Gestion des contacts

Gardez le suivi des personnes que votre équipe assiste. Ajoutez des contacts, liez-les à des tickets, joignez des fichiers et consultez leur historique complet au même endroit.

Que sont les contacts ?

Les contacts sont les personnes externes que votre équipe assiste. Il peut s'agir de clients, d'employés d'autres services, de partenaires ou de toute personne qui soumet des demandes à votre équipe. Chaque contact dispose d'un profil dans FyneDesk où vous pouvez stocker ses informations, consulter son historique de tickets et joindre des fichiers pertinents.

Les contacts sont distincts des membres de votre équipe. Les membres de l'équipe sont les agents et administrateurs qui se connectent à FyneDesk pour traiter les tickets. Les contacts sont les personnes de l'autre côté, celles qui soumettent des demandes.

Comment ajouter un contact

Accédez à Contacts dans la barre latérale et cliquez sur Nouveau contact. Renseignez les informations :

1 Nom (obligatoire). Le nom complet du contact.
2 E-mail. Son adresse e-mail. Elle sert à faire correspondre les e-mails entrants au contact lors de l'utilisation de l'Email vers ticket.
3 Téléphone. Un numéro de téléphone pour référence.
4 Entreprise. L'entreprise ou l'organisation à laquelle appartient le contact.
5 Emplacement. Sélectionnez parmi les emplacements configurés de votre organisation. Les emplacements peuvent être gérés dans les Paramètres de l'organisation.
6 Notes. Tout contexte supplémentaire sur le contact, comme son rôle, ses préférences ou les détails de son compte.

Vous pouvez également téléverser des pièces jointes lors de la création d'un contact. Elles sont utiles pour stocker des contrats, des documents d'intégration ou tout fichier lié à cette personne.

Comment les contacts sont liés aux tickets

Lors de la création d'un ticket, vous pouvez définir un contact comme demandeur. Cela lie le ticket à ce contact, ce qui facilite la consultation de tous les tickets qu'un contact a soumis depuis sa page de profil. Vous pouvez aussi voir le nombre total de tickets pour chaque contact dans la liste des contacts.

Navigation rapide Depuis n'importe quel ticket, vous pouvez cliquer sur le nom du demandeur pour accéder à son profil de contact. Depuis le profil d'un contact, vous pouvez cliquer sur n'importe quel ticket pour accéder à sa page détaillée.

Création automatique de contact à partir d'un e-mail

Si vous avez configuré l'Email vers ticket, FyneDesk crée automatiquement un contact lorsqu'une personne écrit à votre adresse de support pour la première fois. Le nom et l'e-mail du contact sont extraits de l'e-mail entrant. Si un contact avec cet e-mail existe déjà, le ticket est lié au contact existant au lieu de créer un doublon.

Pièces jointes des contacts

Chaque contact peut avoir des fichiers joints à son profil. Ils sont stockés séparément des pièces jointes de tickets et restent associés au contact, quels que soient les tickets auxquels ils sont liés. Utilisez les pièces jointes pour des éléments comme des accords signés, des pièces d'identité ou des documents de référence qui concernent la personne plutôt qu'un ticket spécifique.

Pour ajouter une pièce jointe, ouvrez le profil d'un contact et utilisez la zone de téléversement de fichiers. Vous pouvez téléverser plusieurs fichiers. Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur le bouton de suppression à côté du fichier.

Rechercher et filtrer les contacts

La liste des contacts prend en charge la recherche dans les champs nom, e-mail, téléphone et entreprise. Saisissez dans la barre de recherche en haut de la liste des contacts pour filtrer les résultats instantanément. La liste est paginée, affichant 15 contacts par page.

Modifier et supprimer des contacts

Ouvrez le profil d'un contact et cliquez sur Modifier pour mettre à jour ses informations. Tous les champs sauf le nom peuvent être laissés vides. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton de suppression sur sa page de profil et confirmez l'action.

La suppression d'un contact est définitive Lorsque vous supprimez un contact, son profil et ses pièces jointes sont supprimés. Les tickets qui étaient liés au contact n'afficheront plus de demandeur. Cette action est irréversible.

Foire aux questions

Les contacts peuvent-ils se connecter à FyneDesk ?

Les contacts n'ont pas de comptes de connexion dans l'application FyneDesk. Ils interagissent avec votre équipe via le portail client, l'e-mail ou le chat en direct. Le portail client ne nécessite pas de connexion.

Qu'advient-il des tickets lorsque je supprime un contact ?

Les tickets liés au contact supprimé restent dans votre système. Le champ demandeur de ces tickets sera effacé, mais les tickets eux-mêmes ne sont pas affectés.

Puis-je fusionner des contacts en double ?

La fusion de contacts n'est pas encore disponible. Si vous avez des doublons, vous pouvez mettre à jour manuellement les tickets pour qu'ils pointent vers le bon contact, puis supprimer le doublon.

Puis-je importer des contacts en masse ?

L'import en masse n'est pas encore disponible. Les contacts peuvent être ajoutés un par un via l'application, ou ils sont créés automatiquement lorsqu'une personne écrit à votre adresse de support pour la première fois.

Y a-t-il une limite au nombre de contacts que je peux avoir ?

Il n'y a aucune limite au nombre de contacts dans votre organisation.

Les agents peuvent-ils créer et modifier des contacts ?

Oui. Les administrateurs comme les agents peuvent créer, modifier et supprimer des contacts.