Microsoft Teams-meldingen

FyneDesk kan ticketmeldingen rechtstreeks naar Microsoft Teams sturen. Wanneer een ticket wordt aangemaakt, toegewezen, beantwoord of van status of prioriteit verandert, verschijnt er een kaart in het Teams-kanaal dat je kiest — met het ticketnummer, de titel, de belangrijkste gegevens en een knop Bekijken in FyneDesk die het ticket opent. Inbegrepen in de Pro- en Business-abonnementen.

Wat je nodig hebt

• Een Microsoft Teams-beheerder die aangepaste apps kan uploaden. Totdat FyneDesk wordt vermeld in de Teams-appstore, wordt de app geïnstalleerd via Een aangepaste app uploaden, wat het Teams-beheerbeleid van je organisatie moet toestaan.
• Een FyneDesk-beheerder om het kanaal te koppelen en de functie in te schakelen. De integratie is uitgeschakeld voor je organisatie totdat een beheerder het inschakelt.

Stap 1 — Download het FyneDesk Teams-apppakket

De app wordt geleverd als een klein .zip-bestand (een manifest plus pictogrammen). Een FyneDesk-beheerder downloadt het vanuit FyneDesk: ga naar Instellingen → Verbindingen → Microsoft Teams en klik op Teams-apppakket downloaden (.zip).

Stap 2 — Installeer het in Teams

Ga in Microsoft Teams naar Apps → Je apps beheren → Een app uploaden → Een aangepaste app uploaden en kies de .zip die je hebt ontvangen.

Stap 3 — Voeg de bot toe aan een kanaal

Kies tijdens het installeren Toevoegen aan een team en selecteer het kanaal dat meldingen moet ontvangen. (Je kunt het ook later toevoegen aan een team via de opties van de app.)

Stap 4 — De bot plaatst een eenmalige code

Direct na deelname plaatst de bot een eenmalige koppelcode in dat kanaal. Hij ziet eruit als XXXX-XXXX en blijft 7 dagen geldig. Deze code is de manier waarop FyneDesk verifieert dat de koppeling legitiem is — alleen iemand die jouw kanaal kan zien, kan hem gebruiken.

Stap 5 — Koppel het kanaal in FyneDesk

Een FyneDesk-beheerder gaat naar Instellingen → Verbindingen → Microsoft Teams, plakt de code en klikt op Kanaal koppelen. Het kanaal verschijnt nu onder Gekoppelde gesprekken.

Stap 6 — Zet de hoofdschakelaar aan

Zet op dezelfde pagina de hoofdschakelaar aan. Meldingen voor je organisatie zijn uitgeschakeld totdat een beheerder dit inschakelt — er wordt niets naar Teams gestuurd vóór die tijd.

Stap 7 — Kies je routering

Kies voor elk gebeurtenistype — Nieuw ticket, Ticket toegewezen, Nieuw antwoord, Status gewijzigd en Prioriteit gewijzigd — het kanaal dat de kaart moet ontvangen, of Geen kanaal om stil te blijven voor die gebeurtenis.

Stap 8 — Test het

Maak een testticket aan in FyneDesk. De kaart zou binnen enkele seconden moeten aankomen in je gekozen kanaal, met een knop Bekijken in FyneDesk die het ticket opent.

Optioneel — Persoonlijke DM's voor toegewezen agenten

De agent aan wie een ticket is toegewezen kan een persoonlijk (1:1) bericht van de bot ontvangen in plaats van — of naast — de kanaalpost:

• De agent installeert dezelfde app in Teams persoonlijk (Voor mij toevoegen).
• FyneDesk koppelt hen op basis van hun werke-mailadres — het e-mailadres op hun Teams-account moet hetzelfde zijn als hun FyneDesk-inloge-mailadres.
• Vink DM aan de toegewezen agent aan bij een gebeurtenis, en er gaat een persoonlijke kaart naar degene aan wie het ticket is toegewezen.

Meer kanalen toevoegen

Voeg de bot toe aan een ander kanaal in Teams. Zodra je organisatie is gekoppeld, verbinden nieuwe kanalen in dezelfde Microsoft-tenant automatisch en verschijnen ze gewoon in je lijst met Gekoppelde gesprekken — de bot plaatst alleen een nieuwe code als dat echt nodig is.

Uitschakelen

• Voor één kanaal: verwijder de bot uit het kanaal in Teams. FyneDesk merkt dit en stopt automatisch met routeren naar dat kanaal.
• Voor alles: de hoofdschakelaar in Instellingen → Verbindingen → Microsoft Teams stilt alle Teams-meldingen direct, zonder iets te verwijderen.

Veelgestelde vragen

Waarom een code in plaats van "Aanmelden met Microsoft"?

De code bewijst dat de persoon die de koppeling maakt daadwerkelijk zowel het Teams-kanaal als de FyneDesk-werkruimte beheert. Omdat de bot hem in jouw kanaal plaatst, kan alleen iemand die dat kanaal kan lezen de koppeling voltooien — dit voorkomt dat iemand anders jouw bedrijfs-Teams kan claimen.

Wat kan de bot zien?

Niets van je gesprekken. Hij plaatst alleen kaarten. Hij weet welke kanalen hij expliciet aan is toegevoegd en, voor persoonlijke installaties, de naam en het werke-mailadres van de gebruiker (uitsluitend gebruikt voor koppeling aan toegewezen agenten).

Welke talen?

Kaarten volgen de e-maaltaalinstelling van je organisatie (Instellingen → E-mail): English, Deutsch, Español, Português.

Wat kost het?

Microsoft Teams-meldingen zijn inbegrepen in de Pro- en Business-abonnementen — geen extra kosten.

En de webhook + Power Automate-instelling?

Die route werkt nog steeds — zie FyneDesk-meldingen naar Microsoft Teams sturen (webhooks). Maar voor kanaalmeldingen is deze native bot de eenvoudigere weg: geen flow om te bouwen, en kaarten worden voor je opgemaakt en gelokaliseerd.

Binnenkort beschikbaar

SLA-schending- en deadlinekaarten komen binnenkort. Het aanmaken en bijwerken van tickets vanuit Teams is een aparte Business-functie die momenteel in ontwikkeling is.

Probleemoplossing