Deelnemen aan de bestaande FyneDesk-werkruimte van je bedrijf

Aangemeld met je werkmail terwijl je team al FyneDesk gebruikt? Je kunt vragen om deel te nemen aan hun werkruimte in plaats van per ongeluk een nieuwe aan te maken. Een beheerder keurt elk verzoek goed — er gebeurt niets automatisch.

Hoe het werkt

Normaal gesproken maakt aanmelden bij FyneDesk een gloednieuwe werkruimte aan. Dat is niet altijd wat je wilt — als je bedrijf al een werkruimte heeft, wil je daar waarschijnlijk bij aansluiten in plaats van er een nieuwe van maken.

Daarom kijkt FyneDesk naar je e-maildomein — het gedeelte na de @, zoals acme.com in anna@acme.com. Als je je aanmeldt met een werkmailadres, het verifieert en je bedrijf al FyneDesk gebruikt, krijg je een keuze in plaats van stilletjes een nieuwe werkruimte:

• Verzoek om deel te nemen aan de bestaande werkruimte — een beheerder beoordeelt je verzoek en keurt het goed (of af). Er gebeurt niets zonder goedkeuring van een beheerder.
• Een aparte werkruimte aanmaken — altijd beschikbaar, precies zoals een normale aanmelding. Je begint fris als beheerder van de nieuwe werkruimte.

Voor beheerders: iemand heeft gevraagd om deel te nemen — wat nu?

Wanneer iemand op je e-maildomein vraagt om deel te nemen, krijgt elke beheerder in je werkruimte een in-app-melding en een e-mail met een beoordelingslink. Van daaruit:

1. Ga naar Beheer → Gebruikers. Openstaande verzoeken verschijnen in het gedeelte Deelnameaanvragen — je ziet de naam van de aanvrager, hun geverifieerde e-mailadres en wanneer ze hebben gevraagd.
2. Kies Accepteren of Weigeren:
   • Accepteren — kies de rol die ze krijgen: Agent (de standaard) of Beheerder. Ze worden direct lid en landen bij hun volgende paginabezoek op het dashboard van je werkruimte.
   • Weigeren — ze worden per e-mail op de hoogte gesteld. De e-mail is neutraal: er wordt geen reden gedeeld en ook niet je naam. Ze krijgen de optie om in plaats daarvan hun eigen aparte werkruimte aan te maken.
3. Dat is het. De beslissing wordt vastgelegd met wie heeft beslist en wanneer.

Drie dingen waarover je je geen zorgen hoeft te maken:

• Over je stoellimiet gaan. Als je plan de agentlimiet heeft bereikt, wordt de knop Accepteren Upgraden om toe te voegen. Het verzoek blijft wachten — je kunt upgraden (of een stoel vrijmaken) en daarna accepteren, of het weigeren.
• Verzoeken die zich voor altijd ophopen. Een verzoek waarop niemand reageert, verloopt stil na 14 dagen en de persoon kan opnieuw vragen of hun eigen werkruimte aanmaken.
• Conflicten met uitnodigingen. Uitnodigingen winnen altijd — als je iemand al per e-mail hebt uitgenodigd, nemen ze direct deel via de uitnodiging. Ze worden nooit doorgestuurd via een deelnameaanvraag.

Wil je dit niet? Schakel het uit

Je kunt je werkruimte op elk moment afmelden. Zet in Beheerinstellingen → Werkruimte-instellingen → Domeindeelname de schakelaar "Mensen met een overeenkomend e-maildomein laten vragen om deel te nemen" uit (de domeindeelname-schakelaar). Je werkruimte wordt dan onzichtbaar voor nieuwe aanmeldingen op je domein — zij krijgen gewoon de normale aanmeldstroom. Je kunt mensen nog steeds per e-mail uitnodigen; de schakelaar regelt alleen verzoeken.

Voor mensen die willen deelnemen: wat te verwachten

Als je je hebt aangemeld met je werkmail en je bedrijf al FyneDesk gebruikt, zie je de werkruimtenaam nadat je je e-mailadres hebt geverifieerd — nooit daarvoor. Dan:

• Je vraagt om deel te nemen — je ziet een wachtscherm terwijl een beheerder beoordeelt. Je kunt het verzoek op elk moment annuleren, of in de tussentijd een aparte werkruimte aanmaken.
• Geaccepteerd? Je bent erbij — je landt op het dashboard van het team met de rol die de beheerder voor je heeft gekozen.
• Geweigerd? Je ziet een vriendelijke melding en kunt met één klik je eigen aparte werkruimte aanmaken. Je kunt dezelfde werkruimte opnieuw vragen na 7 dagen — of vraag een teamlid gewoon om je een uitnodiging te sturen, die werkt direct.

Is dit veilig?

Kort gezegd: niemand komt je werkruimte binnen zonder dat een beheerder ja zegt, en niemand leert iets over je werkruimte zonder eerst te bewijzen dat ze een e-mailadres hebben op je domein.

• Je e-mailadres moet eerst worden geverifieerd. Het typen van het zakelijke e-mailadres van iemand anders levert niets op — er wordt nooit een verzoek aangemaakt vanuit een niet-geverifieerd adres.
• Een beheerder beslist altijd. Er is nooit automatische deelname.
• Er lekt niets voor verificatie. Nieuwe aanmeldingen krijgen nooit de naam van je werkruimte te zien (of dat deze bestaat) totdat ze hebben bewezen dat ze een e-mailadres op je domein beheren.
• Openbare e-maildomeinen komen nooit overeen. Gmail-achtige en wegwerpadressen kunnen niet worden gebruikt om een werkruimte te ontdekken of erbij te komen.