Contactbeheer

Houd bij wie je team ondersteunt. Voeg contacten toe, koppel ze aan tickets, voeg bestanden toe en bekijk hun volledige geschiedenis op één plek.

Wat zijn contacten?

Contacten zijn de externe personen die je team ondersteunt. Dat kunnen klanten, cliënten, medewerkers van andere afdelingen, partners of iedereen zijn die verzoeken indient bij je team. Elk contact heeft een profiel in FyneDesk waar je hun gegevens kunt opslaan, hun ticketgeschiedenis kunt bekijken en relevante bestanden kunt toevoegen.

Contacten zijn gescheiden van je teamleden. Teamleden zijn de agenten en beheerders die inloggen bij FyneDesk om tickets te behandelen. Contacten zijn de mensen aan de andere kant, degenen die verzoeken indienen.

Een contact toevoegen

Navigeer naar Contacten in de zijbalk en klik op Nieuw contact. Vul de gegevens in:

1 Naam (verplicht). De volledige naam van het contact.
2 E-mail. Hun e-mailadres. Dit wordt gebruikt om inkomende e-mails aan het contact te koppelen bij gebruik van E-mail-naar-ticket.
3 Telefoon. Een telefoonnummer ter referentie.
4 Bedrijf. Het bedrijf of de organisatie waarbij het contact hoort.
5 Locatie. Selecteer uit de geconfigureerde locaties van jouw organisatie. Locaties kunnen worden beheerd in Organisatie-instellingen.
6 Notities. Aanvullende context over het contact, zoals hun rol, voorkeuren of accountgegevens.

Je kunt ook bestandsbijlagen uploaden bij het aanmaken van een contact. Dit is handig voor het opslaan van contracten, onboardingdocumenten of bestanden die betrekking hebben op die persoon.

Hoe contacten worden gekoppeld aan tickets

Bij het aanmaken van een ticket kun je een contact instellen als de aanvrager. Dit koppelt het ticket aan dat contact, zodat je eenvoudig alle tickets kunt zien die een contact heeft ingediend vanuit hun profielpagina. Je kunt ook het totale aantal tickets per contact zien in de contactenlijst.

Snel navigeren Vanuit een ticket kun je op de naam van de aanvrager klikken om naar het contactprofiel te gaan. Vanuit het profiel van een contact kun je op een ticket klikken om naar de detailpagina te gaan.

Automatisch aanmaken van contacten via e-mail

Als je E-mail-naar-ticket hebt ingesteld, maakt FyneDesk automatisch een contact aan wanneer iemand voor de eerste keer e-mailt naar je supportadres. De naam en het e-mailadres van het contact worden overgenomen uit de inkomende e-mail. Als er al een contact bestaat met dat e-mailadres, wordt het ticket gekoppeld aan het bestaande contact in plaats van een duplicaat aan te maken.

Contactbijlagen

Elk contact kan bestanden hebben die zijn bijgevoegd aan zijn profiel. Deze worden apart opgeslagen van ticketbijlagen en blijven bij het contact ongeacht aan welke tickets ze zijn gekoppeld. Gebruik bijlagen voor zaken zoals ondertekende overeenkomsten, identificatiedocumenten of referentiemateriaal dat op de persoon van toepassing is en niet op een specifiek ticket.

Om een bijlage toe te voegen, open je het profiel van een contact en gebruik je het bestandsuploadgebied. Je kunt meerdere bestanden uploaden. Om een bijlage te verwijderen, klik je op de verwijderknop naast het bestand.

Contacten zoeken en filteren

De contactenlijst ondersteunt zoeken op naam, e-mail, telefoon en bedrijfsvelden. Typ in de zoekbalk bovenaan de contactenlijst om resultaten direct te filteren. De lijst is gepagineerd en toont 15 contacten per pagina.

Contacten bewerken en verwijderen

Open het profiel van een contact en klik op Bewerken om de gegevens bij te werken. Alle velden behalve naam kunnen leeg worden gelaten. Om een contact te verwijderen, klik je op de verwijderknop op de profielpagina en bevestig je de actie.

Een contact verwijderen is definitief Wanneer je een contact verwijdert, worden het profiel en de bijlagen verwijderd. Tickets die aan het contact waren gekoppeld, tonen niet langer een aanvrager. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Veelgestelde vragen

Kunnen contacten inloggen bij FyneDesk?

Contacten hebben geen inlogaccounts in de FyneDesk-app. Ze communiceren met je team via het Klantportaal, e-mail of livechat. Het Klantportaal vereist geen inlog.

Wat gebeurt er met tickets wanneer ik een contact verwijder?

Tickets die aan het verwijderde contact zijn gekoppeld, blijven in je systeem staan. Het aanvragerveld op die tickets wordt gewist, maar de tickets zelf worden niet beïnvloed.

Kan ik dubbele contacten samenvoegen?

Samenvoegen van contacten is nog niet beschikbaar. Als je duplicaten hebt, kun je handmatig tickets bijwerken om naar het juiste contact te verwijzen en vervolgens het duplicaat verwijderen.

Kan ik contacten in bulk importeren?

Bulkimport is nog niet beschikbaar. Contacten kunnen één voor één worden toegevoegd via de app, of ze worden automatisch aangemaakt wanneer iemand voor de eerste keer e-mailt naar je supportadres.

Is er een limiet voor het aantal contacten dat ik kan hebben?

Er is geen limiet op het aantal contacten in jouw organisatie.

Kunnen agenten contacten aanmaken en bewerken?

Ja. Zowel beheerders als agenten kunnen contacten aanmaken, bewerken en verwijderen.