連絡先管理
チームがサポートする相手を把握しましょう。連絡先を追加し、チケットに紐付け、ファイルを添付して、すべての履歴を一か所で確認できます。
連絡先とは?
連絡先とは、チームがサポートする社外の相手のことです。顧客、クライアント、他部署の従業員、パートナー、あるいはチームに依頼を送るあらゆる人が該当します。すべての連絡先にはFyneDesk内のプロフィールがあり、そこに詳細情報を保存し、チケット履歴を確認し、関連ファイルを添付できます。
連絡先はチームメンバーとは別のものです。チームメンバーとは、チケットを処理するためにFyneDeskにログインするエージェントや管理者のことです。連絡先とは、その反対側にいる、依頼を送ってくる人々のことです。
連絡先の追加方法
サイドバーの連絡先に移動し、新規連絡先をクリックします。詳細を入力します:
- 1 名前(必須)。連絡先の氏名です。
- 2 メールアドレス。連絡先のメールアドレスです。メールからチケット作成を使用する際、受信メールを連絡先に照合するために使われます。
- 3 電話番号。参照用の電話番号です。
- 4 会社。連絡先が所属する会社または組織です。
- 5 所在地。組織で設定した所在地から選択します。所在地は組織設定で管理できます。
- 6 メモ。役割、好み、アカウントの詳細など、連絡先に関する追加情報です。
連絡先を作成する際にファイルを添付することもできます。これは契約書、オンボーディング資料、その人に関連するあらゆるファイルを保存するのに便利です。
連絡先がチケットに紐付く仕組み
チケットを作成する際、連絡先を依頼者として設定できます。これによりチケットがその連絡先に紐付けられ、連絡先のプロフィールページからその連絡先が送ったすべてのチケットを簡単に確認できます。連絡先リストでは、各連絡先のチケット総数も確認できます。
メールからの連絡先自動作成
メールからチケット作成を設定している場合、誰かが初めてサポート用アドレスにメールを送ると、FyneDeskが自動的に連絡先を作成します。連絡先の名前とメールアドレスは受信メールから取得されます。そのメールアドレスの連絡先がすでに存在する場合は、重複を作成せず、既存の連絡先にチケットが紐付けられます。
連絡先の添付ファイル
各連絡先にはプロフィールにファイルを添付できます。これらはチケットの添付ファイルとは別に保存され、どのチケットに紐付いているかにかかわらず、その連絡先に残ります。署名済みの契約書、本人確認書類、または特定のチケットではなくその人に関する参考資料などに添付ファイルを利用できます。
添付ファイルを追加するには、連絡先のプロフィールを開いてファイルアップロード領域を使用します。複数のファイルをアップロードできます。添付ファイルを削除するには、ファイルの横にある削除ボタンをクリックします。
連絡先の検索とフィルタリング
連絡先リストでは、名前、メールアドレス、電話番号、会社のフィールドをまたいで検索できます。連絡先リスト上部の検索バーに入力すると、結果が即座に絞り込まれます。リストはページ分割されており、1ページあたり15件の連絡先を表示します。
連絡先の編集と削除
連絡先のプロフィールを開き、編集をクリックして情報を更新します。名前を除くすべてのフィールドは空欄のままにできます。連絡先を削除するには、プロフィールページの削除ボタンをクリックし、操作を確認します。
よくある質問
連絡先はFyneDeskにログインできますか?
連絡先はFyneDeskアプリにログインアカウントを持ちません。クライアントポータル、メール、またはライブチャットを通じてチームとやり取りします。クライアントポータルにログインは不要です。
連絡先を削除するとチケットはどうなりますか?
削除された連絡先に紐付いていたチケットはシステムに残ります。それらのチケットの依頼者フィールドはクリアされますが、チケット自体には影響しません。
重複した連絡先を統合できますか?
連絡先の統合はまだ利用できません。重複がある場合は、手動でチケットを正しい連絡先に向け直し、その後重複を削除できます。
連絡先を一括インポートできますか?
一括インポートはまだ利用できません。連絡先はアプリ内で1件ずつ追加できるほか、誰かが初めてサポート用アドレスにメールを送ったときに自動的に作成されます。
登録できる連絡先の数に上限はありますか?
組織内の連絡先の数に上限はありません。
エージェントは連絡先を作成・編集できますか?
はい。管理者とエージェントの両方が連絡先を作成、編集、削除できます。