Aangepaste velden

Breid je tickets uit met extra velden om de gegevens vast te leggen die je team nodig heeft, zoals ordernummers, productnamen, account-ID's of iets anders dat specifiek is voor jouw werkproces.

Wat zijn aangepaste velden?

Met aangepaste velden kun je eigen invoervelden aan tickets toevoegen naast de standaardvelden (titel, beschrijving, status, prioriteit, categorie). Ze verschijnen op drie plaatsen: de zijbalk van de ticketdetails, het formulier voor een nieuw ticket en optioneel op het indieningsformulier van het klantportaal.

Je kunt maximaal 10 actieve aangepaste velden per organisatie aanmaken. Elk veld heeft een type dat bepaalt welk soort gegevens het accepteert.

Veldtypen

FyneDesk ondersteunt drie veldtypen. Het type wordt ingesteld bij het aanmaken van het veld en kan daarna niet worden gewijzigd.

Tekst — een kort tekstinvoerveld met een limiet van 200 tekens. Goed voor zaken zoals ordernummers, referentiecodes of korte notities.
Dropdown — een lijst met vooraf gedefinieerde opties waaruit agenten (of klanten, als het veld zichtbaar is in het portaal) kunnen kiezen. Goed voor categorieën, regio's, productlijnen of iets met een vaste set keuzes.
Selectievakje — een eenvoudige ja/nee-schakelaar. Goed voor vlaggen zoals "Terugbelafspraak nodig", "VIP-klant" of "Geëscaleerd".

Type is permanent Nadat je een veld hebt aangemaakt, kun je het type niet meer wijzigen. Als je een ander type nodig hebt, maak dan een nieuw veld aan en deactiveer het oude. Bestaande gegevens op het oude veld blijven bewaard.

Een aangepast veld aanmaken

1 Ga naar Instellingen in de zijbalk en open de pagina Aangepaste velden.
2 Klik op Veld toevoegen. Als je al 10 actieve velden hebt, moet je er een verwijderen voordat je een nieuw kunt toevoegen.
3 Voer een naam in voor het veld (bijv. "Ordernummer", "Productlijn", "Terugbelafspraak nodig").
4 Kies het veldtype: Tekst, Dropdown of Selectievakje.
5 Schakel optioneel Verplicht in (agenten moeten dit veld invullen bij het aanmaken van een ticket) en Weergeven in portaal (het veld verschijnt op het indieningsformulier van het portaal voor klanten).
6 Klik op Veld aanmaken. Als je Dropdown hebt gekozen, kun je in de volgende stap opties toevoegen.

Dropdown-opties beheren

Na het aanmaken van een dropdown-veld klik je op het dropdown-pictogram op de veldrij om de optiebeheerder te openen. Van hieruit kun je:

Nieuwe opties toevoegen door te typen in het invoerveld en op Toevoegen te klikken (of Enter te drukken).
Opties verwijderen door op de verwijderknop naast elke optie te klikken. Als een optie momenteel in gebruik is door bestaande tickets, zie je een telling van hoeveel tickets deze gebruiken en word je gevraagd te bevestigen vóór verwijdering.
Opties herordenen met de pijlen omhoog/omlaag. De volgorde hier is de volgorde die agenten en klanten zien in de dropdown.

Een dropdown-optie verwijderen wist geen bestaande gegevens Als je een optie verwijdert die al is geselecteerd op sommige tickets, behouden die tickets hun huidige waarde. De optie is simpelweg niet meer beschikbaar voor nieuwe tickets.

Verplichte velden

Een veld als verplicht markeren betekent dat agenten het moeten invullen bij het aanmaken van een nieuw ticket. Als een verplicht veld leeg is gelaten, kan het ticket niet worden opgeslagen. Je kunt de verplicht-instelling op elk moment aan- of uitzetten vanuit de lijst met aangepaste velden door over het veld te hoveren en op de knop VER te klikken.

Portaalzichtbare velden

Wanneer je "Weergeven in portaal" inschakelt voor een veld, verschijnt het op het indieningsformulier van tickets in je Klantportaal. Zo kunnen klanten informatie vooraf verstrekken, zoals een ordernummer of productnaam, wanneer ze een verzoek indienen.

