Gestion des actifs

Gardez le suivi des équipements, appareils et éléments que votre équipe gère. Enregistrez qui possède quoi, où il se trouve et dans quel état il est, le tout avec un historique complet des modifications.

Qu'est-ce que la gestion des actifs ?

La gestion des actifs dans FyneDesk vous permet de maintenir un inventaire central des éléments physiques que votre organisation possède ou gère. Il peut s'agir d'ordinateurs portables et de téléphones remis aux employés, de mobilier de bureau, d'équipements réseau, de véhicules, d'outils ou de tout ce que vous avez besoin de suivre.

Chaque fiche d'actif capture des détails comme le fabricant, le modèle, le numéro de série, la date d'achat, la garantie, le statut actuel et la personne à qui il est affecté. Chaque modification que vous effectuez est automatiquement consignée dans l'historique de l'actif, vous offrant une piste d'audit complète.

Configurer vos champs d'actifs

FyneDesk laisse chaque organisation décider quels détails ses actifs enregistrent. Plutôt qu'un ensemble fixe de champs, vous construisez les vôtres, de sorte qu'une école, un atelier et une équipe logicielle puissent tous utiliser le module Actifs sans compromis.

Le moyen le plus rapide de commencer est un modèle d'actif. FyneDesk inclut cinq modèles de départ – Gestion des actifs informatiques, Installations, Flotte, Équipement de laboratoire et Générique – et chacun ajoute un ensemble de champs prêt à l'emploi en quelques secondes. À partir de là, vous pouvez ajouter, renommer ou supprimer des champs pour les adapter à votre équipe.

Les modèles et les champs sont gérés par les administrateurs sous Paramètres > Modèles d'actifs et Paramètres > Champs d'actifs. Vous pouvez également importer des actifs en masse depuis une feuille de calcul une fois vos champs en place – voir ci-dessous.

Comment ajouter un actif

Accédez à Actifs dans la barre latérale et cliquez sur Ajouter un actif. Renseignez les éléments suivants :

1. 1 Étiquette d'actif (obligatoire). Un identifiant court pour l'élément, par exemple « LP-0042 » ou « MON-A12 ». C'est ainsi que l'actif est référencé dans tout FyneDesk, alors choisissez un format lisible d'un coup d'œil. Il doit être unique.
2. 2 Nom de l'actif (obligatoire). Un nom descriptif, par exemple « MacBook Pro Marketing » ou « Téléphone de l'accueil ». C'est ce qui apparaît dans les résultats de recherche et les liens de tickets.
3. 3 Type. Le genre d'élément dont il s'agit, par exemple Ordinateur portable, Écran ou Routeur. Le type que vous choisissez détermine quels champs personnalisés apparaissent dans le reste du formulaire.
4. 4 Fabricant et modèle (facultatif). La marque et le numéro de modèle, par exemple « Apple » et « MacBook Pro 14 pouces M3 ».
5. 5 Numéro de série (facultatif). Le numéro de série du fabricant, à des fins d'identification et de garantie.
6. 6 Statut. L'état actuel de l'actif. Par défaut « En stock » pour les nouveaux éléments.
7. 7 Affecté à (facultatif). Recherchez et sélectionnez un membre de l'équipe ou un contact à qui affecter l'actif.
8. 8 Emplacement (facultatif). Sélectionnez un emplacement dans la liste des emplacements de votre organisation.
9. 9 Date d'achat, coût et date de fin de garantie (facultatif). Détails financiers et de garantie pour suivre l'approvisionnement et la couverture.
10. 10 Notes (facultatif). Toute information supplémentaire sur l'actif.

Le formulaire respecte les champs que vous avez configurés. Les champs personnalisés que vous avez ajoutés apparaissent automatiquement ; les champs que vous avez masqués n'apparaissent pas. Lorsque vous enregistrez l'actif, FyneDesk consigne la création dans l'historique de l'actif.

Ajouter des actifs en masse

Lorsque vous avez plus de quelques actifs à ajouter, importez-les depuis une feuille de calcul au lieu de les saisir un par un. Allez dans Paramètres > Gestionnaire d'actifs, développez Import en masse et cliquez sur Démarrer un import.

L'assistant d'import vous guide pour téléverser un fichier .xlsx, .xls ou .csv, faire correspondre ses colonnes à vos champs d'actifs, prévisualiser le résultat des lignes, gérer les étiquettes d'actifs en double et finaliser l'import avec un récapitulatif de ce qui a été ajouté, mis à jour ou ignoré.

Statuts d'actifs

Chaque actif a un statut qui reflète son état actuel. Vous pouvez changer le statut à tout moment depuis la page détaillée de l'actif ou le formulaire de modification. Les statuts disponibles sont :

• En stock – L'actif est disponible et n'est actuellement affecté à personne.
• Affecté – L'actif est actuellement affecté à un membre de l'équipe ou à un contact.
• En réparation – L'actif est en cours d'entretien ou de réparation.
• Retiré – L'actif a été retiré de l'usage actif mais reste enregistré.
• Mis au rebut – L'actif a été définitivement retiré ou mis au rebut.
• Perdu/Volé – L'actif a été signalé comme perdu ou volé.

Affecter et retourner des actifs

Le moyen le plus simple de remettre un actif à quelqu'un est le flux de travail Affecter guidé. Ouvrez l'actif, cliquez sur Exécuter le flux de travail et choisissez Affecter l'actif. Il attribue l'actif à un membre de l'équipe, définit le statut sur « Affecté » et enregistre la modification dans l'historique de l'actif. Lorsque l'actif revient, le flux de travail Retour le réintègre. Consultez Flux de travail d'actifs pour des instructions étape par étape, y compris l'option d'ouvrir un ticket en cas de retour endommagé.

