Gestione dei contatti

Tieni traccia delle persone che il tuo team assiste. Aggiungi contatti, collegali ai ticket, allega file e visualizza la loro intera cronologia in un unico posto.

Cosa sono i contatti?

I contatti sono le persone esterne che il tuo team assiste. Possono essere clienti, dipendenti di altri reparti, partner o chiunque invii richieste al tuo team. Ogni contatto ha un profilo in FyneDesk in cui puoi salvare i suoi dati, visualizzare la cronologia dei suoi ticket e allegare file pertinenti.

I contatti sono distinti dai membri del tuo team. I membri del team sono gli agenti e gli amministratori che accedono a FyneDesk per gestire i ticket. I contatti sono le persone dall'altra parte, quelle che inviano le richieste.

Come aggiungere un contatto

Vai su Contatti nella barra laterale e fai clic su Nuovo contatto. Compila i dettagli:

1 Nome (obbligatorio). Il nome completo del contatto.
2 Email. Il suo indirizzo email. Viene utilizzato per associare le email in arrivo al contatto quando si usa Email-to-Ticket.
3 Telefono. Un numero di telefono di riferimento.
4 Azienda. L'azienda o l'organizzazione a cui appartiene il contatto.
5 Sede. Seleziona tra le sedi configurate per la tua organizzazione. Le sedi possono essere gestite nelle Impostazioni dell'organizzazione.
6 Note. Qualsiasi contesto aggiuntivo sul contatto, come il suo ruolo, le sue preferenze o i dettagli dell'account.

Quando crei un contatto puoi anche caricare file allegati. Sono utili per conservare contratti, documenti di onboarding o qualsiasi file relativo a quella persona.

Come i contatti si collegano ai ticket

Quando crei un ticket, puoi impostare un contatto come richiedente. Questo collega il ticket a quel contatto, rendendo facile visualizzare tutti i ticket inviati da un contatto dalla pagina del suo profilo. Puoi anche vedere il numero totale di ticket per ciascun contatto nell'elenco dei contatti.

Navigazione rapida Da qualsiasi ticket, puoi fare clic sul nome del richiedente per accedere al suo profilo del contatto. Dal profilo di un contatto, puoi fare clic su qualsiasi ticket per accedere alla sua pagina di dettaglio.

Creazione automatica dei contatti dalle email

Se hai configurato Email-to-Ticket, FyneDesk crea automaticamente un contatto quando qualcuno scrive per la prima volta al tuo indirizzo di assistenza. Il nome e l'email del contatto vengono ricavati dall'email in arrivo. Se esiste già un contatto con quell'email, il ticket viene collegato al contatto esistente invece di crearne un duplicato.

Allegati dei contatti

A ogni contatto possono essere allegati file nel suo profilo. Sono archiviati separatamente dagli allegati dei ticket e restano associati al contatto indipendentemente dai ticket a cui è collegato. Usa gli allegati per cose come accordi firmati, documenti d'identità o materiali di riferimento che riguardano la persona anziché un ticket specifico.

Per aggiungere un allegato, apri il profilo di un contatto e usa l'area di caricamento file. Puoi caricare più file. Per rimuovere un allegato, fai clic sul pulsante di eliminazione accanto al file.

Ricerca e filtraggio dei contatti

L'elenco dei contatti supporta la ricerca tra i campi nome, email, telefono e azienda. Digita nella barra di ricerca in cima all'elenco dei contatti per filtrare i risultati all'istante. L'elenco è suddiviso in pagine, con 15 contatti per pagina.

Modifica ed eliminazione dei contatti

Apri il profilo di un contatto e fai clic su Modifica per aggiornare le sue informazioni. Tutti i campi tranne il nome possono essere lasciati vuoti. Per eliminare un contatto, fai clic sul pulsante di eliminazione nella pagina del suo profilo e conferma l'azione.

L'eliminazione di un contatto è definitiva Quando elimini un contatto, il suo profilo e i suoi allegati vengono rimossi. I ticket che erano collegati al contatto non mostreranno più un richiedente. Questa azione non può essere annullata.

Domande frequenti

I contatti possono accedere a FyneDesk?

I contatti non hanno account di accesso nell'app FyneDesk. Interagiscono con il tuo team tramite il Portale clienti, l'email o la live chat. Il Portale clienti non richiede l'accesso.

Cosa succede ai ticket quando elimino un contatto?

I ticket collegati al contatto eliminato restano nel tuo sistema. Il campo richiedente di quei ticket verrà svuotato, ma i ticket stessi non vengono modificati.

Posso unire contatti duplicati?

L'unione dei contatti non è ancora disponibile. Se hai dei duplicati, puoi aggiornare manualmente i ticket per indirizzarli al contatto corretto e poi eliminare il duplicato.

Posso importare contatti in blocco?

L'importazione in blocco non è ancora disponibile. I contatti possono essere aggiunti uno alla volta tramite l'app, oppure vengono creati automaticamente quando qualcuno scrive per la prima volta al tuo indirizzo di assistenza.

C'è un limite al numero di contatti che posso avere?

Non c'è alcun limite al numero di contatti nella tua organizzazione.

Gli agenti possono creare e modificare i contatti?

Sì. Sia gli amministratori che gli agenti possono creare, modificare ed eliminare i contatti.