Wiederkehrende Tickets

Richten Sie ein Ticket einmal ein und lassen Sie es von FyneDesk automatisch nach einem wiederkehrenden Zeitplan öffnen — perfekt für routinemäßige, vorhersehbare Arbeiten.

Was sind Wiederkehrende Tickets?

Ein Teil der Support-Arbeit erfolgt in einem vorhersehbaren Rhythmus — dieselbe Aufgabe, immer wieder, am selben Tag oder zur selben Uhrzeit. Mit Wiederkehrenden Tickets richten Sie diese Arbeit einmal ein, und FyneDesk öffnet automatisch jedes Mal, wenn sie fällig ist, ein neues Ticket dafür. Sie legen fest, was das Ticket aussagt und wann es sich wiederholen soll, und die App erledigt den Rest.

Stellen Sie es sich wie eine wiederkehrende Erinnerung vor, nur dass Sie statt einer Erinnerung ein echtes, arbeitsbereites Ticket erhalten — bereits zugewiesen, priorisiert und mit Tags versehen. Einige echte Beispiele:

• Jeden Montag um 8:00 Uhr: "Backups der vergangenen Nacht prüfen." Ein Ticket landet zu Wochenbeginn als Erstes in der Warteschlange Ihres IT-Teams.
• Am 1. jedes Monats: "Software-Lizenzen prüfen." Ein Ticket öffnet sich, damit niemand die monatliche Prüfung vergisst.
• Jedes Quartal: "Sicherheitsaudit durchführen." Eine größere wiederkehrende Aufgabe, die ohne einen Anstoß leicht aus dem Blick gerät.

Wenn Ihr Team immer wieder dasselbe Ticket manuell erstellt, ist genau das der Zweck dieser Funktion.

Bevor Sie beginnen

• Wiederkehrende Tickets ist eine Pro-Funktion. Sie ist im Pro-Tarif, während der kostenlosen Pro-Testphase und im Business-Tarif verfügbar. Im Free-Tarif ist sie nicht verfügbar.
• Ein Administrator schaltet sie einmal für Ihre gesamte Organisation ein. Bis das geschieht, erstellen Zeitpläne keine Tickets. (Ein Administrator hat vollen Zugriff auf die Einstellungen; ein Mitarbeiter ist ein Teammitglied, das Tickets bearbeitet.)
• Nach dem Einschalten können Administratoren stets Zeitpläne erstellen und verwalten. Mitarbeiter ebenfalls — solange der Administrator den Mitarbeiterzugriff eingeschaltet lässt, was standardmäßig der Fall ist.

Schritt 1 — Wiederkehrende Tickets einschalten (Administrator, einmalig)

Dies ist ein einmaliger Schritt. Sie müssen ihn nur einmal für Ihre Organisation durchführen.

1. 1Gehen Sie zu Einstellungen → Automatisierungen.
2. 2Suchen Sie den Schalter "Wiederkehrende Tickets" und schalten Sie ihn EIN.
3. 3(Optional) Verwenden Sie den Schalter "Mitarbeiter können wiederkehrende Zeitpläne verwalten" — lassen Sie ihn eingeschaltet, damit Mitarbeiter Zeitpläne erstellen und verwalten können, oder schalten Sie ihn aus, um dies auf Administratoren zu beschränken.

Schritt 2 — Den Bereich Wiederkehrend öffnen

Hier befinden sich alle Ihre Zeitpläne.

1. 1Gehen Sie zur Seite Tickets.
2. 2Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche "Wiederkehrend". (Es gibt auch eine Verknüpfungskarte unter Einstellungen → Automatisierungen.)

Der Bildschirm Wiederkehrend listet jeden von Ihnen erstellten Zeitplan auf. Für jeden sehen Sie seinen Namen, eine verständliche Zusammenfassung, wann er ausgeführt wird (zum Beispiel "Alle 2 Wochen am Mo & Do, 8:00 Uhr"), die nächste Ausführung, die letzte Ausführung und einen Status: Aktiv, Pausiert oder Beendet.

Schritt 3 — Erstellen Sie Ihren ersten Zeitplan

Klicken Sie auf Erstellen (oder Neuer Zeitplan), um das Formular zu öffnen. Wir gehen jedes Feld der Reihe nach durch und bauen dabei ein echtes Beispiel auf.

