資産管理
チームが管理する機器、デバイス、アイテムを把握しましょう。誰が何を持っているか、どこにあるか、どのような状態かを、完全な変更履歴とともに記録します。
資産管理とは何ですか？
FyneDeskの資産管理では、組織が所有または管理する物理的なアイテムの中央在庫を維持できます。これには、従業員に貸与されたノートパソコンや電話、オフィス家具、ネットワーク機器、車両、工具など、追跡する必要があるあらゆるものが含まれます。
各資産レコードは、メーカー、モデル、シリアル番号、購入日、保証、現在のステータス、割り当て先などの詳細を記録します。行ったすべての変更は資産の履歴に自動的に記録され、完全な監査証跡が得られます。
資産フィールドの設定
FyneDeskでは、各組織が資産に記録する詳細を決定できます。固定されたフィールドのセットではなく、独自のフィールドを構築するため、学校、工房、ソフトウェアチームのすべてが妥協なくアセットモジュールを使用できます。
最も速く始める方法はアセットテンプレートです。FyneDeskには5つのスターターテンプレート – IT資産管理、施設、車両、ラボ機器、汎用 – が含まれており、それぞれが既製のフィールドセットを数秒で追加します。そこから、チームに合わせてフィールドを追加、名前変更、削除できます。
テンプレートとフィールドは、管理者が設定 > アセットテンプレートおよび設定 > アセットフィールドで管理します。フィールドを設定したら、スプレッドシートから資産を一括インポートすることもできます – 以下をご覧ください。
資産を追加する方法
サイドバーの資産に移動し、資産を追加をクリックします。以下を入力してください。
- 1 資産タグ（必須）。「LP-0042」や「MON-A12」など、アイテムの短い識別子です。これはFyneDesk全体で資産を参照する方法なので、ひと目で読めるフォーマットを選んでください。一意である必要があります。
- 2 資産名（必須）。「マーケティング部のMacBook Pro」や「受付の電話」など、わかりやすい名前です。これが検索結果やチケットのリンクに表示されます。
- 3 種類。ノートパソコン、モニター、ルーターなど、このアイテムの種類です。選択した種類によって、フォームの残りの部分に表示されるカスタムフィールドが決まります。
- 4 メーカーとモデル（任意）。「Apple」や「MacBook Pro 14インチ M3」など、ブランドとモデル番号です。
- 5 シリアル番号（任意）。識別および保証の目的でのメーカーのシリアル番号です。
- 6 ステータス。資産の現在の状態です。新しいアイテムはデフォルトで「在庫あり」になります。
- 7 割り当て先（任意）。資産を割り当てるチームメンバーまたは連絡先を検索して選択します。
- 8 場所（任意）。組織の場所リストから場所を選択します。
- 9 購入日、費用、保証終了日（任意）。調達と保証範囲を追跡するための財務および保証の詳細です。
- 10 メモ（任意）。資産に関する追加情報です。
フォームは、設定したフィールドに従います。追加したカスタムフィールドは自動的に表示され、非表示にしたフィールドは表示されません。資産を保存すると、FyneDeskはその作成を資産の履歴に記録します。
資産を一括で追加する
追加する資産が数件を超える場合は、1件ずつ入力する代わりにスプレッドシートからインポートします。設定 > アセットマネージャーに移動し、一括インポートを展開して、インポートを開始をクリックします。
インポートウィザードでは、.xlsx、.xls、または.csvファイルのアップロード、その列を資産フィールドへの対応付け、行がどのように反映されるかのプレビュー、重複する資産タグの処理、追加・更新・スキップされた内容の概要によるインポートの完了までを案内します。
資産のステータス
すべての資産には、現在の状態を反映するステータスがあります。資産詳細ページまたは編集フォームから、いつでもステータスを変更できます。利用可能なステータスは次のとおりです。
- 在庫あり – 資産は利用可能で、現在誰にも割り当てられていません。
- 割り当て済み – 資産は現在、チームメンバーまたは連絡先に割り当てられています。
- 修理中 – 資産は整備または修理されています。
- 退役 – 資産はアクティブな使用から外されましたが、まだ記録に残っています。
- 廃棄 – 資産は完全に撤去または廃棄されました。
- 紛失/盗難 – 資産は紛失または盗難として報告されました。
資産の割り当てと返却
資産を誰かに渡す最も簡単な方法は、ガイド付きの割り当てワークフローです。資産を開き、ワークフローを実行をクリックして、資産を割り当てを選択します。これにより、資産がチームメンバーに貸し出され、ステータスが「割り当て済み」に設定され、変更が資産の履歴に記録されます。資産が戻ってきたら、返却ワークフローが返却処理を行います。破損した状態での返却に対してチケットを起票するオプションを含む、手順ごとの説明についてはアセットワークフローをご覧ください。
