Notionを接続する
FyneDeskのNotion接続を使うと、チームはチケットのコンテキストをNotionに送ったり、ナレッジベースの記事をNotionページと同期したり、返信、要約、トリアージの提案を作成する際に選択したNotionコンテンツをAIに利用させたりできます。
この接続が行うこと
- チケット → Notion：チケットが作成、エスカレーション、またはタグ付けされたときに、選択したデータベースにリンクされたNotionページを作成します。
- ナレッジベース同期：FyneDesk所有のナレッジベース記事をNotionに公開したり、選択したNotionページをNotion所有のナレッジベース記事としてインポートしたりします。
- AIナレッジソース：選択したNotionページとデータベースを、ナレッジベースや過去のチケットと並んでFyneDesk AIに利用させます。ステータスをマッピングすると、Notionでの変更がリンクされたFyneDeskチケットのステータスを更新することもできます。
始める前に
- FyneDeskの組織管理者である必要があります。
- FyneDeskワークスペースがProプランである必要があります。
- FyneDeskに利用させたいNotionワークスペース、ページ、データベースへのアクセスが必要です。
- Notionの開発者アプリを作成したり、NotionのWebhookを設定したりする必要はありません。Notionで認証した後、FyneDeskが接続を処理します。
ステップ1 — Notionを接続する
- FyneDeskで設定 → 接続 → Notionを開きます。
- 接続をクリックします。
- Notionが認証画面を開きます。正しいワークスペースを選びます。
- Notionのページ選択画面で、FyneDeskが利用を許可されるページとデータベースを選択します。
- FyneDeskに戻ります。Notion接続ページに接続ステータスとセットアップオプションが表示されるはずです。
ステップ2 — 接続をオンにする
マスター有効化トグルは最初オフになっています。Notionが接続されたら、Notion設定ページから接続をオンにします。何かが動き出す前にデータベース、同期ルール、AIソースの選択を終えたい場合は、オフのままにしておきます。
ステップ3 — チケット → Notionを設定する
チケットがNotion内で計画された作業（エンジニアリングのエスカレーション、製品のバグ、機能リクエスト、ドキュメントの不足、運用のフォローアップなど）になるべき場合に、チケット → Notionを使います。
- Notionでターゲットデータベースを選びます。これは、FyneDeskがリンクされたページを作成するデータベースです。
- トリガーを選びます：作成時、エスカレーション時、またはタグ付け時。
- 必要に応じてFyneDeskのフィールドをNotionのプロパティにマッピングし、Notionページがワークフローに合った正しいステータス、所有者、優先度、カテゴリのフィールドで作成されるようにします。
トリガーが実行されると、FyneDeskはチケットのタイトル、主要なフィールド、チケットへのリンクを含むNotionページを作成します。FyneDeskは同じチケットに対して重複するNotionページを作成しません。
ステップ4 — ナレッジベース ↔ Notion同期を設定する
ナレッジベース同期には2つの方向があります。各記事をどこで編集すべきかに応じて、どちらか一方または両方を使えます。
- 公開ターゲット：FyneDesk所有のナレッジベース記事を公開すべきNotion上の場所を選びます。
- インポートソース：Notion所有のナレッジベース記事としてFyneDeskに取り込むべきNotionページまたはデータベースを選びます。
- デフォルト所有者：新しくリンクされた記事をNotionが所有するか、FyneDeskが所有するかを選びます。
記事の所有権の仕組み
同期された各記事には1つの所有者（信頼できる情報源とも呼ばれます）があります。FyneDeskが記事を所有する場合は、FyneDeskで編集し、Notionは読み取り専用のミラーを表示します。Notionが記事を所有する場合は、Notionで編集し、FyneDeskは読み取り専用のミラーを表示します。
ミラー側には、変更がどこに属するかをチームが把握できるよう、“Notionで編集”または“FyneDeskで編集”のバッジが表示されることがあります。FyneDeskは両側の競合する編集をマージしません。記事をどこで編集すべきかを変えるには、その記事の所有者を切り替えてください。
ステップ5 — AIにNotionを利用させる
NotionコンテンツをFyneDesk AIで利用可能にするには、AIソースの下でNotionページまたはデータベースを選び、AIソーストグルをオンにします。このトグルはデフォルトでオフです。
有効にすると、AIの返信案、要約、トリアージの提案が、FyneDeskのナレッジベースや過去のチケットと並んで選択したNotionコンテンツから引き出せます。選択したNotionページを編集すると、同期とインデックス作成が実行された後にAIナレッジソースが更新されます。
ステップ6 — Notionのステータスをチケットにマッピングする
Notionのトラッカーがステータスを使用している場合、Notionのステータス値をFyneDeskのチケットステータスまたはアクションにマッピングできます。マッピング後、リンクされたNotionページでステータスを変更すると、FyneDeskのリンクされたチケットを更新できます。
ステータス同期はループセーフです。ステータスの更新がFyneDeskとNotionの間を際限なく往復することはありません。
接続の健全性を監視する
Notion接続ページには、最後の同期またはイベントの時刻、サブスクリプションステータスなどの健全性の詳細が表示されます。チケット、記事、AIソースが最新でないように見える場合は、この領域を確認してください。
知っておくべき制限
- FyneDeskは、Notionの認証画面で選択されたページとデータベースのみを見られます。
- ナレッジベース同期は、Notionのレイアウトの完全な複製ではありません。プレーンテキスト、見出し、リスト、テーブル、画像、コードブロック、引用、トグル、コールアウトはきれいに変換されます。埋め込み、リンクプレビュー、複雑なレイアウトは簡略化されたり、プレースホルダーに置き換えられたりすることがあります。
- 非常に大きなNotionページ（約20,000ブロック以上）は切り詰められることがあります。
- 同期は瞬時ではありません。変更が表示されるまで1分から数分待ってください。
- 同期された各ナレッジベース記事には単一の所有者があります。ミラー側は、所有権を切り替えるまで読み取り専用です。
- Notion接続にはProプランが必要です。
トラブルシューティング
FyneDeskがNotionの再接続を求める。Notionの認証が期限切れになったか、取り消された可能性があります。設定 → 接続 → Notionを開いて再度接続してください。接続が復旧すると同期が再開します。
チケットや記事が同期されない。マスタートグルがオンであること、該当する機能トグルがオンであること、認証中にNotionページまたはデータベースがFyneDeskと共有されたことを確認してください。ナレッジベース記事については、どちら側が記事を所有しているかも確認してください。
AIがNotionコンテンツを使用していない。AIソーストグルがオンであること、ページまたはデータベースがAIソースとして選択されていること、同期とインデックス作成に十分な時間が経過したことを確認してください。
FyneDeskでNotionページまたはデータベースが見つからない。Notionを再接続し、その項目がNotionのページ選択画面で選択されていることを確認してください。FyneDeskは、アクセスを許可されていないページやデータベースをリストできません。
管理または切断
共有ページを変更したり、権限を更新したり、取り消されたアクセスから復旧したりするには、同じページからNotionを再接続します。連携を停止するには、切断をクリックします。切断すると、保存されたNotionトークンと設定がFyneDeskから削除され、管理者が再度接続するまでNotion同期が一時停止されます。
プライバシーとアクセス
Notionへのアクセスは、管理者がNotionで選択したページとデータベースに限定されます。FyneDeskは、それらのページが明示的に共有されない限り、Notionワークスペース全体へのアクセスを受け取りません。接続は組織レベルなので、管理者はチケットの引き継ぎ、ナレッジベース同期、AIナレッジに必要なページとデータベースのみを選択すべきです。