Terugkerende tickets

Stel een ticket eenmalig in en laat FyneDesk het automatisch openen op een herhalend schema — perfect voor routinematig, voorspelbaar werk.

Wat zijn terugkerende tickets?

Sommige ondersteuningswerkzaamheden verlopen volgens een voorspelbaar ritme — dezelfde taak, keer op keer, op dezelfde dag of tijd. Met Terugkerende tickets stel je dat werk eenmalig in, en FyneDesk opent automatisch een nieuw ticket telkens wanneer het verschuldigd is. Je bepaalt wat er in het ticket staat en wanneer het moet herhalen, en de app doet de rest.

Beschouw het als een terugkerende herinnering, maar in plaats van een herinnering krijg je een echt, werkklaar ticket — al toegewezen, geprioriteerd en gelabeld. Een paar concrete voorbeelden:

• Elke maandag om 8:00 uur: "Controleer de nachtelijke back-ups." Een ticket verschijnt elke week als eerste in de wachtrij van je IT-team.
• De 1e van elke maand: "Beoordeel softwarelicenties." Er wordt een ticket geopend zodat niemand de maandelijkse controle vergeet.
• Elk kwartaal: "Voer de beveiligingsaudit uit." Een grotere terugkerende taak die gemakkelijk over het hoofd wordt gezien zonder een herinnering.

Als je team handmatig steeds hetzelfde ticket aanmaakt, dan is dit precies de functie waar je op wacht.

Voordat je begint

• Terugkerende tickets is een Pro-functie. Deze is beschikbaar in het Pro-abonnement, tijdens de gratis Pro-proefperiode en in het Business-abonnement. Niet beschikbaar in het gratis abonnement.
• Een beheerder schakelt het eenmalig in voor de hele organisatie. Zolang dat niet is gedaan, worden er geen tickets aangemaakt via schema's. (Een Beheerder heeft volledige toegang tot instellingen; een Agent is een teamlid dat tickets afhandelt.)
• Zodra het is ingeschakeld, kunnen beheerders altijd schema's aanmaken en beheren. Agenten ook — zolang de beheerder de agenten-toegang ingeschakeld laat, wat standaard het geval is.

Stap 1 — Terugkerende tickets inschakelen (Beheerder, eenmalig)

Dit is een eenmalige schakelaar. Je hoeft dit maar één keer te doen voor je organisatie.

1. 1Ga naar Instellingen → Automatiseringen.
2. 2Zoek de schakelaar "Terugkerende tickets" en zet deze AAN.
3. 3(Optioneel) Gebruik de schakelaar "Agenten kunnen terugkerende schema's beheren" — laat deze aan om agenten schema's te laten aanmaken en beheren, of zet deze uit om dat alleen voor beheerders te houden.

Stap 2 — Het terugkerende gedeelte openen

Hier leven al je schema's.

1. 1Ga naar de pagina Tickets.
2. 2Klik op de knop "Terugkerend" bovenaan de pagina. (Er is ook een snelkoppelingskaart in Instellingen → Automatiseringen.)

Het terugkerende scherm toont elk schema dat je hebt aangemaakt. Voor elk schema zie je de naam, een duidelijke samenvatting van wanneer het wordt uitgevoerd (bijv. "Elke 2 weken op ma & do, 8:00 uur"), de volgende uitvoering, de laatste uitvoering en een status: Actief, Gepauzeerd of Beëindigd.

Stap 3 — Je eerste schema aanmaken

Klik op Aanmaken (of Nieuw schema) om het formulier te openen. We lopen elk veld in volgorde door en bouwen een echt voorbeeld terwijl we bezig zijn.

1. Naam

Een korte omschrijving zodat je het schema later herkent. Voorbeeld: Wekelijkse back-upcontrole

2. Herhaling

Kies hoe vaak het ticket moet worden geopend — Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks — en hoe vaak daarbinnen (de instelling "elke N", bijv. elke 2 weken):

• Dagelijks: elke dag (of elke N dagen).
• Wekelijks: kies een of meer weekdagen — bijv. alleen ma, of ma + do.
• Maandelijks: een dag van de maand (bijv. de 1e — als een maand korter is en die dag niet heeft, wordt de laatste dag gebruikt), of een patroon zoals "de 2e dinsdag" of "de laatste vrijdag".
• Jaarlijks: een specifieke maand en dag (bijv. 15 januari).

Voorbeeld: Herhaling Wekelijks, elke 1 week, op Maandag.

3. Tijdstip(pen) van de dag

Kies een of meer tijdstippen waarop het ticket moet worden geopend. Je kunt één tijdstip instellen of meerdere (bijv. 9:00 uur en 17:00 uur). Tijdstippen gebruiken altijd de tijdzone van je organisatie, en wijzigingen door zomertijd worden automatisch verwerkt — 8 uur blijft 8 uur het hele jaar. Voorbeeld: 8:00 uur.

4. Startdatum

De eerste datum waarop het schema mag beginnen te draaien. Vóór deze datum gebeurt er niets. Voorbeeld: de datum van vandaag.

5. Einddatum

• Nooit — het blijft onbeperkt draaien.
• Op een specifieke datum — het stopt na die datum.
• Na een ingesteld aantal tickets — het stopt zodra het dat aantal tickets heeft aangemaakt.

Voorbeeld: Nooit.

