Assetbeheer

Houd bij welke apparatuur, apparaten en items je team beheert. Leg vast wie wat heeft, waar het zich bevindt en in welke staat, inclusief een volledige wijzigingsgeschiedenis.

Wat is assetbeheer?

Assetbeheer in FyneDesk stelt je in staat een centrale inventaris bij te houden van fysieke items die jouw organisatie bezit of beheert. Denk aan laptops en telefoons die aan medewerkers zijn uitgegeven, kantoormeubelen, netwerkapparatuur, voertuigen, gereedschappen of alles wat je wilt bijhouden.

Elke assetrecord bevat details zoals de fabrikant, het model, het serienummer, de aankoopdatum, de garantie, de huidige status en aan wie het is toegewezen. Elke wijziging die je maakt, wordt automatisch vastgelegd in de geschiedenis van de asset, zodat je een volledig auditspoor hebt.

Niet alleen voor IT Assetbeheer werkt voor elk team dat fysieke items bijhoudt. Coworkingruimtes kunnen bureaus en vergaderzaalapparatuur bijhouden. Bureaus kunnen camera's en productiemateriaal bijhouden. Magazijnen kunnen gereedschappen en machines bijhouden.

Je assetvelden instellen

FyneDesk laat elke organisatie zelf bepalen welke details haar assets vastleggen. In plaats van een vaste set velden, stel je je eigen velden in, zodat een school, een werkplaats en een softwareteam allemaal de Assetmodule kunnen gebruiken zonder concessies te doen.

De snelste manier om te starten is een assetsjabloon. FyneDesk bevat vijf startsjablonen – IT Assetbeheer, Faciliteiten, Wagenpark, Laboratoriumapparatuur en Algemeen – en elke sjabloon voegt in seconden een kant-en-klare set velden toe. Daarna kun je velden toevoegen, hernoemen of verwijderen om ze aan je team aan te passen.

Sjablonen en velden worden door beheerders beheerd onder Instellingen > Assetsjablonen en Instellingen > Assetvelden. Je kunt ook assets in bulk importeren vanuit een spreadsheet zodra je velden zijn ingesteld – zie hieronder.

Een asset toevoegen

Navigeer naar Assets in de zijbalk en klik op Asset toevoegen. Vul het volgende in:

1 Assettag (verplicht). Een korte identificatiecode voor het item, zoals “LP-0042” of “MON-A12”. Zo wordt de asset in FyneDesk aangeduid, kies dus een indeling die je in één oogopslag kunt lezen. De tag moet uniek zijn.
2 Assetnaam (verplicht). Een beschrijvende naam, zoals “Marketing MacBook Pro” of “Receptietelefoon”. Dit is wat verschijnt in zoekresultaten en ticketkoppelingen.
3 Type. Het soort item, zoals Laptop, Monitor of Router. Het type dat je kiest, bepaalt welke aangepaste velden op de rest van het formulier verschijnen.
4 Fabrikant en model (optioneel). Het merk en modelnummer, zoals “Apple” en “MacBook Pro 14-inch M3”.
5 Serienummer (optioneel). Het serienummer van de fabrikant voor identificatie en garantiedoeleinden.
6 Status. De huidige staat van de asset. Standaard “Op voorraad” voor nieuwe items.
7 Toegewezen aan (optioneel). Zoek een teamlid of contact en selecteer deze om de asset aan toe te wijzen.
8 Locatie (optioneel). Selecteer een locatie uit de locatielijst van jouw organisatie.
9 Aankoopdatum, kosten en garantievervaldatum (optioneel). Financiële en garantiegegevens voor het bijhouden van inkoop en dekking.
10 Notities (optioneel). Aanvullende informatie over de asset.

Het formulier respecteert de velden die je hebt geconfigureerd. Aangepaste velden die je hebt toegevoegd, verschijnen automatisch; velden die je hebt verborgen, verschijnen niet. Wanneer je de asset opslaat, registreert FyneDesk de aanmaak in de geschiedenis van de asset.

