Kontaktverwaltung

Behalten Sie den Überblick über die Personen, die Ihr Team betreut. Fügen Sie Kontakte hinzu, verknüpfen Sie sie mit Tickets, hängen Sie Dateien an und sehen Sie ihren gesamten Verlauf an einem Ort.

Was sind Kontakte?

Kontakte sind die externen Personen, die Ihr Team betreut. Das können Kunden, Mitarbeiter aus anderen Abteilungen, Partner oder alle anderen sein, die Anfragen an Ihr Team stellen. Jeder Kontakt hat ein Profil in FyneDesk, in dem Sie seine Details speichern, seinen Ticketverlauf einsehen und relevante Dateien anhängen können.

Kontakte sind von Ihren Teammitgliedern getrennt. Teammitglieder sind die Mitarbeiter und Administratoren, die sich bei FyneDesk anmelden, um Tickets zu bearbeiten. Kontakte sind die Personen auf der anderen Seite, die Anfragen einreichen.

So fügen Sie einen Kontakt hinzu

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Kontakte und klicken Sie auf Neuer Kontakt. Füllen Sie die Details aus:

1 Name (erforderlich). Der vollständige Name des Kontakts.
2 E-Mail. Die E-Mail-Adresse. Sie wird verwendet, um eingehende E-Mails dem Kontakt zuzuordnen, wenn Sie E-Mail zu Ticket nutzen.
3 Telefon. Eine Telefonnummer zur Referenz.
4 Unternehmen. Das Unternehmen oder die Organisation, zu der der Kontakt gehört.
5 Standort. Wählen Sie aus den konfigurierten Standorten Ihrer Organisation. Standorte können in den Organisationseinstellungen verwaltet werden.
6 Notizen. Zusätzlicher Kontext zum Kontakt, etwa seine Rolle, Präferenzen oder Kontodetails.

Sie können beim Erstellen eines Kontakts auch Dateianhänge hochladen. Diese sind nützlich, um Verträge, Onboarding-Dokumente oder andere Dateien zu speichern, die diese Person betreffen.

So werden Kontakte mit Tickets verknüpft

Beim Erstellen eines Tickets können Sie einen Kontakt als Anfragesteller festlegen. Damit wird das Ticket mit diesem Kontakt verknüpft, sodass Sie auf seiner Profilseite leicht alle Tickets sehen, die der Kontakt eingereicht hat. In der Kontaktliste sehen Sie außerdem die Gesamtzahl der Tickets für jeden Kontakt.

Schnelle Navigation Von jedem Ticket aus können Sie auf den Namen des Anfragestellers klicken, um zu dessen Kontaktprofil zu springen. Vom Profil eines Kontakts aus können Sie auf jedes Ticket klicken, um zu dessen Detailseite zu springen.

Automatische Kontakterstellung aus E-Mails

Wenn Sie E-Mail zu Ticket eingerichtet haben, erstellt FyneDesk automatisch einen Kontakt, sobald jemand zum ersten Mal an Ihre Support-Adresse schreibt. Name und E-Mail des Kontakts werden aus der eingehenden E-Mail übernommen. Wenn bereits ein Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse existiert, wird das Ticket mit dem bestehenden Kontakt verknüpft, anstatt ein Duplikat zu erstellen.

Kontaktanhänge

Jeder Kontakt kann Dateien haben, die an sein Profil angehängt sind. Diese werden getrennt von Ticketanhängen gespeichert und bleiben beim Kontakt, unabhängig davon, mit welchen Tickets er verknüpft ist. Verwenden Sie Anhänge für Dinge wie unterzeichnete Vereinbarungen, Ausweisdokumente oder Referenzmaterialien, die sich auf die Person und nicht auf ein bestimmtes Ticket beziehen.

Um einen Anhang hinzuzufügen, öffnen Sie das Profil eines Kontakts und nutzen Sie den Datei-Upload-Bereich. Sie können mehrere Dateien hochladen. Um einen Anhang zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Löschen neben der Datei.

Kontakte suchen und filtern

Die Kontaktliste unterstützt die Suche über die Felder Name, E-Mail, Telefon und Unternehmen. Geben Sie etwas in die Suchleiste oben in der Kontaktliste ein, um die Ergebnisse sofort zu filtern. Die Liste ist paginiert und zeigt 15 Kontakte pro Seite.

Kontakte bearbeiten und löschen

Öffnen Sie das Profil eines Kontakts und klicken Sie auf Bearbeiten, um seine Informationen zu aktualisieren. Alle Felder außer dem Namen können leer gelassen werden. Um einen Kontakt zu löschen, klicken Sie auf seiner Profilseite auf die Schaltfläche zum Löschen und bestätigen Sie die Aktion.

Das Löschen eines Kontakts ist endgültig Wenn Sie einen Kontakt löschen, werden sein Profil und seine Anhänge entfernt. Tickets, die mit dem Kontakt verknüpft waren, zeigen keinen Anfragesteller mehr an. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Häufig gestellte Fragen

Können sich Kontakte bei FyneDesk anmelden?

Kontakte haben keine Anmeldekonten in der FyneDesk-App. Sie interagieren mit Ihrem Team über das Kundenportal, per E-Mail oder Live-Chat. Das Kundenportal erfordert keine Anmeldung.

Was passiert mit Tickets, wenn ich einen Kontakt lösche?

Tickets, die mit dem gelöschten Kontakt verknüpft sind, bleiben in Ihrem System. Das Feld Anfragesteller dieser Tickets wird geleert, die Tickets selbst sind jedoch nicht betroffen.

Kann ich doppelte Kontakte zusammenführen?

Das Zusammenführen von Kontakten ist noch nicht verfügbar. Wenn Sie Duplikate haben, können Sie Tickets manuell auf den richtigen Kontakt umstellen und das Duplikat anschließend löschen.

Kann ich Kontakte in großen Mengen importieren?

Der Massenimport ist noch nicht verfügbar. Kontakte können einzeln über die App hinzugefügt werden, oder sie werden automatisch erstellt, wenn jemand zum ersten Mal an Ihre Support-Adresse schreibt.

Gibt es eine Begrenzung, wie viele Kontakte ich haben kann?

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Kontakte in Ihrer Organisation.

Können Mitarbeiter Kontakte erstellen und bearbeiten?

Ja. Sowohl Administratoren als auch Mitarbeiter können Kontakte erstellen, bearbeiten und löschen.