1. Name

Eine kurze Bezeichnung, damit Sie den Zeitplan später wiedererkennen. Beispiel: Wöchentliche Backup-Prüfung

2. Wiederholung

Wählen Sie, wie oft das Ticket geöffnet werden soll — Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich — und in welchem Abstand (die Einstellung "alle N", z. B. alle 2 Wochen):

• Täglich: jeden Tag (oder alle N Tage).
• Wöchentlich: einen oder mehrere Wochentage wählen — zum Beispiel nur Mo, oder Mo + Do.
• Monatlich: entweder einen Tag des Monats (z. B. den 1. — wenn ein Monat kürzer ist und diesen Tag nicht hat, wird der letzte Tag verwendet) oder ein Muster wie "der 2. Dienstag" oder "der letzte Freitag".
• Jährlich: einen bestimmten Monat und Tag (z. B. 15. Januar).

Beispiel: Wiederholt sich Wöchentlich, alle 1 Woche, am Montag.

3. Uhrzeit(en) des Tages

Wählen Sie eine oder mehrere Uhrzeiten, zu denen das Ticket geöffnet werden soll. Sie können nur eine Uhrzeit festlegen oder mehrere (zum Beispiel 9:00 Uhr und 17:00 Uhr). Uhrzeiten verwenden immer die Zeitzone Ihrer Organisation, und Umstellungen auf Sommer-/Winterzeit werden automatisch für Sie berücksichtigt — 8 Uhr bleibt das ganze Jahr über 8 Uhr. Beispiel: 8:00 Uhr.

4. Beginnt am

Das erste Datum, ab dem der Zeitplan ausgeführt werden darf. Vor diesem Datum passiert nichts. Beispiel: heutiges Datum.

5. Endet

• Nie — er läuft auf unbestimmte Zeit weiter.
• An einem bestimmten Datum — er stoppt nach diesem Datum.
• Nach einer festgelegten Anzahl von Tickets — er stoppt, sobald er so viele erstellt hat.

Beispiel: Nie.

6. Wenn ein vorheriges Ticket noch offen ist

Manchmal wird das nächste Ticket fällig, bevor das letzte abgeschlossen wurde. Sie entscheiden, was passiert:

• Das nächste trotzdem erstellen (Standard) — Sie erhalten das neue Ticket unabhängig davon.
• Überspringen, bis das offene geschlossen ist — kein neues Ticket, bis das vorherige erledigt ist, damit sie sich nicht anhäufen.

7. Ticketdetails (die Vorlage)

Dies ist die "Blaupause", aus der jedes erzeugte Ticket gebildet wird. Füllen Sie sie einmal aus, und jedes vom Zeitplan erstellte Ticket sieht so aus:

• Titel und Beschreibung — was das Ticket aussagt.
• Typ — Vorfall (etwas ist defekt) oder Serviceanfrage (eine routinemäßige Bitte) — und Priorität.
• Team und Bearbeiter — eine bestimmte Person wählen oder "im Team rotieren" auswählen (Round-Robin: jedes neue Ticket geht der Reihe nach an die nächste Person im Team, sodass die Arbeit gleichmäßig verteilt wird).
• Tags — Labels, die Ihnen helfen, die Tickets zu finden und zu organisieren.
• Benutzerdefinierte Felder — alle zusätzlichen Felder, die Ihre Organisation eingerichtet hat. (Ein benutzerdefiniertes Feld ist eine zusätzliche Information, die Tickets hinzugefügt wird, wie "Standort" oder "Asset-ID".)
• Fälligkeitsdatum — optional "fällig N Tage nach dem Öffnen" festlegen, sodass jedes Ticket eine Frist erhält.

8. Vorschau

Bevor Sie speichern, zeigt das Formular die nächsten 5 Daten, an denen dieser Zeitplan ausgeführt wird, damit Sie noch einmal prüfen können, ob alles stimmt. In unserem Beispiel sind das die nächsten fünf Montage, jeweils um 8:00 Uhr.

