Gestione degli asset

Tieni traccia delle attrezzature, dei dispositivi e degli elementi gestiti dal tuo team. Registra chi ha cosa, dove si trova e in quali condizioni si trova, il tutto con uno storico completo delle modifiche.

Che cos'è la gestione degli asset?

La gestione degli asset in FyneDesk ti consente di mantenere un inventario centralizzato degli elementi fisici di proprietà della tua organizzazione o da essa gestiti. Possono essere laptop e telefoni assegnati ai dipendenti, mobili per ufficio, apparecchiature di rete, veicoli, strumenti o qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno di tenere traccia.

Ogni scheda asset raccoglie dettagli come il produttore, il modello, il numero di serie, la data di acquisto, la garanzia, lo stato attuale e a chi è assegnato. Ogni modifica che apporti viene automaticamente registrata nello storico dell'asset, fornendoti una traccia di controllo completa.

Non solo per l'IT La gestione degli asset è utile per qualsiasi team che tiene traccia di elementi fisici. Gli spazi di coworking possono tracciare scrivanie e attrezzature delle sale riunioni. Le agenzie possono tracciare videocamere e materiale di produzione. I magazzini possono tracciare strumenti e macchinari.

Configurazione dei campi degli asset

FyneDesk consente a ogni organizzazione di decidere quali dettagli registrare per i propri asset. Invece di un insieme fisso di campi, costruisci i tuoi, così una scuola, un'officina e un team di sviluppo software possono tutti utilizzare il modulo Asset senza compromessi.

Il modo più rapido per iniziare è un template di asset. FyneDesk include cinque template iniziali – IT Asset Management, Facilities, Fleet, Lab Equipment e Generic – e ciascuno aggiunge in pochi secondi un insieme di campi già pronto. Da lì puoi aggiungere, rinominare o rimuovere campi per adattarli al tuo team.

I template e i campi sono gestiti dagli amministratori in Impostazioni > Asset Templates e Impostazioni > Asset Fields. Una volta impostati i campi, puoi anche importare gli asset in blocco da un foglio di calcolo – vedi sotto.

Come aggiungere un asset

Vai su Asset nella barra laterale e clicca su Aggiungi asset. Compila i seguenti campi:

1 Tag asset (obbligatorio). Un identificatore breve per l'elemento, come "LP-0042" o "MON-A12". È così che l'asset viene referenziato in tutto FyneDesk, quindi scegli un formato che puoi leggere a colpo d'occhio. Deve essere univoco.
2 Nome asset (obbligatorio). Un nome descrittivo, come "MacBook Pro Marketing" o "Telefono reception". È ciò che compare nei risultati di ricerca e nei link dei ticket.
3 Tipo. Il genere di elemento, ad esempio Laptop, Monitor o Router. Il tipo che scegli determina quali campi personalizzati appaiono nel resto del modulo.
4 Produttore e modello (facoltativo). La marca e il numero di modello, come "Apple" e "MacBook Pro 14 pollici M3".
5 Numero di serie (facoltativo). Il numero di serie del produttore a fini di identificazione e garanzia.
6 Stato. Lo stato attuale dell'asset. Per i nuovi elementi è impostato come predefinito su "In Stock".
7 Assegnato a (facoltativo). Cerca e seleziona un membro del team o un contatto a cui assegnare l'asset.
8 Posizione (facoltativo). Seleziona una posizione dall'elenco delle posizioni della tua organizzazione.
9 Data di acquisto, costo e data di fine garanzia (facoltativo). Dettagli finanziari e di garanzia per tenere traccia degli acquisti e della copertura.
10 Note (facoltativo). Qualsiasi informazione aggiuntiva sull'asset.

Il modulo rispetta i campi che hai configurato. I campi personalizzati che hai aggiunto compaiono automaticamente; i campi che hai nascosto non compaiono. Quando salvi l'asset, FyneDesk registra la creazione nello storico dell'asset.

Stato automatico all'assegnazione Quando assegni un asset a qualcuno mentre il suo stato è "In Stock", lo stato cambia automaticamente in "Assigned". Allo stesso modo, se rimuovi l'assegnatario da un asset attualmente in stato "Assigned", lo stato torna a "In Stock".

Aggiungere asset in blocco

Quando hai più di pochi asset da aggiungere, importali da un foglio di calcolo invece di inserirli uno alla volta. Vai su Impostazioni > Asset Manager, espandi Bulk Import e clicca su Avvia un'importazione.

La procedura guidata di importazione ti accompagna attraverso il caricamento di un file .xlsx, .xls o .csv, l'abbinamento delle sue colonne ai tuoi campi asset, l'anteprima di come si disporranno le righe, la gestione di eventuali tag asset duplicati e il completamento dell'importazione con un riepilogo di ciò che è stato aggiunto, aggiornato o ignorato.

Stati degli asset

Ogni asset ha uno stato che riflette la sua condizione attuale. Puoi cambiare lo stato in qualsiasi momento dalla pagina di dettaglio dell'asset o dal modulo di modifica. Gli stati disponibili sono:

In Stock – L'asset è disponibile e attualmente non assegnato a nessuno.
Assigned – L'asset è attualmente assegnato a un membro del team o a un contatto.
In Repair – L'asset è in manutenzione o riparazione.
Retired – L'asset è stato ritirato dall'uso attivo ma è ancora registrato.
Disposed – L'asset è stato rimosso o smaltito definitivamente.
Lost/Stolen – L'asset è stato segnalato come smarrito o rubato.

Assegnazione e restituzione degli asset

Il modo più semplice per consegnare un asset a qualcuno è il workflow di assegnazione guidato. Apri l'asset, clicca su Esegui workflow e scegli Assegna asset. Esso assegna l'asset a un membro del team, imposta lo stato su "Assigned" e registra la modifica nello storico dell'asset. Quando l'asset viene restituito, il workflow di restituzione lo riprende in carico. Consulta Workflow degli asset per istruzioni passo passo, inclusa l'opzione di aprire un ticket in caso di restituzione danneggiata.

