Asset-Management

Behalten Sie den Überblick über die Geräte, Hardware und Objekte, die Ihr Team verwaltet. Erfassen Sie, wer was hat, wo es sich befindet und in welchem Zustand es ist – alles mit einer vollständigen Änderungshistorie.

Was ist Asset-Management?

Mit dem Asset-Management in FyneDesk führen Sie ein zentrales Inventar der physischen Objekte, die Ihr Unternehmen besitzt oder verwaltet. Das können an Mitarbeiter ausgegebene Laptops und Telefone, Büromöbel, Netzwerktechnik, Fahrzeuge, Werkzeuge oder alles andere sein, was Sie nachverfolgen möchten.

Jeder Asset-Datensatz erfasst Details wie Hersteller, Modell, Seriennummer, Kaufdatum, Garantie, aktuellen Status und die Person, der das Asset zugewiesen ist. Jede Änderung, die Sie vornehmen, wird automatisch in der Historie des Assets protokolliert und liefert Ihnen einen lückenlosen Prüfpfad.

Nicht nur für die IT Asset-Management eignet sich für jedes Team, das physische Objekte nachverfolgt. Coworking-Spaces können Schreibtische und die Ausstattung von Besprechungsräumen erfassen. Agenturen können Kameras und Produktionsausrüstung erfassen. Lager können Werkzeuge und Maschinen erfassen.

Ihre Asset-Felder einrichten

FyneDesk lässt jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Details seine Assets erfassen. Statt einer festen Auswahl an Feldern bauen Sie sich Ihre eigenen auf, sodass eine Schule, eine Werkstatt und ein Softwareteam das Asset-Modul gleichermaßen ohne Kompromisse nutzen können.

Am schnellsten starten Sie mit einer Asset-Vorlage. FyneDesk enthält fünf Startvorlagen – IT Asset Management, Facilities, Fleet, Lab Equipment und Generic – und jede fügt in Sekunden einen vorgefertigten Satz an Feldern hinzu. Von dort aus können Sie Felder hinzufügen, umbenennen oder entfernen, damit sie zu Ihrem Team passen.

Vorlagen und Felder werden von Administratoren unter Einstellungen > Asset Templates und Einstellungen > Asset Fields verwaltet. Sobald Ihre Felder eingerichtet sind, können Sie Assets auch per Tabelle in großen Mengen importieren – siehe unten.

So fügen Sie ein Asset hinzu

Rufen Sie in der Seitenleiste Assets auf und klicken Sie auf Asset hinzufügen. Füllen Sie Folgendes aus:

1 Asset-Tag (erforderlich). Ein kurzer Bezeichner für das Objekt, etwa "LP-0042" oder "MON-A12". Über diesen wird das Asset in FyneDesk durchgängig referenziert. Wählen Sie also ein Format, das Sie auf einen Blick lesen können. Es muss eindeutig sein.
2 Asset-Name (erforderlich). Ein aussagekräftiger Name, etwa "Marketing MacBook Pro" oder "Telefon Empfangstresen". Dieser erscheint in Suchergebnissen und Ticket-Verknüpfungen.
3 Typ. Die Art des Objekts, etwa Laptop, Monitor oder Router. Der gewählte Typ steuert, welche benutzerdefinierten Felder im übrigen Formular erscheinen.
4 Hersteller und Modell (optional). Marke und Modellnummer, etwa "Apple" und "MacBook Pro 14 Zoll M3".
5 Seriennummer (optional). Die Seriennummer des Herstellers zur Identifizierung und für Garantiezwecke.
6 Status. Der aktuelle Zustand des Assets. Bei neuen Objekten ist standardmäßig "Auf Lager" voreingestellt.
7 Zugewiesen an (optional). Suchen Sie ein Teammitglied oder einen Kontakt und wählen Sie es bzw. ihn aus, um das Asset zuzuweisen.
8 Standort (optional). Wählen Sie einen Standort aus der Standortliste Ihres Unternehmens.
9 Kaufdatum, Kosten und Garantieende (optional). Finanz- und Garantiedetails zur Nachverfolgung von Beschaffung und Abdeckung.
10 Notizen (optional). Beliebige zusätzliche Informationen zum Asset.

Das Formular berücksichtigt die von Ihnen konfigurierten Felder. Benutzerdefinierte Felder, die Sie hinzugefügt haben, erscheinen automatisch; ausgeblendete Felder werden nicht angezeigt. Wenn Sie das Asset speichern, protokolliert FyneDesk die Erstellung in der Historie des Assets.

