Notion verbinden
Met de Notion-verbinding van FyneDesk kan je team ticketcontext naar Notion sturen, kennisbankartikelens synchroniseren met Notion-pagina's en AI geselecteerde Notion-inhoud laten gebruiken bij het opstellen van antwoorden, samenvattingen en triagesuggesties.
Wat de verbinding doet
- Ticket → Notion: maak een gekoppelde Notion-pagina aan in een geselecteerde database wanneer een ticket wordt aangemaakt, geëscaleerd of gelabeld.
- Kennisbanksynchronisatie: publiceer FyneDesk-eigendoms-KB-artikelen naar Notion, of importeer geselecteerde Notion-pagina's als Notion-eigendoms-KB-artikelen.
- AI-kennisbron: laat FyneDesk AI geselecteerde Notion-pagina's en -databases gebruiken naast je kennisbank en eerdere tickets. Als je statussen koppelt, kunnen wijzigingen in Notion ook de gekoppelde FyneDesk-ticketstatus bijwerken.
Voordat je begint
- Je moet een FyneDesk-organisatiebeheerder zijn.
- Je FyneDesk-werkruimte moet op het Pro-abonnement zijn.
- Je hebt toegang nodig tot de Notion-werkruimte, pagina's en databases die je wilt laten gebruiken door FyneDesk.
- Je hoeft geen Notion-ontwikkelaarsapp aan te maken of Notion-webhooks te configureren. FyneDesk regelt de verbinding nadat je het in Notion hebt geautoriseerd.
Stap 1 — Notion verbinden
- Open in FyneDesk Instellingen → Verbindingen → Notion.
- Klik op Verbinden.
- Notion opent een autorisatiescherm. Kies de juiste werkruimte.
- Selecteer in de Notion-paginakiezer de pagina's en databases die FyneDesk mag gebruiken.
- Ga terug naar FyneDesk. De Notion-verbindingspagina moet de verbindingsstatus en installatiegopties tonen.
Stap 2 — Schakel de verbinding in
De hoofdschakelaar staat standaard uit. Nadat Notion is verbonden, schakel je de verbinding in via de Notion-instellingenpagina. Laat hem uit als je databases, synchronisatieregels en AI-bronnen wilt kiezen voordat er iets begint te bewegen.
Stap 3 — Configureer Ticket → Notion
Gebruik Ticket → Notion wanneer een ticket gepland werk in Notion moet worden, zoals een technische escalatie, productbug, functieverzoek, documentatiehiaat of operationele opvolging.
- Kies de doeldatabase in Notion. Dit is de database waar FyneDesk de gekoppelde pagina aanmaakt.
- Kies de trigger: bij aanmaken, bij escaleren of bij labelen.
- Wijs optioneel FyneDesk-velden toe aan Notion-eigenschappen zodat de Notion-pagina aankomt met de juiste status-, eigenaar-, prioriteits- of categorievelden voor je workflow.
Wanneer de trigger wordt uitgevoerd, maakt FyneDesk een Notion-pagina aan met de tickettitel, de belangrijkste velden en een link terug naar het ticket. FyneDesk maakt geen dubbele Notion-pagina's voor hetzelfde ticket.
Stap 4 — Configureer KB ↔ Notion-synchronisatie
Kennisbanksynchronisatie heeft twee richtingen. Je kunt één of beide gebruiken, afhankelijk van waar elk artikel moet worden bewerkt.
- Publicatiedoel: kies de Notion-locatie waar FyneDesk-eigendoms-kennisbankartikelens moeten worden gepubliceerd.
- Importbronnen: kies Notion-pagina's of -databases die in FyneDesk moeten worden opgehaald als Notion-eigendoms-KB-artikelen.
- Standaardeigenaar: kies of nieuw gekoppelde artikelen eigendom moeten zijn van Notion of van FyneDesk.
Hoe artikeleigendom werkt
Elk gesynchroniseerd artikel heeft één eigenaar, ook wel de bron van de waarheid genoemd. Als FyneDesk het artikel bezit, bewerk het dan in FyneDesk en Notion toont een alleen-lezen spiegel. Als Notion het artikel bezit, bewerk het dan in Notion en FyneDesk toont een alleen-lezen spiegel.
De spiegelkant kan een badge “bewerkt in Notion” of “bewerkt in FyneDesk” tonen zodat je team weet waar wijzigingen horen. FyneDesk voegt geen concurrerende bewerkingen van beide kanten samen. Om te wijzigen waar een artikel moet worden bewerkt, schakel je de eigenaar voor dat artikel.
