand lid worden van mijn organisatie zonder uitnodiging?

Niet zonder goedkeuring van een Beheerder. Als iemand zich aanmeldt met een geverifieerd e-mailadres op het domein van je bedrijf, kunnen ze een verzoek indienen om lid te worden van je werkruimte — een Beheerder beoordeelt het verzoek en accepteert (met keuze van rol) of weigert het. Er is geen automatische toelating en je kunt de optie op elk gewenst moment uitschakelen via Beheer → Gebruikers. Zie de veelgestelde vragen over domeindeelname voor meer informatie.

Kan een Agent andere gebruikers uitnodigen?

Nee. Alleen Beheerders kunnen gebruikers uitnodigen en rollen beheren.

Wat als de uitnodigings-e-mail niet aankomt?

Vraag hen hun spam- of ongewenste-e-mailmap te controleren. Als het er niet in staat, ga je naar de pagina Gebruikers, zoek de openstaande uitnodiging op en stuur deze opnieuw.

Kan ik de rol van een gebruiker wijzigen nadat ze zijn toegetreden?

Ja. Ga naar de pagina Gebruikers, zoek de gebruiker op en wijzig hun rol via het optiemenu. De wijziging wordt direct van kracht bij de volgende keer dat ze de pagina laden.