Automatischer Status bei Zuweisung Wenn Sie ein Asset jemandem zuweisen, während sein Status "Auf Lager" ist, wechselt der Status automatisch zu "Zugewiesen". Entfernen Sie umgekehrt den Bearbeiter von einem Asset, das aktuell "Zugewiesen" ist, springt der Status zurück auf "Auf Lager".

Assets in großen Mengen hinzufügen

Wenn Sie mehr als eine Handvoll Assets hinzufügen möchten, importieren Sie sie aus einer Tabelle, statt sie einzeln einzutippen. Gehen Sie zu Einstellungen > Asset Manager, klappen Sie Bulk Import auf und klicken Sie auf Import starten.

Der Import-Assistent führt Sie durch das Hochladen einer .xlsx-, .xls- oder .csv-Datei, das Zuordnen ihrer Spalten zu Ihren Asset-Feldern, eine Vorschau, wie die Zeilen übernommen werden, das Behandeln doppelter Asset-Tags und den Abschluss des Imports mit einer Zusammenfassung darüber, was hinzugefügt, aktualisiert oder übersprungen wurde.

Asset-Status

Jedes Asset hat einen Status, der seinen aktuellen Zustand widerspiegelt. Sie können den Status jederzeit über die Detailseite des Assets oder das Bearbeitungsformular ändern. Die verfügbaren Status sind:

Auf Lager – Das Asset ist verfügbar und derzeit niemandem zugewiesen.
Zugewiesen – Das Asset ist derzeit einem Teammitglied oder Kontakt zugewiesen.
In Reparatur – Das Asset wird gewartet oder repariert.
Ausgemustert – Das Asset wurde aus dem aktiven Einsatz genommen, ist aber noch erfasst.
Entsorgt – Das Asset wurde dauerhaft entfernt oder entsorgt.
Verloren/Gestohlen – Das Asset wurde als verloren oder gestohlen gemeldet.

Assets zuweisen und zurücknehmen

Am einfachsten geben Sie ein Asset über den geführten Zuweisungs-Workflow an jemanden aus. Öffnen Sie das Asset, klicken Sie auf Workflow ausführen und wählen Sie Asset zuweisen. Damit wird das Asset an ein Teammitglied ausgegeben, der Status auf "Zugewiesen" gesetzt und die Änderung in der Historie des Assets erfasst. Wenn das Asset zurückkommt, nimmt der Rücknahme-Workflow es wieder herein. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung – einschließlich der Option, bei einer beschädigten Rückgabe ein Ticket zu erstellen – finden Sie unter Asset-Workflows.

Sie können ein Asset auch direkt zuweisen, indem Sie es bearbeiten und das Suchfeld Zugewiesen an verwenden. Beginnen Sie, einen Namen oder eine E-Mail-Adresse einzutippen, und wählen Sie aus den Ergebnissen aus. Das Dropdown zeigt sowohl Teammitglieder (Personen mit einem FyneDesk-Konto in Ihrem Unternehmen) als auch Kontakte (externe Personen in Ihrer Kontaktliste), klar gekennzeichnet, sodass Sie sie auseinanderhalten können. Um die Zuweisung eines Assets auf diese Weise aufzuheben, öffnen Sie das Bearbeitungsformular und leeren Sie das Bearbeiterfeld.

Die Assets eines Kontakts ansehen Wenn Sie die Detailseite eines Kontakts öffnen, sehen Sie alle Assets, die diesem Kontakt derzeit zugewiesen sind. So erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, welche Ausstattung eine bestimmte Person hat.

Asset-Historie

Jede Änderung an einem Asset wird automatisch in seiner Historie festgehalten. Dazu gehören die ursprüngliche Erstellung, Statusänderungen, Neuzuweisungen, Workflow-Ausführungen und Bearbeitungen beliebiger Felder. Jeder Historieneintrag zeigt, was sich geändert hat, den alten Wert, den neuen Wert, wer die Änderung vorgenommen hat und wann.

Die vollständige Historie können Sie auf der Detailseite des Assets einsehen. Die Historie wird in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt, die jüngsten Änderungen stehen oben.

Assets suchen und filtern

Die Hauptseite Assets zeigt alle Assets in Ihrem Unternehmen mit Übersichtskarten für die Gesamtzahl, zugewiesen, auf Lager und in Reparatur. Sie können die Liste eingrenzen über:

Suche – Filtern nach Asset-Name, Modell, Seriennummer, Asset-Tag, Hersteller oder Name der zugewiesenen Person.
Typfilter – Nur Assets eines bestimmten Typs anzeigen (z. B. nur Laptops).
Statusfilter – Nur Assets mit einem bestimmten Status anzeigen (z. B. nur In Reparatur).

