Je gegevens importeren in FyneDesk

Breng je bestaande helpdesk in één begeleide run over naar FyneDesk. Je kunt rechtstreeks importeren vanuit Freshdesk met de API-sleutel van je account, of vanuit CSV-bestanden die je uploadt — hoe dan ook begeleidt FyneDesk je erdoorheen, toont live voortgang en geeft je een duidelijk rapport aan het einde.

Wat je kunt meenemen

Gegevens	Vanuit Freshdesk	Vanuit CSV
Bedrijven	Ja	Ja
Contactpersonen (je klanten)	Ja	Ja
Tickets	Ja	Ja (één rij per ticket)
Ticketgesprekken & antwoorden	Ja	— (een plat bestand kan geen volledige thread bevatten)
Ticketbijlagen	Ja	—
Aangepaste ticketvelden	Ja	Ja (kolommen koppelen)
Tags	Ja	Ja
Agenten	Ja	—
Kennisbank-artikelen	Ja	Ja

Een paar dingen om vooraf te weten:

Je originele datums blijven behouden. Een geïmporteerd ticket behoudt zijn echte aanmaak- en oplossingsdatums — het ziet er niet uit alsof het vandaag is aangemaakt.
Tickets van Freshdesk worden gelabeld met hun oude nummer, bijvoorbeeld [FD-1234] Kan niet inloggen, zodat je team ze nog steeds kan terugvinden.
Er worden geen e-mails naar je klanten verstuurd tijdens een import, en er worden geen automatiseringen geactiveerd. Importeren verloopt stilzwijgend.
Je kunt de pagina verlaten. De import blijft op de achtergrond draaien — kom op elk gewenst moment terug om de voortgang te controleren.

Waar je het vindt

Ga naar Instellingen → Geavanceerd → Gegevens importeren en klik op Kies een bron om te beginnen.

Het scherm Gegevens importeren met de stap Kies een bron. Freshdesk (Verbinden met je API-sleutel) en CSV-bestand (Een spreadsheet uploaden) zijn beschikbaar, terwijl Zendesk, Zoho Desk, Help Scout en Intercom grijs worden weergegeven met het label Binnenkort beschikbaar. Een banner bovenaan linkt naar je meest recente voltooide import.

Meer bronnen onderweg Momenteel kun je importeren vanuit Freshdesk en CSV-bestanden. Je ziet ook Zendesk, Zoho Desk, Help Scout en Intercom in de picker staan als binnenkort beschikbaar.

Optie A — Importeren vanuit Freshdesk

Stap 1 — Haal je Freshdesk API-sleutel op

Log in op Freshdesk.
Klik op je profielfoto (rechtsboven) → Profielinstellingen.
Je API-sleutel staat aan de rechterkant. Kopieer deze.

Stap 2 — Verbinden

Kies op het scherm Gegevens importeren voor Freshdesk en voer in:

Je Freshdesk-domein (het webadres, bijv. jouwbedrijf.freshdesk.com — niet je e-mailadres)
De API-sleutel die je hebt gekopieerd

Klik op Verbinding testen. FyneDesk controleert de sleutel en toont je ruwweg hoeveel gegevens er zijn gevonden (agenten, contactpersonen, tickets, artikelen) zodat je weet wat je kunt verwachten. FyneDesk leest alleen uit Freshdesk — er wordt niets aan hun kant gewijzigd — en je sleutel wordt versleuteld opgeslagen en verwijderd wanneer de import klaar is.

De stap Je Freshdesk-account verbinden, met een veld voor het Freshdesk-domein met https://jouwbedrijf.freshdesk.com, een gemaskeerd veld voor de API-sleutel en een knop Verbinding testen. Helptekst geeft aan dat FyneDesk alleen uit Freshdesk leest en de sleutel versleuteld opslaat.

Stap 3 — Kies wat je wilt importeren

Vink de dingen aan die je wilt meenemen — Agenten, Contactpersonen & bedrijven, Tickets & gesprekken en Kennisbank. Alles is optioneel, dus importeer zo veel of zo weinig als je wilt. Je kunt later nog meer imports uitvoeren.

De stap Kies wat je wilt importeren, met selectievakjes voor Agenten, Contactpersonen en bedrijven, Tickets en gesprekken en Kennisbank, elk met een korte beschrijving. Onderaan staat een knop Import starten.

Stap 4 — Controleer je agenten

FyneDesk geeft een lijst van de agenten die het in Freshdesk heeft gevonden en koppelt automatisch iedereen die al een FyneDesk-login heeft via e-mailadres — gekoppelde agenten worden automatisch verbonden. Kies voor agenten zonder account wat er moet gebeuren via de keuzelijst:

Alleen naam — behoudt hun naam op hun oude tickets zodat de geschiedenis correct leesbaar blijft, zonder een login aan te maken.
Uitnodigen als gebruiker — stuurt hen een FyneDesk-uitnodiging (gebruikt een zitplaats in je abonnement).
Niet toewijzen — importeert hun tickets zonder een toegewezen agent.

