自社の既存FyneDeskワークスペースへの参加
勤務先のメールアドレスでサインアップしたものの、チームが既にFyneDeskを利用していますか。誤って新しいワークスペースを作成する代わりに、既存のワークスペースへの参加をリクエストできます。すべてのリクエストは管理者が承認します—自動的に処理されることはありません。
仕組み
通常、FyneDeskにサインアップすると、まったく新しいワークスペースが作成されます。しかし、それが常に望ましいとは限りません—自社が既にワークスペースを運用している場合、新しく始めるのではなく、そのワークスペースに参加したいはずです。
そのためFyneDeskは、お客様のメールドメイン—@より後ろの部分、たとえばanna@acme.comのacme.com—を確認します。勤務先のメールアドレスでサインアップして認証し、自社が既にFyneDeskを利用している場合、無言で新しいワークスペースが作成される代わりに、選択肢が表示されます。
- 既存のワークスペースへの参加をリクエストする—管理者がリクエストを確認し、承認(または拒否)します。管理者の承認なしには何も起こりません。
- 別のワークスペースを作成する—通常のサインアップとまったく同じで、常に利用できます。新しいワークスペースの管理者として最初から始めます。
管理者向け:参加リクエストが届いたら—次はどうする?
同じメールドメインの誰かが参加をリクエストすると、ワークスペース内のすべての管理者にアプリ内通知と確認リンク付きのメールが届きます。そこから:
- 管理者 → ユーザーに移動します。保留中のリクエストは参加リクエストセクションに表示されます—リクエスト者の名前、認証済みのメールアドレス、リクエスト日時が確認できます。
- 承認または拒否を選択します:
- 承認—付与するロールを選択します:エージェント(デフォルト)または管理者。承認されるとすぐにメンバーとなり、次回のページ読み込み時にワークスペースのダッシュボードに移動します。
- 拒否—メールで通知されます。メールの内容は中立的で、理由は共有されず、あなたの名前も共有されません。代わりに自分専用の別ワークスペースを作成する選択肢が提示されます。
- 以上です。誰がいつ決定したかが記録されます。
心配する必要のない3つの点:
- シート上限を超えること。プランがエージェント上限に達している場合、承認ボタンは追加するにはアップグレードに変わります。リクエストは待機状態のまま保持され—アップグレード(またはシートを空ける)してから承認することも、拒否することもできます。
- リクエストが永遠に溜まり続けること。誰も対応しないリクエストは14日後に静かに期限切れとなり、本人は再度リクエストするか、自分専用のワークスペースを作成できます。
- 招待との競合。招待が常に優先されます—既にメールで誰かを招待している場合、その人は招待を通じて直接参加します。参加リクエスト経由になることはありません。
これが不要な場合は?オフにする
ワークスペースをいつでもオプトアウトできます。管理者設定 → ワークスペース設定 → ドメイン参加で、「一致するメールドメインを持つ人が参加をリクエストできるようにする」(ドメイン参加トグル)をオフにします。これにより、ワークスペースはお客様のドメインの新規サインアップから見えなくなり—通常のサインアップフローのみが表示されます。これまでどおりメールで人を招待し続けることができます。このトグルはリクエストのみを制御します。
参加する人向け:何を期待できるか
勤務先のメールアドレスでサインアップして自社が既にFyneDeskを利用している場合、メールアドレスを認証した後にワークスペース名が表示されます—認証前には決して表示されません。その後:
- 参加をリクエストします—管理者が確認する間、待機画面が表示されます。リクエストはいつでもキャンセルでき、待機中に別のワークスペースを作成することもできます。
- 承認された場合は?参加完了です—管理者が選択したロールでチームのダッシュボードに移動します。
- 拒否された場合は?やわらかな通知が表示され、ワンクリックで自分専用の別ワークスペースを作成できます。同じワークスペースには7日後に再度リクエストできます—または、チームメイトに正式な招待を送ってもらえば、すぐに参加できます。
これは安全ですか?
簡単に言うと:管理者がイエスと言わない限り誰もワークスペースに入れず、ドメイン上のメールアドレスを持っていることをまず証明しない限り、誰もワークスペースについての情報を得られません。
- メールアドレスをまず認証する必要があります。他人の会社メールを入力しても何も得られません—未認証のアドレスからリクエストが作成されることは決してありません。
- 常に管理者が決定します。自動的に参加することは決してありません。
- 認証前に情報が漏れることはありません。新規サインアップには、お客様のドメイン上のメールアドレスを管理していることを証明するまで、ワークスペース名(やその存在)が表示されることは決してありません。
- 公開メールドメインは決して一致しません。Gmail系や使い捨てのアドレスを使って、どのワークスペースも発見したり参加したりすることはできません。