Puoi anche assegnare un asset direttamente modificandolo e utilizzando il campo di ricerca Assegnato a. Inizia a digitare un nome o un'email e seleziona dai risultati. Il menu a discesa mostra sia i membri del team (persone con un account FyneDesk nella tua organizzazione) sia i contatti (persone esterne nel tuo elenco di contatti), chiaramente etichettati in modo da poterli distinguere. Per annullare l'assegnazione di un asset in questo modo, apri il modulo di modifica e svuota il campo dell'assegnatario.

Visualizzare gli asset di un contatto Quando apri la pagina di dettaglio di un contatto, puoi vedere tutti gli asset attualmente assegnati a quel contatto. Questo ti offre una panoramica rapida delle attrezzature in possesso di una determinata persona.

Storico dell'asset

Ogni modifica a un asset viene registrata automaticamente nel suo storico. Questo include la creazione iniziale, i cambi di stato, le riassegnazioni, le esecuzioni dei workflow e le modifiche a qualsiasi campo. Ogni voce dello storico mostra cosa è cambiato, il vecchio valore, il nuovo valore, chi ha effettuato la modifica e quando.

Puoi consultare lo storico completo nella pagina di dettaglio dell'asset. Lo storico è visualizzato in ordine cronologico inverso, con le modifiche più recenti in alto.

Ricerca e filtro degli asset

La pagina principale Asset mostra tutti gli asset della tua organizzazione con schede riepilogative per conteggio totale, assegnati, in stock e in riparazione. Puoi restringere l'elenco utilizzando:

Ricerca – Filtra per nome asset, modello, numero di serie, tag asset, produttore o nome della persona assegnata.
Filtro per tipo – Mostra solo gli asset di un tipo specifico (ad es. solo Laptop).
Filtro per stato – Mostra solo gli asset con uno stato specifico (ad es. solo In Repair).

Clicca su una qualsiasi riga nell'elenco degli asset per aprire la pagina di dettaglio completa di quell'asset.

Posizioni

Se la tua organizzazione opera da più sedi, uffici o aree di stoccaggio, puoi creare posizioni in Impostazioni e assegnarle agli asset. Questo ti aiuta a tenere traccia di dove si trova fisicamente ciascun elemento. Le posizioni sono condivise nell'intera organizzazione e possono essere selezionate durante la creazione o la modifica di qualsiasi asset.

Chi può gestire gli asset

Ciò che ogni persona può fare nel modulo Asset – dall'esecuzione dei workflow alla gestione dei campi o all'applicazione di un blocco per conformità – è controllato dalle Autorizzazioni asset. Gli amministratori le configurano in Impostazioni > Asset Permissions, concedendo funzionalità ai gruppi di autorizzazioni o a singole persone, e scegliendo se tali impostazioni vengono applicate. Consulta Autorizzazioni asset per la guida completa.

Modifica ed eliminazione degli asset

Apri la pagina di dettaglio di un asset e clicca su Modifica per modificare uno qualsiasi dei suoi campi. Tutte le modifiche sono tracciate nello storico dell'asset, così hai sempre un registro di ciò che è stato aggiornato, da chi e quando.

Per eliminare un asset, apri la sua pagina di dettaglio e usa l'opzione di eliminazione. Un asset eliminato viene rimosso dall'elenco principale ma può essere ripristinato da un amministratore che dispone della funzionalità "Ripristina asset eliminati". Se desideri semplicemente conservare il record ma contrassegnare l'asset come non più in uso, cambia invece il suo stato in "Retired" o "Disposed".

Domande frequenti

Posso importare gli asset in blocco?

Sì. Usa la procedura guidata di importazione in blocco in Impostazioni > Asset Manager > Bulk Import per importare gli asset da un foglio di calcolo .xlsx, .xls o .csv. La procedura guidata abbina le colonne del foglio di calcolo ai tuoi campi asset e ti consente di gestire i duplicati prima dell'importazione.

Cosa succede agli asset quando un contatto viene eliminato?

Se un contatto viene eliminato, a tutti gli asset che erano assegnati a quel contatto verrà rimosso l'assegnatario. Gli asset stessi non vengono eliminati.

Gli agenti possono modificare campi e template degli asset?

La gestione dei campi e dei template è controllata dalle Autorizzazioni asset. Per impostazione predefinita è un'attività riservata agli amministratori, ma gli amministratori possono concedere le funzionalità pertinenti a specifici agenti o team. Consulta Autorizzazioni asset.

C'è un limite al numero di asset?

Non esiste un limite rigido al numero di asset di cui puoi tenere traccia per ogni organizzazione.

Posso tenere traccia delle scadenze delle garanzie?

Sì. Ogni asset ha un campo data di fine garanzia. Puoi usarlo per tenere traccia di quando scadono le garanzie. Attualmente FyneDesk non invia promemoria automatici quando una garanzia sta per scadere, ma puoi filtrare e ordinare in base a questa data per restare al passo con le scadenze imminenti.

Che cos'è il tag asset?

Il tag asset è l'identificatore breve che assegni a ciascun asset quando lo crei, come "LP-0042". Deve essere univoco ed è utilizzato per referenziare l'asset in tutto FyneDesk, incluso nell'URL dell'asset. Scegli un formato che il tuo team possa leggere a colpo d'occhio.

Posso esportare il mio elenco di asset?

La funzione di esportazione è disponibile nella pagina Asset. Puoi scaricare il tuo inventario degli asset per utilizzarlo in fogli di calcolo o a scopo di archiviazione.