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Asset-Liste, um die vollständige Detailseite für dieses Asset zu öffnen.

Standorte

Wenn Ihr Unternehmen von mehreren Standorten, Büros oder Lagerbereichen aus arbeitet, können Sie in den Einstellungen Standorte anlegen und sie Assets zuweisen. So behalten Sie den Überblick, wo sich jedes Objekt physisch befindet. Standorte werden unternehmensweit geteilt und können beim Erstellen oder Bearbeiten eines beliebigen Assets ausgewählt werden.

Wer Assets verwalten kann

Was jede Person im Asset-Modul tun kann – vom Ausführen von Workflows über das Verwalten von Feldern bis zum Setzen einer Compliance-Sperre – wird über die Asset-Berechtigungen gesteuert. Administratoren richten dies unter Einstellungen > Asset-Berechtigungen ein, indem sie Berechtigungsgruppen oder einzelnen Personen Funktionen zuteilen und festlegen, ob diese Einstellungen durchgesetzt werden. Den vollständigen Leitfaden finden Sie unter Asset-Berechtigungen.

Assets bearbeiten und löschen

Öffnen Sie die Detailseite eines Assets und klicken Sie auf Bearbeiten, um eines seiner Felder zu ändern. Alle Änderungen werden in der Asset-Historie nachverfolgt, sodass Sie stets eine Aufzeichnung darüber haben, was von wem und wann aktualisiert wurde.

Um ein Asset zu löschen, öffnen Sie seine Detailseite und nutzen Sie die Löschoption. Ein gelöschtes Asset wird aus der Hauptliste entfernt, kann aber von einem Administrator mit der Funktion "Gelöschte Assets wiederherstellen" zurückgeholt werden. Wenn Sie den Datensatz lediglich behalten, das Asset aber als nicht mehr im Einsatz kennzeichnen möchten, ändern Sie seinen Status stattdessen auf "Ausgemustert" oder "Entsorgt".

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Assets in großen Mengen importieren?

Ja. Verwenden Sie den Bulk-Import-Assistenten unter Einstellungen > Asset Manager > Bulk Import, um Assets aus einer .xlsx-, .xls- oder .csv-Tabelle einzubringen. Der Assistent ordnet Ihre Tabellenspalten Ihren Asset-Feldern zu und lässt Sie Duplikate vor dem Import behandeln.

Was passiert mit Assets, wenn ein Kontakt gelöscht wird?

Wenn ein Kontakt gelöscht wird, wird bei allen Assets, die diesem Kontakt zugewiesen waren, der Bearbeiter entfernt. Die Assets selbst werden nicht gelöscht.

Können Mitarbeiter Asset-Felder und Vorlagen ändern?

Das Verwalten von Feldern und Vorlagen wird über die Asset-Berechtigungen gesteuert. Standardmäßig ist es eine Administratoraufgabe, doch Administratoren können die entsprechenden Funktionen bestimmten Mitarbeitern oder Teams zuteilen. Siehe Asset-Berechtigungen.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Assets?

Es gibt keine feste Begrenzung für die Anzahl der Assets, die Sie pro Unternehmen nachverfolgen können.

Kann ich Garantieabläufe nachverfolgen?

Ja. Jedes Asset hat ein Feld für das Garantieende. Damit behalten Sie im Blick, wann Garantien ablaufen. Derzeit versendet FyneDesk keine automatischen Erinnerungen, wenn eine Garantie kurz vor dem Ablauf steht, aber Sie können nach diesem Datum filtern und sortieren, um anstehende Abläufe im Griff zu behalten.

Was ist das Asset-Tag?

Das Asset-Tag ist der kurze Bezeichner, den Sie jedem Asset beim Erstellen geben, etwa "LP-0042". Es muss eindeutig sein und wird verwendet, um das Asset in FyneDesk durchgängig zu referenzieren, auch in der URL des Assets. Wählen Sie ein Format, das Ihr Team auf einen Blick lesen kann.

Kann ich meine Asset-Liste exportieren?

Die Exportfunktion steht auf der Assets-Seite zur Verfügung. Sie können Ihr Asset-Inventar herunterladen, um es in Tabellen zu nutzen oder zu Dokumentationszwecken aufzubewahren.