Je ziet hoeveel agentplaatsen vrij zijn voordat je bevestigt. Uitgenodigde agenten houden hun naam op hun oude tickets totdat ze accepteren, waarna ze automatisch opnieuw worden gekoppeld aan hun nieuwe account.

De stap voor het beoordelen van agenten met de vraag hoe agenten moeten worden overgezet. Een banner toont hoeveel agentplaatsen vrij zijn, en een keuzelijst voor agenten zonder account biedt Alleen naam, Uitnodigen als gebruiker en Niet toewijzen. Een gekoppelde agent wordt weergegeven met een groen label Verbonden.

Stap 5 — Controleer de statuskoppeling

Freshdesk en FyneDesk gebruiken iets verschillende statusnamen. In de koppelingsstap vult FyneDesk verstandige overeenkomsten in — bijvoorbeeld Open → Nieuw en In behandeling → In de wacht — en kun je ze aanpassen. Prioriteiten worden op dezelfde manier gekoppeld.

De stap Freshdesk-statussen koppelen. Elke Freshdesk-status aan de linkerkant wordt via een keuzelijst gekoppeld aan een FyneDesk-status aan de rechterkant: Open naar Nieuw, In behandeling naar In de wacht, Opgelost naar Opgelost, Gesloten naar Gesloten en de wachtstatussen naar Nieuw.

Stap 6 — Starten

Klik op Import starten en bekijk de live voortgang. Je kunt de pagina verlaten — de import blijft doorlopen. Wanneer het klaar is, krijg je een resultatenoverzicht (zie Na de import hieronder).

Optie B — Importeren vanuit een CSV-bestand

Gebruik dit als je gegevens in een spreadsheet staan of als je van een andere helpdesk overstapt.

Stap 1 — Voeg je bestanden toe

Kies op het scherm Gegevens importeren voor CSV. Je ziet een slot voor elk type: Bedrijven, Contactpersonen, Tickets, Kennisbank. Voeg een bestand toe voor elk ding dat je wilt importeren — elk bestand is optioneel.

Weet je niet hoe je je bestand moet opmaken? Klik op Sjabloon downloaden op een rij om een CSV met de juiste kolomkoppen te downloaden die je kunt invullen.

De stap Je CSV-bestanden uploaden, met een knop Bestand kiezen en een link Sjabloon downloaden voor elk van Bedrijven, Contactpersonen, Tickets en Kennisbank. Een melding herinnert je eraan dat hetzelfde opnieuw importeren duplicaten maakt en dat je een onderbroken import moet hervatten in plaats van opnieuw te beginnen.

Stap 2 — Koppel je kolommen

De kolomnamen van je spreadsheet komen niet altijd overeen met de velden van FyneDesk — dat is prima. Na het uploaden toont FyneDesk een koppelingscherm waarop het zijn beste gok doet voor elk veld en je dit kunt bevestigen of aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld je kolom Onderwerp koppelen aan het veld Titel van FyneDesk.

Verplichte velden zijn gemarkeerd en je kunt pas starten als ze zijn ingesteld. Alles wat je niet nodig hebt, laat je op Overslaan.

Het scherm voor het koppelen van kolommen voor een CSV-import. Voor Bedrijven en Contactpersonen heeft elk FyneDesk-veld een keuzelijst die is gekoppeld aan een kolom uit de geüploade spreadsheet, met onnodige velden ingesteld op Overslaan. Helptekst geeft aan dat duplicaten worden gekoppeld op Naam en E-mailadres.

Stap 3 — Koppel je waarden

Voor velden zoals Status, Prioriteit en Type toont FyneDesk de afzonderlijke waarden die het in je bestand heeft gevonden en kun je elk ervan koppelen aan een FyneDesk-waarde — bijvoorbeeld Open → Nieuw of Vraag → Serviceverzoek. Zo belanden je tickets in de juiste staat.

De waardekoppelingsstap voor Tickets. Bovenaan worden ticketkolommen gekoppeld aan FyneDesk-velden; onderaan kunnen bij Statuswaarden koppelen en Prioriteitswaarden koppelen elke waarde in het bestand worden gekoppeld aan een FyneDesk-waarde of ongewijzigd worden gelaten.

Stap 4 — Starten

Klik op Import starten, bekijk de voortgang en bekijk het rapport, net zoals bij de Freshdesk-flow.

