資産ワークフロー
ワークフローは、資産に対して実行するガイド付きの段階的な操作です。本ガイドでは、現在利用可能な2つ — 割り当てワークフローで資産をチェックアウトすること、返却ワークフローでチェックインすることを説明します。
ワークフローとは
ワークフローは、一般的な資産タスクを一度に1ステップずつ案内し、資産に必要な変更を自動で行い、何が起きたかを資産の履歴に記録します。ステータスを更新したり担当者を手動でクリアしたりするのを覚えておく必要はありません – ワークフローがそれを処理します。
ワークフローは3つの場所から開始できます:
- 資産の詳細ページにあるワークフローを実行ボタン。
- 資産一覧の任意の行での右クリックメニュー。
- 複数の資産を一度に選択した際の一括操作バー。
資産のチェックアウト（割り当てワークフロー）
資産をチームメンバーに渡すときは割り当てワークフローを使用します – たとえば、新入社員にノートパソコンを貸与する場合などです。
- 1 資産の詳細ページを開きます。
- 2 ワークフローを実行をクリックし、資産を割り当てを選びます。
- 3 資産を割り当てるチームメンバーを選びます。
- 4 任意で返却予定日 – 資産が返却されると見込む日付を設定します。
- 5 任意でチェックアウト時の状態を記録し、必要に応じてメモを追加します。
- 6 割り当てをクリックします。
資産のステータスが割り当て済みに変わり、その人にチェックアウトされ、誰がいつ受け取ったかの記録が残るよう資産の履歴にエントリが追加されます。
資産のチェックイン（返却ワークフロー）
割り当てた資産が返ってきたときは返却ワークフローを使用します。
- 1 割り当て済みの資産の詳細ページを開きます。
- 2 ワークフローを実行をクリックし、資産を返却を選びます。
- 3 返却時の状態を選びます: 良好、損傷あり、または紛失。
- 4 返却に関するメモを必要に応じて追加します。
- 5 損傷ありまたは紛失を選んだ場合、「これについてチケットを発行する」オプションが表示され、デフォルトでオンになっています。損傷についてのサポートチケットを作成する場合はオンのままにし、スキップする場合はオフにします。
- 6 返却をクリックします。
資産がチェックインされ、ステータスが在庫ありに戻り、担当者がクリアされます。割り当てと同様に、返却は資産の履歴に記録されます。
その他のワークフロー（近日公開）
さらに6つのガイド付きワークフローが準備中です。それぞれリリースされ次第、ワークフローを実行メニューに表示されます。それまでの間、何が来るのかわかるようここに一覧で示します:
| ワークフロー | 内容 |
|---|---|
| 受領 近日公開 | 新たに受領した資産を在庫に記録します。 |
| 移管 近日公開 | 資産を別の人または場所に移します。 |
| 修理依頼 近日公開 | 資産を修理に出し、戻ってくるまで追跡します。 |
| 紛失/盗難としてマーク 近日公開 | 行方不明になった資産にフラグを立てます。 |
| 廃棄/処分 近日公開 | 耐用年数の終わりに資産を運用から外します。 |
| 監査スキャン 近日公開 | 実地棚卸監査の際に資産を確認します。 |
このページは、各ワークフローが利用可能になり次第、完全な段階的手順を追加して更新されます。
よくある質問
ワークフローを実行するには権限が必要ですか？
各ワークフローには、資産権限の画面に独自のケイパビリティがあります。組織が権限の強制適用をオンにしている場合、そのワークフローを実行するには対応するケイパビリティが必要です。強制適用がオフの場合、ワークフローは以前と同様に利用できます。詳しくは資産権限を参照してください。
複数の資産を一度に返却できますか？
返却ワークフローは、個々の資産の詳細ページから1つずつ実行します。割り当てワークフローは、一括操作バーから複数の資産に対して一度に実行できます。
返却予定日は何のためのものですか？
返却予定日は、割り当てた資産がいつ戻ってくると見込むかを記録します。割り当てとともに保存され、資産の履歴に表示されるため、未返却の機材を追う際の参照ポイントになります。
資産のステータスが変わりませんでした — なぜですか？
割り当てと返却のワークフローは、ステータスを自動で設定します（割り当て済みに、そして在庫ありに戻します）。ステータスがおかしく見える場合は、ワークフローが完了したか確認してください – 資産を開き直し、新しいエントリが履歴に表示されることを確かめます。