Connecter Notion

La connexion Notion de FyneDesk permet à votre équipe d'envoyer le contexte des tickets vers Notion, de synchroniser les articles de la base de connaissances avec des pages Notion, et de laisser l'IA utiliser le contenu Notion sélectionné lors de la rédaction de réponses, de résumés et de suggestions de tri.

Configuration par l'administrateur, forfait Pro Notion est une connexion au niveau de l'organisation. Un administrateur FyneDesk la connecte une seule fois depuis Paramètres → Connexions → Notion, et l'espace de travail doit être sur le forfait Pro pour l'utiliser.

Ce que fait la connexion

Ticket → Notion : créer une page Notion liée dans une base de données sélectionnée lorsqu'un ticket est créé, escaladé ou tagué.
Synchronisation de la base de connaissances : publier des articles de base de connaissances détenus par FyneDesk dans Notion, ou importer des pages Notion sélectionnées en tant qu'articles de base de connaissances détenus par Notion.
Source de connaissances pour l'IA : laisser l'IA de FyneDesk utiliser des pages et des bases de données Notion sélectionnées, en complément de votre base de connaissances et de vos tickets passés. Si vous mappez les statuts, les changements dans Notion peuvent aussi mettre à jour le statut du ticket FyneDesk lié.

Avant de commencer

Vous devez être un administrateur d'organisation FyneDesk.
Votre espace de travail FyneDesk doit être sur le forfait Pro.
Vous devez avoir accès à l'espace de travail, aux pages et aux bases de données Notion que vous voulez que FyneDesk utilise.
Vous n'avez pas besoin de créer une application développeur Notion ni de configurer des webhooks Notion. FyneDesk gère la connexion une fois que vous l'avez autorisée dans Notion.

Vous choisissez ce que FyneDesk peut voir Pendant l'autorisation Notion, sélectionnez les pages et bases de données exactes à partager. FyneDesk ne peut accéder qu'à ces éléments sélectionnés et à leurs éléments enfants. Si une page, une base de données ou un article n'apparaît pas plus tard, vérifiez d'abord s'il a bien été partagé avec FyneDesk dans Notion.

Étape 1 — Connecter Notion

Dans FyneDesk, ouvrez Paramètres → Connexions → Notion.
Cliquez sur Connecter.
Notion ouvre un écran d'autorisation. Choisissez le bon espace de travail.
Dans le sélecteur de pages Notion, sélectionnez les pages et bases de données que FyneDesk devrait être autorisé à utiliser.
Revenez à FyneDesk. La page de connexion Notion devrait afficher le statut de la connexion et les options de configuration.

Étape 2 — Activer la connexion

Le bouton d'activation principal est désactivé au départ. Une fois Notion connecté, activez la connexion depuis la page des paramètres Notion. Laissez-la désactivée si vous voulez finir de choisir les bases de données, les règles de synchronisation et les sources pour l'IA avant que quoi que ce soit ne commence à bouger.

Étape 3 — Configurer Ticket → Notion

Utilisez Ticket → Notion lorsqu'un ticket doit devenir un travail planifié dans Notion, par exemple une escalade d'ingénierie, un bug produit, une demande de fonctionnalité, un manque de documentation ou un suivi d'opérations.

Choisissez la base de données cible dans Notion. C'est la base de données où FyneDesk crée la page liée.
Choisissez le déclencheur : à la création, à l'escalade ou au tag.
Vous pouvez éventuellement mapper les champs FyneDesk aux propriétés Notion pour que la page Notion arrive avec les bons champs de statut, de propriétaire, de priorité ou de catégorie correspondant à votre flux de travail.

Lorsque le déclencheur s'exécute, FyneDesk crée une page Notion avec le titre du ticket, les champs clés et un lien de retour vers le ticket. FyneDesk ne crée pas de pages Notion en double pour le même ticket.

Étape 4 — Configurer la synchronisation base de connaissances ↔ Notion

La synchronisation de la base de connaissances a deux directions. Vous pouvez utiliser l'une, l'autre ou les deux, selon l'endroit où chaque article doit être modifié.

Cible de publication : choisissez l'emplacement Notion où les articles de base de connaissances détenus par FyneDesk doivent être publiés.
Sources d'import : choisissez les pages ou bases de données Notion à importer dans FyneDesk en tant qu'articles de base de connaissances détenus par Notion.
Propriétaire par défaut : choisissez si les articles nouvellement liés doivent appartenir à Notion ou à FyneDesk.

Comment fonctionne la propriété des articles

Chaque article synchronisé a un seul propriétaire, aussi appelé source de vérité. Si FyneDesk possède l'article, modifiez-le dans FyneDesk et Notion affiche une copie en lecture seule. Si Notion possède l'article, modifiez-le dans Notion et FyneDesk affiche une copie en lecture seule.

Le côté copie peut afficher un badge “modifié dans Notion” ou “modifié dans FyneDesk” pour que votre équipe sache où les modifications doivent être faites. FyneDesk ne fusionne pas les modifications concurrentes entre les deux côtés. Pour changer l'endroit où un article doit être modifié, changez le propriétaire de cet article.