Na de import: je resultatenoverzicht

Wanneer de import klaar is, zie je een samenvatting per type:

Aangemaakt — gloednieuwe records toegevoegd.
Gekoppeld — records die zijn gekoppeld aan iets wat al bestond (zodat ze niet zijn gedupliceerd).
Overgeslagen — al geïmporteerd, dus ongewijzigd gelaten.
Mislukt — rijen die niet konden worden geïmporteerd.

Als er iets mislukt is, hoef je niet te raden waarom. FyneDesk vertelt je precies wat er mis is gegaan, rij voor rij, in gewone taal — bijvoorbeeld "Rij 2: ongeldige tijdstempel" of "Rij 5: titel is verplicht en was leeg." Het oplossen is dus eenvoudig: klik op Foutrapport downloaden (CSV) voor de volledige lijst, corrigeer alleen die rijen in je bronbestand en voer de import opnieuw uit. FyneDesk dupliceert de records die al zijn binnengekomen niet, dus alleen de gecorrigeerde rijen worden toegevoegd.

Het importresultatenrapport. Elk type toont aantallen voor Aangemaakt, Gekoppeld en Overgeslagen, met Tickets ook een rood aantal voor Mislukt. Een groene banner meldt Import voltooid. Hieronder toont een paneel Mislukt elke mislukte rij met een begrijpelijke reden en een link Foutrapport downloaden (CSV).

Mislukte rijen zijn eenvoudig te herstellen Een mislukte rij blokkeert de rest van je import nooit — alles wat geldig is, komt gewoon binnen. Herstel de paar rijen die het rapport aangeeft, voer de import opnieuw uit en FyneDesk voegt alleen die rijen toe, terwijl wat al in de database staat onaangetast blijft.

Geïmporteerde agenten uitnodigen

Als je voor sommige agenten Alleen naam hebt gekozen, verschijnen ze als namen op hun tickets maar hebben ze nog geen logins. Om ze toegang te geven:

Ga naar Beheer → Gebruikers.
Klik op Teamlid uitnodigen en voer hun e-mailadres en rol in.

Gebruik hun originele e-mailadres Nodig elke agent uit met hetzelfde e-mailadres dat ze in je oude helpdesk gebruikten. Zodra ze accepteren, worden de tickets met hun naam automatisch opnieuw gekoppeld aan hun nieuwe account — zodat hun geschiedenis klopt zonder extra werk.

Pauzeren, hervatten en annuleren

Een grote import draait op de achtergrond — je kunt de pagina sluiten en later terugkomen.
Je kunt een import pauzeren en hervatten, of annuleren. Annuleren behoudt alles wat al is geïmporteerd.
Als je halverwege de instelling weggaat en terugkomt, pakt FyneDesk op waar je gebleven was in plaats van opnieuw te beginnen.

Een import meer dan één keer uitvoeren

Imports zijn veilig te herhalen. Als een run wordt onderbroken, hervat je dezelfde import en gaat deze verder vanaf waar het gestopt was zonder opnieuw te importeren wat al aanwezig is. Contactpersonen en bedrijven worden gekoppeld op e-mailadres en bedrijfsnaam, zodat ze nooit worden gedupliceerd.

Later één type toevoegen Als je later slechts één type wilt toevoegen — bijvoorbeeld je kennisbank — start je een nieuwe import en vink je alleen dat type aan. De records worden dan toegevoegd zonder de rest aan te raken.

Probleemoplossing

Imports — veelgestelde vragen en oplossingen

Mijn kennisbank-artikelen zijn niet geïmporteerd. Voer de importer opnieuw uit en zorg ervoor dat Kennisbank is aangevinkt. Vanuit Freshdesk wordt dit automatisch meegenomen — je hoeft geen JSON- of XML-bestanden te exporteren.

Er staat "er is al een import bezig." Je hebt een import die nog open staat. Ga terug naar Gegevens importeren om deze te bekijken, hervatten of annuleren, en start daarna opnieuw.

Sommige tickets zijn mislukt vanwege een status- of prioriteitsfout. De waarde in je bestand komt niet overeen met een FyneDesk-status of -prioriteit. Gebruik de stap voor het koppelen van waarden (CSV) of de stap voor het koppelen van statussen (Freshdesk) om ze te koppelen, en voer de import opnieuw uit.

Een paar bijlagen zijn niet overgekomen. Bestanden groter dan 25 MB worden overgeslagen en vermeld in het rapport; het ticket zelf wordt wel geïmporteerd.

Ik kan de code voor mijn livechat-widget niet vinden. Dit staat los van importeren — je vindt het onder Instellingen → Website-widget.

Hulp nodig? Als er iets niet klopt, neem dan contact op via de contactpagina of e-mail support@fynedesk.io en we helpen je je gegevens correct te importeren.