Microsoft-Teams-Benachrichtigungen

FyneDesk kann Ticket-Benachrichtigungen direkt in Microsoft Teams posten. Wenn ein Ticket erstellt, zugewiesen, beantwortet wird oder seinen Status oder seine Priorität ändert, erscheint eine Karte im von Ihnen gewählten Teams-Kanal — mit der Ticket-Nummer, dem Titel, den wichtigsten Details und einer Schaltfläche In FyneDesk anzeigen, die das Ticket öffnet. Enthalten in den Tarifen Pro und Business.

Was Sie benötigen

• Einen Microsoft-Teams-Administrator, der benutzerdefinierte Apps hochladen kann. Solange FyneDesk nicht im Teams App Store gelistet ist, wird die App über Benutzerdefinierte App hochladen installiert, was die Teams-Administratorrichtlinie Ihrer Organisation erlauben muss.
• Einen FyneDesk-Administrator, der den Kanal verknüpft und die Funktion einschaltet. Die Integration ist für Ihre Organisation deaktiviert, bis ein Administrator sie aktiviert.

Schritt 1 — Das FyneDesk-Teams-App-Paket herunterladen

Die App wird als kleine .zip-Datei geliefert (ein Manifest plus Symbole). Ein FyneDesk-Administrator lädt sie aus FyneDesk heraus herunter: Gehen Sie zu Einstellungen → Verbindungen → Microsoft Teams und klicken Sie auf Teams-App-Paket herunterladen (.zip).

Schritt 2 — In Teams installieren

Gehen Sie in Microsoft Teams zu Apps → Apps verwalten → App hochladen → Benutzerdefinierte App hochladen und wählen Sie die erhaltene .zip-Datei.

Schritt 3 — Den Bot zu einem Kanal hinzufügen

Wählen Sie während der Installation Zu einem Team hinzufügen und wählen Sie den Kanal aus, der Benachrichtigungen erhalten soll. (Sie können ihn auch später über die Optionen der App zu einem Team hinzufügen.)

Schritt 4 — Der Bot postet einen Einmalcode

Direkt nach dem Beitritt postet der Bot einen einmaligen Verknüpfungscode in diesem Kanal. Er sieht aus wie XXXX-XXXX und bleibt 7 Tage gültig. Mit diesem Code überprüft FyneDesk, ob die Verknüpfung legitim ist — nur jemand, der Ihren Kanal sehen kann, kann ihn verwenden.

Schritt 5 — Den Kanal in FyneDesk verknüpfen

Ein FyneDesk-Administrator geht zu Einstellungen → Verbindungen → Microsoft Teams, fügt den Code ein und klickt auf Kanal verknüpfen. Der Kanal erscheint nun unter Verknüpfte Unterhaltungen.

Schritt 6 — Den Hauptschalter einschalten

Schalten Sie auf derselben Seite den Hauptschalter ein. Benachrichtigungen für Ihre Organisation sind deaktiviert, bis ein Administrator dies aktiviert — bis dahin wird nichts in Teams gepostet.

Schritt 7 — Ihre Weiterleitung wählen

Wählen Sie für jeden Ereignistyp — Neues Ticket, Ticket zugewiesen, Neue Antwort, Status geändert und Priorität geändert — den Kanal aus, der die Karte erhalten soll, oder Kein Kanal, um bei diesem Ereignis still zu bleiben.

Schritt 8 — Testen

Erstellen Sie ein Test-Ticket in FyneDesk. Die Karte sollte innerhalb von Sekunden in Ihrem gewählten Kanal ankommen, mit einer Schaltfläche In FyneDesk anzeigen, die das Ticket öffnet.

Optional — persönliche DMs für zugewiesene Mitarbeiter

Der Mitarbeiter, dem ein Ticket zugewiesen ist, kann eine persönliche (1:1) Nachricht vom Bot erhalten — anstelle von — oder zusätzlich zum Kanal-Post:

• Der Mitarbeiter installiert dieselbe App in Teams persönlich (Für mich hinzufügen).
• FyneDesk ordnet ihn anhand seiner geschäftlichen E-Mail-Adresse zu — die E-Mail-Adresse seines Teams-Kontos muss mit seiner FyneDesk-Anmelde-E-Mail übereinstimmen.
• Markieren Sie DM an den zugewiesenen Mitarbeiter bei einem Ereignis, und eine persönliche Karte geht an denjenigen, dem das Ticket zugewiesen ist.

Weitere Kanäle hinzufügen

Fügen Sie den Bot zu einem weiteren Kanal in Teams hinzu. Sobald Ihre Organisation verknüpft ist, verbinden sich neue Kanäle im selben Microsoft-Tenant automatisch und erscheinen einfach in Ihrer Liste Verknüpfte Unterhaltungen — der Bot postet nur dann einen neuen Code, wenn tatsächlich einer benötigt wird.

Ausschalten

• Für einen Kanal: Entfernen Sie den Bot aus dem Kanal in Teams. FyneDesk bemerkt dies und stellt die Weiterleitung dorthin automatisch ein.
• Für alles: Der Hauptschalter unter Einstellungen → Verbindungen → Microsoft Teams deaktiviert alle Teams-Benachrichtigungen sofort, ohne etwas zu deinstallieren.

FAQ

Warum ein Code statt „Mit Microsoft anmelden“?

Der Code beweist, dass die verknüpfende Person tatsächlich sowohl den Teams-Kanal als auch den FyneDesk-Arbeitsbereich kontrolliert. Da der Bot ihn in Ihrem Kanal postet, kann nur jemand, der diesen Kanal lesen kann, die Verknüpfung abschließen — so wird verhindert, dass jemand anderes das Teams Ihres Unternehmens beansprucht.

Was kann der Bot sehen?

Nichts in Ihren Unterhaltungen. Er postet nur Karten. Er kennt die Kanäle, zu denen er ausdrücklich hinzugefügt wurde, und bei persönlichen Installationen den Namen und die geschäftliche E-Mail-Adresse des Benutzers (ausschließlich zur Zuordnung des zugewiesenen Mitarbeiters verwendet).

Welche Sprachen?

Karten folgen der E-Mail-Spracheinstellung Ihrer Organisation (Einstellungen → E-Mail): English, Deutsch, Español, Português.

Was kostet es?

Microsoft-Teams-Benachrichtigungen sind in den Tarifen Pro und Business enthalten — ohne zusätzliche Gebühr.

Was ist mit der Einrichtung über Webhook + Power Automate?

Dieser Weg funktioniert weiterhin — siehe FyneDesk-Benachrichtigungen an Microsoft Teams senden (Webhooks). Für Kanalbenachrichtigungen ist dieser native Bot jedoch der einfachere Weg: kein Flow, den man erstellen muss, und Karten werden für Sie formatiert und lokalisiert.

Was kommt später

Karten für SLA-Verletzungen und Fristen sind in Kürze verfügbar. Das Erstellen und Aktualisieren von Tickets aus Teams heraus ist eine separate Business-Funktion, die derzeit in Entwicklung ist.

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