Stap 5 — Laat AI Notion gebruiken
Om Notion-inhoud beschikbaar te maken voor FyneDesk AI, kies je de Notion-pagina's of -databases onder AI-bronnen en zet je de AI-bronschakelaar aan. Deze schakelaar staat standaard uit.
Wanneer ingeschakeld, kunnen AI-antwoordconcepten, samenvattingen en triagesuggesties gebruikmaken van geselecteerde Notion-inhoud naast je FyneDesk-kennisbank en eerdere tickets. Het bewerken van een geselecteerde Notion-pagina vernieuwt de AI-kennisbron nadat synchronisatie en indexering zijn uitgevoerd.
Stap 6 — Notion-statussen terugkoppelen aan tickets
Als je Notion-tracker statussen gebruikt, kun je Notion-statuswaarden koppelen aan FyneDesk-ticketstatussen of -acties. Na koppeling kan het wijzigen van de status op de gekoppelde Notion-pagina het gekoppelde ticket in FyneDesk bijwerken.
Statussynchronisatie is lus-veilig: een statusupdate zou niet eindeloos heen en weer moeten stuiteren tussen FyneDesk en Notion.
Verbindingsgezondheid bewaken
De Notion-verbindingspagina toont gezondheidsdetails zoals de laatste synchronisatie- of gebeurtenistijd en abonnementsstatus. Controleer dit gedeelte wanneer een ticket, artikel of AI-bron niet actueel lijkt.
Beperkingen om te kennen
- FyneDesk ziet alleen de pagina's en databases die zijn geselecteerd in de Notion-autorisatiekiezer.
- Kennisbanksynchronisatie is geen perfecte kloon van de Notion-opmaak. Platte tekst, koppen, lijsten, tabellen, afbeeldingen, codeblokken, citaten, wisselaars en oproepen worden goed geconverteerd. Insluitsels, linkvoorbeelden en complexe opmaak kunnen worden vereenvoudigd of vervangen door tijdelijke aanduidingen.
- Zeer grote Notion-pagina's, rond de 20.000 blokken of meer, kunnen worden afgekapt.
- Synchronisatie is niet direct. Wacht een minuut of een paar minuten voordat wijzigingen verschijnen.
- Elk gesynchroniseerd KB-artikel heeft één eigenaar. De spiegelkant is alleen-lezen totdat je het eigendom overschakelt.
- De Notion-verbinding vereist het Pro-abonnement.
Probleemoplossing
FyneDesk zegt Notion opnieuw te verbinden. De Notion-autorisatie kan zijn verlopen of ingetrokken. Open Instellingen → Verbindingen → Notion en verbind opnieuw. Synchronisatie hervat nadat de verbinding is hersteld.
Een ticket of artikel synchroniseert niet. Bevestig dat de hoofdschakelaar aan staat, de relevante functieknop aan staat en de Notion-pagina of -database is gedeeld met FyneDesk tijdens autorisatie. Controleer voor KB-artikelen ook aan welke kant het artikel eigendom is.
AI gebruikt geen Notion-inhoud. Bevestig dat de AI-bronschakelaar aan staat, de pagina of database is geselecteerd als AI-bron en er voldoende tijd is verstreken voor synchronisatie en indexering.
Ik kan een Notion-pagina of -database niet vinden in FyneDesk. Verbind Notion opnieuw en zorg ervoor dat dat item is geselecteerd in de Notion-paginakiezer. FyneDesk kan geen pagina's of databases weergeven waartoe het geen toegang heeft gekregen.
Beheren of verbreken
Om gedeelde pagina's te wijzigen, machtigingen te vernieuwen of te herstellen van ingetrokken toegang, verbind je Notion opnieuw via dezelfde pagina. Om de integratie te stoppen, klik je op Verbreken. Verbreken verwijdert opgeslagen Notion-tokens en configuratie uit FyneDesk en pauzeert Notion-synchronisatie totdat een beheerder opnieuw verbindt.
Privacy & toegang
Notion-toegang is beperkt tot de pagina's en databases die je beheerder in Notion heeft geselecteerd. FyneDesk krijgt geen toegang tot je volledige Notion-werkruimte tenzij die pagina's expliciet zijn gedeeld. De verbinding is op organisatieniveau, dus beheerders moeten alleen de pagina's en databases selecteren die nodig zijn voor ticketoverdracht, KB-synchronisatie en AI-kennis.