資産を編集して割り当て先の検索フィールドを使用することで、直接割り当てることもできます。名前またはメールアドレスを入力し始めて、結果から選択します。ドロップダウンには、チームメンバー（組織内にFyneDeskアカウントを持つ人）と連絡先（連絡先リストにいる外部の人）の両方が、区別できるように明確にラベル付けされて表示されます。この方法で資産の割り当てを解除するには、編集フォームを開いて割り当て先フィールドをクリアします。
資産の履歴
資産へのすべての変更は、その履歴に自動的に記録されます。これには、最初の作成、ステータスの変更、再割り当て、ワークフローの実行、フィールドへの編集が含まれます。各履歴エントリには、何が変更されたか、古い値、新しい値、誰が変更したか、いつ変更したかが表示されます。
資産の詳細ページで完全な履歴を表示できます。履歴は新しい順に表示され、最新の変更が一番上に表示されます。
資産の検索と絞り込み
メインの資産ページには、組織内のすべての資産が、合計数、割り当て済み、在庫あり、修理中のサマリーカードとともに表示されます。次を使ってリストを絞り込めます。
- 検索 – 資産名、モデル、シリアル番号、資産タグ、メーカー、または割り当て先の名前で絞り込みます。
- 種類フィルター – 特定の種類の資産のみを表示します（例：ノートパソコンのみ）。
- ステータスフィルター – 特定のステータスの資産のみを表示します（例：修理中のみ）。
資産リストの任意の行をクリックすると、その資産の完全な詳細ページが開きます。
場所
組織が複数の拠点、オフィス、保管エリアで運営している場合は、設定で場所を作成し、資産に割り当てることができます。これにより、各アイテムが物理的にどこにあるかを追跡できます。場所は組織全体で共有され、任意の資産の作成または編集時に選択できます。
誰が資産を管理できますか
アセットモジュールで各人ができること – ワークフローの実行からフィールドの管理、コンプライアンスホールドの設定まで – はアセット権限によって制御されます。管理者は設定 > アセット権限でこれを設定し、権限グループまたは個々の人に機能を付与し、それらの設定を強制するかどうかを選択します。完全なガイドについてはアセット権限をご覧ください。
資産の編集と削除
資産の詳細ページを開き、編集をクリックして任意のフィールドを変更します。すべての変更は資産の履歴で追跡されるため、何が、誰によって、いつ更新されたかの記録が常に残ります。
資産を削除するには、その詳細ページを開いて削除オプションを使用します。削除された資産はメインリストから削除されますが、「削除した資産を復元」機能を持つ管理者が元に戻すことができます。レコードは残したまま、資産がもう使用されていないとマークしたいだけの場合は、代わりにステータスを「退役」または「廃棄」に変更してください。
よくある質問
資産を一括でインポートできますか？
はい。設定 > アセットマネージャー > 一括インポートの一括インポートウィザードを使って、.xlsx、.xls、または.csvスプレッドシートから資産を取り込みます。ウィザードはスプレッドシートの列を資産フィールドに対応付け、インポート前に重複を処理できるようにします。
連絡先が削除されると資産はどうなりますか？
連絡先が削除されると、その連絡先に割り当てられていた資産は割り当て先がクリアされます。資産自体は削除されません。
エージェントは資産フィールドやテンプレートを変更できますか？
フィールドとテンプレートの管理はアセット権限によって制御されます。デフォルトでは管理者の作業ですが、管理者は関連する機能を特定のエージェントやチームに付与できます。アセット権限をご覧ください。
資産の数に制限はありますか？
組織ごとに追跡できる資産の数に厳密な制限はありません。
保証の期限を追跡できますか？
はい。各資産には保証終了日フィールドがあります。これを使って、保証がいつ切れるかを把握できます。現在、FyneDeskは保証が切れそうになっても自動リマインダーを送信しませんが、この日付で絞り込みや並べ替えを行って、今後の期限を把握しておくことができます。
資産タグとは何ですか？
資産タグは、資産を作成するときに各資産に付ける「LP-0042」などの短い識別子です。一意である必要があり、資産のURLを含め、FyneDesk全体で資産を参照するために使用されます。チームがひと目で読めるフォーマットを選んでください。
資産リストをエクスポートできますか？
エクスポート機能は資産ページで利用できます。スプレッドシートでの利用や記録保持のために、資産インベントリをダウンロードできます。