Automatische statuswijziging bij toewijzing Wanneer je een asset aan iemand toewijst terwijl de status “Op voorraad” is, verandert de status automatisch naar “Toegewezen”. Als je de toewijzing verwijdert van een asset die momenteel “Toegewezen” is, wordt de status automatisch teruggezet naar “Op voorraad”.

Assets in bulk toevoegen

Wanneer je meer dan een handvol assets wilt toevoegen, importeer ze dan vanuit een spreadsheet in plaats van ze één voor één in te typen. Ga naar Instellingen > Assetbeheer, vouw Bulkimport uit en klik op Start een import.

De importwizard begeleidt je bij het uploaden van een .xlsx-, .xls- of .csv-bestand, het koppelen van de kolommen aan je assetvelden, een voorbeeld van hoe de rijen worden ingeladen, het afhandelen van eventuele dubbele assettags en het afronden van de import met een overzicht van wat er is toegevoegd, bijgewerkt of overgeslagen.

Assetstatussen

Elke asset heeft een status die de huidige staat weergeeft. Je kunt de status op elk moment wijzigen via de assetdetailpagina of het bewerkformulier. De beschikbare statussen zijn:

Op voorraad – De asset is beschikbaar en momenteel niet aan iemand toegewezen.
Toegewezen – De asset is momenteel toegewezen aan een teamlid of contact.
In reparatie – De asset wordt onderhouden of gerepareerd.
Buiten gebruik – De asset is uit actief gebruik genomen maar staat nog op record.
Afgevoerd – De asset is definitief verwijderd of afgevoerd.
Verloren/Gestolen – De asset is gemeld als verloren of gestolen.

Assets toewijzen en retourneren

De eenvoudigste manier om een asset aan iemand te geven is via de begeleide Toewijzingsworkflow. Open de asset, klik op Workflow uitvoeren en kies Asset toewijzen. De asset wordt uitgecheckt aan een teamlid, de status wordt ingesteld op “Toegewezen” en de wijziging wordt vastgelegd in de geschiedenis van de asset. Wanneer de asset terugkomt, checkt de Retourworkflow deze weer in. Zie Assetworkflows voor stapsgewijze instructies, inclusief de optie om een ticket aan te maken voor een beschadigde retour.

Je kunt een asset ook direct toewijzen door deze te bewerken en het zoekveld Toegewezen aan te gebruiken. Begin met het typen van een naam of e-mailadres en selecteer uit de resultaten. De vervolgkeuzelijst toont zowel teamleden (mensen met een FyneDesk-account in jouw organisatie) als contacten (externe personen in je contactenlijst), duidelijk gelabeld zodat je ze uit elkaar kunt houden. Om een toewijzing op deze manier ongedaan te maken, open je het bewerkformulier en wis je het toewijzingsveld.

Assets van een contact bekijken Wanneer je de detailpagina van een contact opent, kun je alle assets zien die momenteel aan dat contact zijn toegewezen. Dit geeft je een snel overzicht van welke apparatuur een bepaalde persoon heeft.

Assetgeschiedenis

Elke wijziging in een asset wordt automatisch vastgelegd in de geschiedenis. Dit omvat de initiële aanmaak, statuswijzigingen, hertoewijzingen, workflowuitvoeringen en bewerkingen van elk veld. Elke geschiedenisvermelding toont wat er is gewijzigd, de oude waarde, de nieuwe waarde, wie de wijziging heeft aangebracht en wanneer.

Je kunt de volledige geschiedenis bekijken op de detailpagina van de asset. De geschiedenis wordt weergegeven in omgekeerde chronologische volgorde, met de meest recente wijzigingen bovenaan.