Velden die zowel verplicht als portaalzichtbaar zijn, zijn ook verplicht voor klanten die via het portaal indienen. Schakel portaalzichtbaarheid in of uit via het portaalpictogram op de veldrij.

Velden herordenen

De volgorde van je aangepaste velden bepaalt de volgorde waarin ze verschijnen in de zijbalk van de ticketdetails, het formulier voor een nieuw ticket en het indieningsformulier van het portaal. Gebruik de pijlen omhoog/omlaag op elke veldrij om de weergavevolgorde te wijzigen. Wijzigingen worden direct doorgevoerd.

Een veldnaam bewerken

Je kunt een aangepast veld op elk moment hernoemen. Hover over de veldrij, klik op het bewerkingspictogram, typ de nieuwe naam en druk op Enter of klik op de opslaanknop. De nieuwe naam verschijnt overal waar het veld wordt weergegeven. Bestaande gegevens worden niet beïnvloed.

Een veld verwijderen

Om een aangepast veld te verwijderen, hover je over de veldrij en klik je op het verwijderpictogram. Je wordt gevraagd te bevestigen. Het verwijderen van een veld verwijdert het permanent en alle bijbehorende waarden van elk ticket. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Verwijderen is permanent Wanneer je een aangepast veld verwijdert, worden ook alle waarden die op tickets zijn opgeslagen voor dat veld verwijderd. Als je wilt stoppen met het gebruik van een veld maar de historische gegevens wilt bewaren, overweeg dan het veld inactief te laten in plaats van het te verwijderen.

De limiet van 10 velden

Elke organisatie kan maximaal 10 actieve aangepaste velden tegelijk hebben. De teller bovenaan de pagina met aangepaste velden toont hoeveel je hebt gebruikt. Als je de limiet bereikt, moet je een bestaand veld verwijderen voordat je een nieuw kunt aanmaken.

Waar aangepaste velden verschijnen

Zijbalk ticketdetails — alle actieve aangepaste velden worden weergegeven in de zijbalk bij het bekijken van een ticket. Agenten kunnen waarden direct bewerken.
Formulier nieuw ticket — aangepaste velden verschijnen onder de standaardvelden bij het aanmaken van een ticket. Verplichte velden moeten worden ingevuld.
Indieningsformulier portaal — hier verschijnen alleen velden die zijn gemarkeerd als portaalzichtbaar. Klanten vullen ze in bij het indienen van een verzoek via je Klantportaal.

Veelgestelde vragen

Kan ik het type van een veld wijzigen nadat ik het heb aangemaakt?

Nee. Het veldtype (tekst, dropdown of selectievakje) wordt bij het aanmaken ingesteld en kan niet worden gewijzigd. Als je een ander type nodig hebt, maak dan een nieuw veld aan met het juiste type en verwijder het oude.

Wat gebeurt er met ticketgegevens als ik een veld verwijder?

Alle waarden die zijn gekoppeld aan het verwijderde veld worden permanent verwijderd van elk ticket. Als je historische gegevens wilt bewaren, laat het veld dan staan in plaats van het te verwijderen.

Verschijnen aangepaste velden in rapporten?

Aangepaste veldwaarden worden opgeslagen op elk ticket en zijn zichtbaar in de ticketdetailweergave. Ze zijn momenteel niet opgenomen in de grafieken van het rapportagedashboard, maar je kunt ze zien bij het bekijken van individuele tickets.

Kunnen agenten aangepaste velden aanmaken?

Alleen beheerders kunnen aangepaste velden aanmaken, bewerken of verwijderen. Agenten kunnen aangepaste velden op tickets zien en invullen, maar kunnen de velddefinities niet wijzigen.

Is er een tekenlimiet voor tekstvelden?

Ja. Tekst-aangepaste velden hebben een limiet van 200 tekens. Gebruik voor langere inhoud de ticketbeschrijving of opmerkingen.

Kan ik dubbele veldnamen hebben?

Nee. Elk actief aangepast veld moet een unieke naam hebben. Als je een veld probeert aan te maken met dezelfde naam als een bestaand actief veld, zie je een foutmelding. Inactieve (verwijderde) velden tellen niet mee voor deze uniekheidscontrole.