6. Als een vorig ticket nog open is

Soms is het volgende ticket verschuldigd voordat het vorige was afgerond. Jij bepaalt wat er dan gebeurt:

• Toch het volgende aanmaken (de standaard) — je krijgt het nieuwe ticket ongeacht wat.
• Overslaan totdat het open ticket is gesloten — geen nieuw ticket totdat het vorige klaar is, zodat ze zich niet opstapelen.

7. Ticketdetails (de sjabloon)

Dit is de "blauwdruk" waaruit elk gegenereerd ticket wordt opgebouwd. Vul het eenmalig in en elk ticket dat het schema aanmaakt ziet er zo uit:

• Titel en Beschrijving — wat het ticket zegt.
• Type — Incident (er is iets kapot) of Serviceverzoek (een routineverzoek) — en Prioriteit.
• Team en Toegewezene — kies een specifiek persoon, of kies "roteren over een team" (round-robin: elk nieuw ticket gaat naar de volgende persoon in het team, zodat het werk eerlijk wordt verdeeld).
• Labels — tags om je te helpen tickets te vinden en te organiseren.
• Aangepaste velden — alle extra velden die je organisatie heeft ingesteld. (Een aangepast veld is een extra stukje informatie toegevoegd aan tickets, zoals "Locatie" of "Asset ID".)
• Vervaldatum — stel optioneel in "vervalt N dagen na opening" zodat elk ticket een deadline krijgt.

8. Voorbeeld

Voordat je opslaat, toont het formulier de volgende 5 data waarop dit schema wordt uitgevoerd, zodat je kunt controleren of je het goed hebt ingesteld. Voor ons voorbeeld zijn dat de volgende vijf maandagen, elk om 8:00 uur.

Stap 4 — Voorbeeld bekijken en opslaan

Bekijk de voorbeelddatums nog een keer. Kloppen ze met wat je had verwacht? Als de datums of tijden niet kloppen, pas dan Herhaling, Tijdstip(pen) of Startdatum aan totdat het voorbeeld klopt. Als je tevreden bent, klik je op Opslaan. Je schema is nu Actief en maakt zijn eerste ticket aan op de volgende datum in het voorbeeld.

Stap 5 — Je schema's beheren

Vanuit het terugkerende scherm heeft elk schema zijn eigen set acties:

• Pauzeren / Hervatten — een schema tijdelijk stoppen zonder het te verwijderen. Hervatten gaat verder vanaf de volgende toekomstige datum (het haalt de gemiste uitvoeringen niet in terwijl het gepauzeerd was).
• Nu uitvoeren — direct één ticket aanmaken. Ideaal voor het testen van een gloednieuw schema.
• Dupliceren — een schema kopiëren als startpunt voor een nieuw schema. De kopie start gepauzeerd zodat je het eerst kunt bekijken.
• Bewerken — het schema wijzigen. Standaard gelden wijzigingen alleen voor toekomstige tickets; er is een optie om "ook open tickets bij te werken die al zijn aangemaakt".
• Verwijderen — het schema volledig verwijderen.
• Geschiedenis — bekijk wat het schema heeft gedaan: welke tickets het heeft aangemaakt, welke het heeft overgeslagen (omdat een vorig ticket nog open was) en eventuele fouten — met directe links naar de tickets.

De aangemaakte tickets begrijpen

De tickets die een schema aanmaakt zijn volledig normale tickets — je team werkt ze af zoals elk ander ticket. Een paar specifieke punten om te weten:

• Elk ticket krijgt zijn eigen ticketnummer, opent met de status "Nieuw" en bevat alles uit je sjabloon (prioriteit, team, toegewezene, labels, aangepaste velden, vervaldatum).
• De SLA-timer start direct. (Een SLA is een respons- of oplossingsdoelstelling die je team heeft afgesproken — de timer houdt bij hoeveel tijd je nog hebt.)
• De toegewezene wordt op de hoogte gesteld, net als bij een normaal nieuw ticket.
• De bron van het ticket toont "Terugkerend", zodat je deze tickets gemakkelijk kunt herkennen en filteren.
• Ze verschijnen overal waar normale tickets ook verschijnen — het dashboard, ticketlijsten en zoekresultaten. Aankomende uitvoeringen verschijnen ook op de Kalender, en elk ticket met een vervaldatum verschijnt daar ook.
• De aanvrager is de persoon die het schema heeft aangemaakt. Dit zijn interne taken, dus er wordt geen "we hebben je verzoek ontvangen"-e-mail naar een klant gestuurd.

Tips & beste praktijken

• Geef schema's duidelijke namen. "Wekelijkse back-upcontrole" is later makkelijker te scannen dan "Schema 1".
• Begin klein. Maak één schema aan, kijk hoe het een of twee keer wordt uitgevoerd, en voeg dan meer toe.
• Gebruik "Nu uitvoeren" om te testen. Wacht niet tot maandag om erachter te komen of een schema werkt — voer er direct één uit en controleer of het ticket er goed uitziet.
• Gebruik round-robin voor gedeelde taken. "Roteren over een team" verdeelt terugkerend werk eerlijk in plaats van het altijd bij dezelfde persoon neer te leggen.
• Stel een vervaldatum in zodat het op de kalender verschijnt. "Vervalt N dagen na opening" geeft elk ticket een deadline en maakt het zichtbaar op de kalender.
• Kies je opstapelregel bewust. Als een taak altijd vers moet worden uitgevoerd, is "toch aanmaken" prima; als duplicaten verwarrend zijn, kies dan "overslaan totdat het open ticket is gesloten".

FAQ & probleemoplossing