Délais de synchronisation Les modifications des articles détenus par FyneDesk sont publiées dans Notion peu après la publication ou la modification. Les modifications détenues par Notion sont généralement prises en compte peu après la modification dans Notion, souvent en une minute environ, mais cela peut prendre quelques minutes. FyneDesk utilise aussi un filet de sécurité périodique au cas où un événement Notion serait retardé.

Étape 5 — Laisser l'IA utiliser Notion

Pour rendre le contenu Notion disponible pour l'IA de FyneDesk, choisissez les pages ou bases de données Notion sous les sources pour l'IA et activez le bouton de source pour l'IA. Ce bouton est désactivé par défaut.

Une fois activé, les brouillons de réponses de l'IA, les résumés et les suggestions de tri peuvent s'appuyer sur le contenu Notion sélectionné, en complément de votre base de connaissances FyneDesk et de vos tickets passés. Modifier une page Notion sélectionnée actualise la source de connaissances pour l'IA après l'exécution de la synchronisation et de l'indexation.

Étape 6 — Mapper les statuts Notion vers les tickets

Si votre suivi Notion utilise des statuts, vous pouvez mapper les valeurs de statut Notion aux statuts ou actions de ticket FyneDesk. Après le mappage, changer le statut sur la page Notion liée peut mettre à jour le ticket lié dans FyneDesk.

La synchronisation des statuts est protégée contre les boucles : une mise à jour de statut ne devrait pas rebondir indéfiniment entre FyneDesk et Notion.

Surveiller l'état de la connexion

La page de connexion Notion affiche des détails sur l'état, comme la dernière heure de synchronisation ou d'événement et le statut de l'abonnement. Consultez cette section lorsqu'un ticket, un article ou une source pour l'IA ne semble pas à jour.

Limites à connaître

FyneDesk ne voit que les pages et bases de données sélectionnées dans le sélecteur d'autorisation de Notion.
La synchronisation de la base de connaissances n'est pas un clone parfait de la mise en page Notion. Le texte simple, les titres, les listes, les tableaux, les images, les blocs de code, les citations, les bascules et les callouts se convertissent proprement. Les intégrations, les aperçus de liens et les mises en page complexes peuvent être simplifiés ou remplacés par des espaces réservés.
Les très grandes pages Notion, autour de 20 000 blocs ou plus, peuvent être tronquées.
La synchronisation n'est pas instantanée. Comptez une minute ou quelques minutes pour que les modifications apparaissent.
Chaque article de base de connaissances synchronisé a un seul propriétaire. Le côté copie est en lecture seule jusqu'à ce que vous changiez de propriétaire.
La connexion Notion nécessite le forfait Pro.

Dépannage

FyneDesk demande de reconnecter Notion. L'autorisation Notion a peut-être expiré ou été révoquée. Ouvrez Paramètres → Connexions → Notion et connectez-vous à nouveau. La synchronisation reprend une fois la connexion rétablie.

Un ticket ou un article ne se synchronise pas. Vérifiez que le bouton principal est activé, que le bouton de la fonctionnalité concernée est activé, et que la page ou la base de données Notion a bien été partagée avec FyneDesk pendant l'autorisation. Pour les articles de base de connaissances, vérifiez aussi quel côté possède l'article.

L'IA n'utilise pas le contenu Notion. Vérifiez que le bouton de source pour l'IA est activé, que la page ou la base de données est sélectionnée comme source pour l'IA, et qu'il s'est écoulé assez de temps pour la synchronisation et l'indexation.

Je ne trouve pas une page ou une base de données Notion dans FyneDesk. Reconnectez Notion et assurez-vous que cet élément est sélectionné dans le sélecteur de pages Notion. FyneDesk ne peut pas lister les pages ou bases de données auxquelles il n'a pas été autorisé à accéder.

Gérer ou déconnecter

Pour modifier les pages partagées, actualiser les permissions ou récupérer après un accès révoqué, reconnectez Notion depuis la même page. Pour arrêter l'intégration, cliquez sur Déconnecter. La déconnexion supprime les jetons Notion stockés et la configuration de FyneDesk, et met en pause la synchronisation Notion jusqu'à ce qu'un administrateur se reconnecte.

Confidentialité & accès

L'accès à Notion est limité aux pages et bases de données sélectionnées par votre administrateur dans Notion. FyneDesk n'obtient pas l'accès à l'ensemble de votre espace de travail Notion à moins que ces pages ne soient explicitement partagées. La connexion est au niveau de l'organisation, donc les administrateurs ne devraient sélectionner que les pages et bases de données nécessaires au transfert de tickets, à la synchronisation de la base de connaissances et aux connaissances pour l'IA.

Besoin d'aide ? Écrivez à support@fynedesk.io et nous vous aiderons à vous connecter. Pour une vue d'ensemble de l'intégration, consultez la page d'intégration Notion.