Assets zoeken en filteren

De hoofdpagina Assets toont alle assets in jouw organisatie met overzichtskaarten voor het totale aantal, toegewezen, op voorraad en in reparatie. Je kunt de lijst beperken met:

Zoeken – Filteren op assetnaam, model, serienummer, assettag, fabrikant of naam van de toegewezen persoon.
Typefilter – Alleen assets van een specifiek type weergeven (bijv. alleen Laptops).
Statusfilter – Alleen assets met een specifieke status weergeven (bijv. alleen In reparatie).

Klik op een rij in de assetlijst om de volledige detailpagina van die asset te openen.

Locaties

Als jouw organisatie op meerdere locaties, kantoren of opslagruimtes actief is, kun je locaties aanmaken in Instellingen en deze aan assets koppelen. Dit helpt je bij te houden waar elk item zich fysiek bevindt. Locaties worden gedeeld binnen jouw organisatie en kunnen worden geselecteerd bij het aanmaken of bewerken van een asset.

Wie assets kan beheren

Wat elke persoon kan doen in de Assetmodule – van het uitvoeren van workflows tot het beheren van velden of het plaatsen van een compliance-blokkering – wordt bepaald door Assetmachtigingen. Beheerders stellen dit in onder Instellingen > Assetmachtigingen, waarbij ze mogelijkheden verlenen aan machtigingsgroepen of aan individuele personen, en kiezen of die instellingen worden afgedwongen. Zie Assetmachtigingen voor de volledige handleiding.

Assets bewerken en verwijderen

Open de detailpagina van een asset en klik op Bewerken om een van de velden te wijzigen. Alle wijzigingen worden bijgehouden in de assetgeschiedenis, zodat je altijd een record hebt van wat er is bijgewerkt, door wie en wanneer.

Om een asset te verwijderen, open je de detailpagina en gebruik je de verwijderoptie. Een verwijderde asset wordt uit de hoofdlijst verwijderd, maar kan worden hersteld door een beheerder met de mogelijkheid “Verwijderde assets herstellen”. Als je de record gewoon wilt bewaren maar de asset wilt markeren als niet langer in gebruik, wijzig dan de status naar “Buiten gebruik” of “Afgevoerd”.

Veelgestelde vragen

Kan ik assets in bulk importeren?

Ja. Gebruik de bulkimportwizard onder Instellingen > Assetbeheer > Bulkimport om assets te importeren vanuit een .xlsx-, .xls- of .csv-spreadsheet. De wizard koppelt je spreadsheetkolommen aan je assetvelden en laat je duplicaten afhandelen voor het importeren.

Wat gebeurt er met assets wanneer een contact wordt verwijderd?

Als een contact wordt verwijderd, wordt de toewijzing van assets die aan dat contact waren toegewezen, gewist. De assets zelf worden niet verwijderd.

Kunnen agenten assetvelden en sjablonen wijzigen?

Het beheren van velden en sjablonen wordt bepaald door Assetmachtigingen. Standaard is dit een beheerdertaak, maar beheerders kunnen de relevante mogelijkheden verlenen aan specifieke agenten of teams. Zie Assetmachtigingen.

Is er een limiet voor het aantal assets?

Er is geen harde limiet voor het aantal assets dat je per organisatie kunt bijhouden.

Kan ik garantievervaldatums bijhouden?

Ja. Elke asset heeft een garantievervaldatumveld. Je kunt dit gebruiken om bij te houden wanneer garanties verlopen. FyneDesk stuurt momenteel geen automatische herinneringen wanneer een garantie bijna verloopt, maar je kunt op deze datum filteren en sorteren om aankomende vervaldatums bij te houden.

Wat is de assettag?

De assettag is de korte identificatiecode die je aan elke asset geeft bij aanmaak, zoals “LP-0042”. De tag moet uniek zijn en wordt gebruikt om naar de asset te verwijzen in FyneDesk, inclusief in de URL van de asset. Kies een indeling die je team in één oogopslag kan lezen.

Kan ik mijn assetlijst exporteren?

De exportfunctie is beschikbaar op de Assetspagina. Je kunt je assetinventaris downloaden voor gebruik in spreadsheets of voor archiveringsdoeleinden.