Zoom-gesprekken toevoegen aan tickets

Wanneer een ticket een echt gesprek vereist, kun je een Zoom-vergadering starten zonder FyneDesk te verlaten. Klik bij het antwoorden aan de klant op Zoom-vergadering toevoegen — FyneDesk maakt de vergadering aan in je Zoom-account en voegt de deelnamelink toe aan je antwoord. De vergadering wordt opgeslagen bij het ticket, en op Business kan de opnamelink na het gesprek automatisch worden gekoppeld.

Wat je nodig hebt per abonnement Zoom-vergaderingen aanmaken en delen vanuit een ticket is een Pro-functie. Opnames koppelen aan tickets en automatisch opnemen zijn Business-functies. Het hosten van het gesprek vereist ook een Zoom-account (gratis of betaald — zie Vereisten & limieten).

Voor beheerders

1. Schakel de integratie in (eenmalig). Ga naar Instellingen → Verbindingen → Zoom en zet de hoofdschakelaar aan. Die staat standaard uit. Zodra hij aan staat, kunnen agenten hun eigen Zoom verbinden en de functie gebruiken.

Zoom-appgoedkeuring (alleen sommige accounts) Als je Zoom-account is ingesteld om alleen door de beheerder goedgekeurde Marketplace-apps toe te staan, moet je Zoom-accountbeheerder de FyneDesk-app goedkeuren in de Zoom Marketplace voordat agenten verbinding kunnen maken. Agenten kunnen goedkeuring aanvragen vanuit Zoom tijdens de verbindingsstap. Dit geldt alleen voor Zoom-accounts die die beperking hebben ingeschakeld.

2. (Optioneel) Verbind een gedeeld organisatieaccount. Je kunt één organisatiebrede Zoom-account verbinden waarnaar agenten terugvallen als ze hun eigen Zoom niet hebben verbonden. Goed om te weten: een enkele gedeelde Zoom-host kan slechts twee gelijktijdige vergaderingen uitvoeren — een derde zou de eerste beëindigen. Dit is geschikt voor kleine teams of incidentele gesprekken; voor zwaarder gebruik laat je agenten hun eigen Zoom verbinden.

3. (Optioneel, Business) Stel opnamegedrag in. Op dezelfde Zoom-instellingenpagina zie je twee schakelaars, beide standaard uitgeschakeld:

Opnames koppelen aan tickets — slaat de Zoom-cloudopnamelink op bij het ticket na een gesprek.
Vergaderingen automatisch opnemen — start automatisch de opname wanneer een vergadering begint.

Opnames vereisen een betaald Zoom-abonnement op het account van de host (zie Vereisten & limieten).

Voor agenten

Verbind je Zoom (eenmalig). Ga naar Mijn instellingen → Verbonden accounts en verbind Zoom. Het is een eenmalige autorisatie. De eerste keer dat je op Zoom-vergadering toevoegen klikt in een antwoord, word je ook gevraagd om verbinding te maken.

Gebruik — een vergadering aanmaken en delen

Waar de knop zich bevindt De knop Zoom-vergadering toevoegen verschijnt alleen in de klantgerichte e-mailantwoordcomponent — niet op interne notities.

Open het ticket en start een antwoord in de e-mailcomponent.
Klik op Zoom-vergadering toevoegen. Als je Zoom nog niet hebt verbonden, word je gevraagd dat te doen.
FyneDesk maakt de vergadering aan in je Zoom-account en voegt de deelnamelink toe aan je antwoord. Maak je bericht af en verzend het — de klant ontvangt de link als onderdeel van je antwoord.
De vergadering verschijnt op de Vergaderingskaart op de ticketzijbalk met de status, tijd en een kopieerbare deelnamelink.
Om te annuleren, open je de Vergaderingskaart op de zijbalk en annuleer je daar.

Opnames (Business)

Hoe het werkt: als opnemen is ingeschakeld (de beheerdersconfiguraties hierboven), wordt de Zoom-cloudopnamelink automatisch toegevoegd zodra het gesprek is beëindigd en Zoom de verwerking heeft voltooid.
Waar je het vindt: de klikbare opnamelink verschijnt op de Vergaderingskaart op de ticketzijbalk. FyneDesk plaatst ook een interne “Opname gereed”-notitie en een opname-gekoppeld item in de tickettijdlijn om aan te geven dat het beschikbaar is.
Het is een link, geen bestand: FyneDesk slaat geen opnamebestanden op. Alleen een link naar de opname in je Zoom-cloud wordt opgeslagen — de media blijft in Zoom en volgt je Zoom-bewaarinstelling.
Vereisten: cloudopname vereist een betaald Zoom-abonnement op het account van de host (zie hieronder).

Vereisten & limieten

Elke vergadering wordt gehost onder een Zoom-account — dat van de agent zelf of het gedeelde organisatieaccount.
Gratis Zoom-account: werkt, maar beperkt elk gesprek met twee of meer mensen tot 40 minuten en neemt alleen lokaal op (geen deelbare link).
Betaald Zoom (Pro of hoger) op het account van de host: verwijdert de 40-minutenlimiet en maakt cloudopname mogelijk. Dit zijn je Zoom-kosten, geen FyneDesk-kosten.
Gedeeld organisatieaccount: slechts twee gelijktijdige vergaderingen tegelijk (een derde beëindigt de eerste). Agenten met hun eigen verbonden Zoom worden niet beïnvloed.
FyneDesk-abonnementen: vergaderingen aanmaken/delen = Pro; opname-naar-ticket en automatisch opnemen = Business.

Probleemoplossing & veelgestelde vragen

Ik zie de knop “Zoom-vergadering toevoegen” niet. Een beheerder heeft de integratie niet ingeschakeld (Instellingen → Verbindingen → Zoom), of je hebt je Zoom nog niet verbonden (Mijn instellingen → Verbonden accounts). Let ook op dat de knop alleen in de klantgerichte antwoordcomponent staat, niet op interne notities.

Verbinden is geblokkeerd of de app heeft goedkeuring nodig. Als je Zoom-account alleen door de beheerder goedgekeurde Marketplace-apps toestaat, moet je Zoom-accountbeheerder de FyneDesk-app goedkeuren in de Zoom Marketplace voordat je verbinding kunt maken. Je kunt goedkeuring aanvragen vanuit Zoom tijdens de verbindingsstap.

Verbinding mislukt of de vergadering is niet aangemaakt. Verbind je Zoom opnieuw via Mijn instellingen → Verbonden accounts en probeer opnieuw.

Er is geen opname verschenen bij het ticket. Drie dingen zijn vereist: een betaald Zoom-abonnement op het account van de host; de opnameschakelaar ingeschakeld op Business (Opnames koppelen aan tickets / Vergaderingen automatisch opnemen); en het gesprek is beëindigd en Zoom heeft de cloudopname verwerkt.

Slaat FyneDesk onze opnames op? Nee. Alleen een link naar de opname in je Zoom-cloud wordt opgeslagen; het bestand blijft in Zoom onder je bewaarinstellingen.

Hulp nodig? Stuur een e-mail naar support@fynedesk.io. Voor een overzicht van de integratie, zie de Zoom-integratiepagina.