Ticket-Benachrichtigungen

Die Einstellungen für Ticket-Benachrichtigungen steuern die E-Mails auf Arbeitsbereichsebene, die FyneDesk sendet, wenn Tickets erstellt werden oder ihren Status ändern. Nutzen Sie sie, um die richtigen Personen zu informieren, ohne jede Aktualisierung an alle zu senden.

Arbeitsbereichseinstellungen und persönliche Einstellungen wirken zusammen Administratoren legen fest, was der Arbeitsbereich sendet. Einzelne Mitarbeiter steuern weiterhin einige ihrer eigenen Benachrichtigungseinstellungen über ihr Profil.

Wo Sie es finden

Sie müssen Administrator sein. Öffnen Sie in FyneDesk Einstellungen → Tickets → Benachrichtigungen.

Benachrichtigungen über Statusänderungen für Mitarbeiter

Legen Sie fest, wer eine E-Mail erhalten soll, wenn sich der Status eines Tickets ändert.

Nur zugewiesene Mitarbeiter und Mitbearbeiter hält Status-E-Mails auf die Personen fokussiert, die für das Ticket verantwortlich sind.
Alle Mitarbeiter und Administratoren ist nützlich für sehr kleine Teams, in denen alle die gesamte Warteschlange im Blick haben.

Für die meisten Teams empfiehlt es sich, mit nur zugewiesenen Mitarbeitern und Mitbearbeitern zu beginnen. Das reduziert das Rauschen und macht die Benachrichtigung aussagekräftiger.

Statusaktualisierungen für Anfragesteller

Sie können wählen, ob der Anfragesteller eine E-Mail erhält, wenn sich der Status eines Tickets ändert. Schalten Sie dies ein, wenn Kunden über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden sollen. Schalten Sie es aus, wenn Ihr Team es vorzieht, manuelle Kundenaktualisierungen nur dann zu senden, wenn es nützlichen Kontext gibt.

Die öffentliche Formulierung ist wichtig Wenn Aktualisierungen für Anfragesteller eingeschaltet sind, halten Sie die Ticketstatus kundenfreundlich. Kunden verstehen internes Kürzel wie "Tier-2-Prüfung" möglicherweise nicht, sofern Ihr Team es nicht erklärt.

Bestätigungen über erstellte Tickets

FyneDesk kann eine Bestätigungs-E-Mail senden, wenn ein Anfragesteller ein Ticket über unterstützte Kanäle wie E-Mail oder das Kundenportal erstellt. Das gibt dem Anfragesteller die Gewissheit, dass die Anfrage eingegangen ist, und liefert ihm eine Ticketreferenz.

Per E-Mail erstellte Tickets können eine Bestätigung senden, nachdem eine eingehende E-Mail zu einem Ticket wird.
Über das Portal erstellte Tickets können eine Bestätigung senden, nachdem ein Kunde das Kundenportal-Formular abgesendet hat.

Empfohlene Einrichtung für neue Teams

Senden Sie Status-E-Mails für Mitarbeiter nur an zugewiesene Mitarbeiter und Mitbearbeiter.
Schalten Sie Statusaktualisierungen für Anfragesteller ein, wenn Ihre Kunden Fortschritts-E-Mails erwarten.
Schalten Sie Bestätigungen über erstellte Tickets für E-Mail- und Portal-Tickets ein.
Bitten Sie jeden Mitarbeiter, seine persönlichen Benachrichtigungseinstellungen in den Profileinstellungen zu überprüfen.
Erstellen Sie ein Test-Ticket und durchlaufen Sie einige Status, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen E-Mails erhalten.

Fehlerbehebung

Ein Mitarbeiter erhält keine E-Mails. Prüfen Sie, ob die Arbeitsbereichseinstellung ihn einschließt, ob das Ticket ihm zugewiesen ist, falls Sie Benachrichtigungen nur für Zugewiesene gewählt haben, und ob seine persönlichen Benachrichtigungseinstellungen eingeschaltet sind.

Alle erhalten zu viele E-Mails. Stellen Sie die Status-E-Mails für Mitarbeiter auf nur zugewiesene Mitarbeiter und Mitbearbeiter um.

Ein Anfragesteller hat keine Bestätigung erhalten. Bestätigen Sie, dass das Ticket über einen unterstützten Kanal erstellt wurde und dass die E-Mail-Adresse des Anfragestellers gültig ist.

E-Mails landen im Spam. Bitten Sie den Empfänger, Spam oder Quarantäne zu prüfen, und fügen Sie dann Ihre FyneDesk-Absenderadresse zur Liste der zugelassenen Adressen hinzu.

Datenschutz & Vertrauen

Benachrichtigungen können Ticketdetails enthalten, vermeiden Sie es daher, Passwörter, private Schlüssel, Zahlungsdaten oder sensible persönliche Informationen in Tickettitel oder öffentliche Kommentare aufzunehmen. Verwenden Sie interne Notizen für teaminternen Kontext und halten Sie interne Notizen von kundengerichteten Antworten getrennt.