Vous pouvez aussi affecter un actif directement en le modifiant et en utilisant le champ de recherche Affecté à. Commencez à saisir un nom ou un e-mail et sélectionnez un résultat. La liste déroulante affiche à la fois les membres de l'équipe (les personnes ayant un compte FyneDesk dans votre organisation) et les contacts (les personnes externes de votre liste de contacts), clairement étiquetés pour les distinguer. Pour annuler l'affectation d'un actif de cette façon, ouvrez le formulaire de modification et videz le champ de la personne affectée.

Historique de l'actif

Chaque modification d'un actif est automatiquement enregistrée dans son historique. Cela inclut la création initiale, les changements de statut, les réaffectations, les exécutions de flux de travail et les modifications de n'importe quel champ. Chaque entrée d'historique indique ce qui a changé, l'ancienne valeur, la nouvelle valeur, qui a effectué la modification et quand.

Vous pouvez consulter l'historique complet sur la page détaillée de l'actif. L'historique est affiché dans l'ordre chronologique inverse, les modifications les plus récentes en haut.

Rechercher et filtrer les actifs

La page principale Actifs affiche tous les actifs de votre organisation avec des cartes récapitulatives pour le nombre total, les affectés, ceux en stock et ceux en réparation. Vous pouvez affiner la liste à l'aide de :

• Recherche – Filtrez par nom d'actif, modèle, numéro de série, étiquette d'actif, fabricant ou nom de la personne affectée.
• Filtre par type – Affichez uniquement les actifs d'un type spécifique (par ex. uniquement les ordinateurs portables).
• Filtre par statut – Affichez uniquement les actifs ayant un statut spécifique (par ex. uniquement En réparation).

Cliquez sur n'importe quelle ligne de la liste des actifs pour ouvrir la page détaillée complète de cet actif.

Emplacements

Si votre organisation opère depuis plusieurs sites, bureaux ou zones de stockage, vous pouvez créer des emplacements dans Paramètres et les affecter aux actifs. Cela vous aide à suivre l'emplacement physique de chaque élément. Les emplacements sont partagés dans toute votre organisation et peuvent être sélectionnés lors de la création ou de la modification de n'importe quel actif.

Qui peut gérer les actifs

Ce que chaque personne peut faire dans le module Actifs – de l'exécution de flux de travail à la gestion des champs ou à la mise en place d'un blocage de conformité – est contrôlé par les Autorisations d'actifs. Les administrateurs configurent cela sous Paramètres > Autorisations d'actifs, en accordant des capacités à des groupes d'autorisations ou à des personnes individuelles, et en choisissant si ces réglages sont appliqués. Consultez Autorisations d'actifs pour le guide complet.

Modifier et supprimer des actifs

Ouvrez la page détaillée d'un actif et cliquez sur Modifier pour modifier l'un de ses champs. Toutes les modifications sont suivies dans l'historique de l'actif, vous disposez donc toujours d'un enregistrement de ce qui a été mis à jour, par qui et quand.

Pour supprimer un actif, ouvrez sa page détaillée et utilisez l'option de suppression. Un actif supprimé est retiré de la liste principale mais peut être restauré par un administrateur disposant de la capacité « Restaurer les actifs supprimés ». Si vous souhaitez simplement conserver la fiche tout en indiquant que l'actif n'est plus utilisé, changez plutôt son statut en « Retiré » ou « Mis au rebut ».

Foire aux questions

Puis-je importer des actifs en masse ?

Oui. Utilisez l'assistant d'import en masse sous Paramètres > Gestionnaire d'actifs > Import en masse pour importer des actifs depuis une feuille de calcul .xlsx, .xls ou .csv. L'assistant met en correspondance les colonnes de votre feuille de calcul avec vos champs d'actifs et vous permet de gérer les doublons avant l'import.

Qu'advient-il des actifs lorsqu'un contact est supprimé ?

Si un contact est supprimé, la personne affectée est effacée pour tous les actifs qui lui étaient affectés. Les actifs eux-mêmes ne sont pas supprimés.

Les agents peuvent-ils modifier les champs et modèles d'actifs ?

La gestion des champs et des modèles est contrôlée par les Autorisations d'actifs. Par défaut, c'est une tâche d'administrateur, mais les administrateurs peuvent accorder les capacités correspondantes à des agents ou des équipes spécifiques. Consultez Autorisations d'actifs.

Y a-t-il une limite au nombre d'actifs ?

Il n'y a pas de limite stricte au nombre d'actifs que vous pouvez suivre par organisation.

Puis-je suivre les expirations de garantie ?

Oui. Chaque actif possède un champ de date de fin de garantie. Vous pouvez l'utiliser pour suivre l'expiration des garanties. Actuellement, FyneDesk n'envoie pas de rappels automatiques lorsqu'une garantie est sur le point d'expirer, mais vous pouvez filtrer et trier par cette date pour rester à jour sur les expirations à venir.

Qu'est-ce que l'étiquette d'actif ?

L'étiquette d'actif est l'identifiant court que vous attribuez à chaque actif lors de sa création, par exemple « LP-0042 ». Elle doit être unique et sert à référencer l'actif dans tout FyneDesk, y compris dans son URL. Choisissez un format que votre équipe peut lire d'un coup d'œil.

Puis-je exporter ma liste d'actifs ?

La fonctionnalité d'export est disponible sur la page Actifs. Vous pouvez télécharger votre inventaire d'actifs pour l'utiliser dans des feuilles de calcul ou à des fins d'archivage.