Schritt 4 — Vorschau und Speichern

Werfen Sie einen letzten Blick auf die Vorschau-Daten. Entsprechen sie Ihren Erwartungen? Wenn die Daten oder Uhrzeiten nicht stimmen, passen Sie Wiederholung, Uhrzeit(en) oder Beginnt am an, bis die Vorschau passt. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern. Ihr Zeitplan ist jetzt Aktiv und erstellt sein erstes Ticket am nächsten in der Vorschau angezeigten Datum.

Schritt 5 — Ihre Zeitpläne verwalten

Im Bildschirm Wiederkehrend verfügt jeder Zeitplan über eigene Aktionen:

• Pausieren / Fortsetzen — einen Zeitplan vorübergehend stoppen, ohne ihn zu löschen. Beim Fortsetzen wird ab dem nächsten zukünftigen Datum weitergemacht (verpasste Ausführungen während der Pause werden nicht nachgeholt).
• Jetzt ausführen — sofort ein Ticket erstellen. Ideal zum Testen eines brandneuen Zeitplans.
• Duplizieren — einen Zeitplan als Ausgangspunkt für einen neuen kopieren. Die Kopie startet pausiert, sodass Sie sie zuerst überprüfen können.
• Bearbeiten — den Zeitplan ändern. Standardmäßig gelten Änderungen nur für zukünftige Tickets; es gibt eine Option, "auch bereits erstellte, noch offene Tickets zu aktualisieren".
• Löschen — den Zeitplan vollständig entfernen.
• Verlauf — sehen, was der Zeitplan getan hat: welche Tickets er erstellt hat, welche er übersprungen hat (weil ein vorheriges noch offen war) und etwaige Fehlschläge — mit direkten Links zu den Tickets.

Die erstellten Tickets verstehen

Die von einem Zeitplan erstellten Tickets sind ganz normale Tickets — Ihr Team bearbeitet sie genauso wie alle anderen. Einige Besonderheiten sind wissenswert:

• Jedes erhält seine eigene Ticketnummer, öffnet mit dem Status "Neu" und übernimmt alles aus Ihrer Vorlage (Priorität, Team, Bearbeiter, Tags, benutzerdefinierte Felder, Fälligkeitsdatum).
• Sein SLA-Timer startet sofort. (Ein SLA ist ein Reaktions- oder Lösungsziel, das Ihr Team vereinbart hat — der Timer verfolgt, wie viel Zeit Ihnen bleibt.)
• Der Bearbeiter wird benachrichtigt, genau wie bei einem normalen neuen Ticket.
• Die Quelle des Tickets zeigt "Wiederkehrend", sodass Sie diese Tickets leicht erkennen und filtern können.
• Sie erscheinen überall dort, wo normale Tickets erscheinen — im Dashboard, in Ticketlisten und in der Suche. Bevorstehende Ausführungen werden auch im Kalender angezeigt, und jedes Ticket mit Fälligkeitsdatum erscheint dort ebenfalls.
• Der Anfragesteller ist die Person, die den Zeitplan erstellt hat. Dies sind interne Aufgaben, daher geht keine "Wir haben Ihre Anfrage erhalten"-E-Mail an einen Kunden hinaus.

Tipps & bewährte Verfahren

• Benennen Sie Zeitpläne klar. "Wöchentliche Backup-Prüfung" lässt sich später leichter erfassen als "Zeitplan 1".
• Fangen Sie klein an. Erstellen Sie einen Zeitplan, beobachten Sie ein- bis zweimal die Ausführung und fügen Sie dann weitere hinzu.
• Nutzen Sie "Jetzt ausführen" zum Testen. Warten Sie nicht bis Montag, um herauszufinden, ob ein Zeitplan funktioniert — lösen Sie einen aus und prüfen Sie, ob das Ticket richtig aussieht.
• Nutzen Sie Round-Robin für geteilte Aufgaben. "Im Team rotieren" verteilt wiederkehrende Arbeit fair, statt sie immer derselben Person zuzuweisen.
• Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, damit es im Kalender erscheint. "Fällig N Tage nach dem Öffnen" gibt jedem Ticket eine Frist und macht es im Kalender sichtbar.
• Wählen Sie Ihre Anhäufungs-Regel bewusst. Wenn eine Aufgabe immer frisch erledigt werden muss, ist "trotzdem erstellen" in Ordnung; wenn Duplikate verwirren würden, wählen Sie "überspringen, bis das offene geschlossen ist".

FAQ & Fehlerbehebung