HubSpot verbinden

Verbind HubSpot wanneer je sales- of succesteam vanuit HubSpot werkt en je supportteam vanuit FyneDesk. Nieuwe tickets en klantgerichte antwoorden kunnen worden geregistreerd bij het bijpassende HubSpot-contact, zodat iedereen de supportcontext ziet.

Voordat je begint

• Je moet een FyneDesk-beheerder zijn.
• Je hebt een HubSpot-account nodig waarbij je een persoonlijk app-toegangstoken mag aanmaken of beheren.
• Bepaal of FyneDesk een HubSpot-contact moet aanmaken wanneer een ticketaanvrager nog niet in HubSpot bestaat.
• Bepaal hoe FyneDesk supportactiviteit in HubSpot moet registreren: als notitie, als ticket of als beide.

Stap 1 — Maak het HubSpot-toegangstoken aan

1. Open HubSpot en ga naar het gedeelte waar persoonlijke apps worden beheerd.
2. Maak een persoonlijke app aan voor FyneDesk, of gebruik een bestaande die is toegewijd aan helpdesk-logging.
3. Geef het toestemming om de contacttijdlijn te lezen en bij te werken, en om het activiteitstype aan te maken dat je van plan bent te gebruiken.
4. Kopieer het toegangstoken zodra het is gegenereerd.

Als je niet de HubSpot-beheerder bent, vraag je HubSpot-beheerder dan het token aan te maken en het samen met jou in FyneDesk in te voeren. Het token geeft toegang tot je HubSpot-gegevens, behandel het dus als een wachtwoord.

Stap 2 — Verbind HubSpot in FyneDesk

1. Open in FyneDesk Instellingen → Verbindingen → HubSpot.
2. Plak het HubSpot-toegangstoken in het tokenveld.
3. Kies of FyneDesk ontbrekende contacten in HubSpot moet aanmaken.
4. Kies waar supportactiviteit in HubSpot moet verschijnen: Notitie, Ticket of Beide.
5. Klik op Verbinden of Wijzigingen opslaan.

De juiste opties kiezen

Ontbrekende contacten aanmaken is handig wanneer support e-mail ontvangt van mensen die nog niet in HubSpot staan. Als je HubSpot strak wilt beheren, laat dit dan uit en maak contacten handmatig aan.

Registreren als notitie is eenvoudig en werkt goed wanneer HubSpot voornamelijk als klanttijdlijn wordt gebruikt.

Registreren als ticket is handig wanneer je HubSpot-team supportactiviteit als gestructureerd servicewerk binnen HubSpot wil zien.

Registreren als beide geeft de meeste zichtbaarheid, maar kan ook meer ruis toevoegen. Begin met Notitie als je twijfelt.

Stap 3 — Test de verbinding

1. Maak een testticket aan in FyneDesk voor een contact dat in HubSpot bestaat, of open er een.
2. Voeg een openbaar antwoord toe aan het ticket.
3. Open het contact in HubSpot en controleer of de supportactiviteit verschijnt in de tijdlijn of het ticketgedeelte dat je hebt geselecteerd.
4. Ga terug naar Instellingen → Verbindingen → HubSpot en open de bezorglogboeken als je wilt bevestigen of een gebeurtenis is bezorgd.

Beheren of verbreken

• Opties wijzigen kan altijd via Instellingen → Verbindingen → HubSpot.
• Token roteren door een nieuw token aan te maken in HubSpot, het in FyneDesk te plakken en op te slaan.
• Verbreken via dezelfde pagina als je niet langer wil dat FyneDesk activiteit registreert in HubSpot.

Probleemoplossing

Het token wordt geweigerd. Zorg ervoor dat het correct is gekopieerd uit HubSpot, niet is ingetrokken en de benodigde machtigingen bevat voor het door jou gekozen activiteitstype.

Het contact wordt niet gevonden in HubSpot. Controleer of het e-mailadres van de ticketaanvrager overeenkomt met het e-mailadres van het HubSpot-contact. Als de persoon niet in HubSpot bestaat, schakel dan Ontbrekende contacten aanmaken in of maak het contact handmatig aan.

Activiteit verschijnt bij het verkeerde contact. HubSpot-koppeling is gebaseerd op e-mailadres. Bevestig het aanvragerse-mailadres op het ticket en het contacte-mailadres in HubSpot.

Gebeurtenissen zijn vertraagd of mislukt. Open de bezorglogboeken op de HubSpot-verbindingspagina. Mislukte gebeurtenissen wijzen doorgaans op een ingetrokken token, ontbrekende HubSpot-machtigingen of een tijdelijk HubSpot-probleem.

Privacy & vertrouwen

FyneDesk stuurt alleen de supportactiviteit die nodig is voor de integratie. Tokens worden veilig opgeslagen en worden na het opslaan niet meer volledig getoond. Neem geen geheimen, wachtwoorden of privé-interne details op in openbare ticketantwoorden, want openbare antwoorden zijn het deel van het ticketgesprek dat kan worden geregistreerd in HubSpot.