Gerenciamento de Ativos

Mantenha o controle dos equipamentos, dispositivos e itens que sua equipe gerencia. Registre quem tem o quê, onde está e em que condição se encontra, tudo com um histórico de alterações completo.

O que é gerenciamento de ativos?

O gerenciamento de ativos no FyneDesk permite manter um inventário central dos itens físicos que sua organização possui ou administra. Podem ser laptops e telefones entregues aos funcionários, móveis de escritório, equipamentos de rede, veículos, ferramentas ou qualquer outra coisa que você precise acompanhar.

Cada registro de ativo captura detalhes como fabricante, modelo, número de série, data de compra, garantia, status atual e a quem está atribuído. Toda alteração que você faz é registrada automaticamente no histórico do ativo, oferecendo uma trilha de auditoria completa.

Configurando os campos dos seus ativos

O FyneDesk permite que cada organização decida quais detalhes seus ativos registram. Em vez de um conjunto fixo de campos, você cria os seus próprios, de modo que uma escola, uma oficina e uma equipe de software possam usar o módulo de Ativos sem concessões.

A maneira mais rápida de começar é um modelo de ativo. O FyneDesk inclui cinco modelos iniciais – Gerenciamento de Ativos de TI, Instalações, Frota, Equipamento de Laboratório e Genérico – e cada um adiciona um conjunto de campos pronto em segundos. A partir daí, você pode adicionar, renomear ou remover campos para se adequar à sua equipe.

Modelos e campos são gerenciados pelos administradores em Configurações > Modelos de Ativo e Configurações > Campos de Ativo. Você também pode importar ativos em massa de uma planilha depois que seus campos estiverem prontos – veja abaixo.

Como adicionar um ativo

Acesse Ativos na barra lateral e clique em Adicionar Ativo. Preencha o seguinte:

1. 1 Etiqueta do ativo (obrigatório). Um identificador curto para o item, como "LP-0042" ou "MON-A12". É assim que o ativo é referenciado em todo o FyneDesk, então escolha um formato que você consiga ler num relance. Deve ser único.
2. 2 Nome do ativo (obrigatório). Um nome descritivo, como "MacBook Pro do Marketing" ou "Telefone da Recepção". É o que aparece nos resultados de pesquisa e nos links de tickets.
3. 3 Tipo. A espécie de item que é, como Laptop, Monitor ou Roteador. O tipo que você escolher controla quais campos personalizados aparecem no restante do formulário.
4. 4 Fabricante e modelo (opcional). A marca e o número do modelo, como "Apple" e "MacBook Pro 14 polegadas M3".
5. 5 Número de série (opcional). O número de série do fabricante para fins de identificação e garantia.
6. 6 Status. O estado atual do ativo. O padrão é "Em Estoque" para itens novos.
7. 7 Atribuído a (opcional). Pesquise e selecione um membro da equipe ou contato para atribuir o ativo.
8. 8 Localização (opcional). Selecione uma localização da lista de localizações da sua organização.
9. 9 Data de compra, custo e data de término da garantia (opcional). Detalhes financeiros e de garantia para acompanhar a aquisição e a cobertura.
10. 10 Notas (opcional). Qualquer informação adicional sobre o ativo.

O formulário respeita os campos que você configurou. Os campos personalizados que você adicionou aparecem automaticamente; os campos que você ocultou não aparecem. Quando você salva o ativo, o FyneDesk registra a criação no histórico do ativo.

Adicionando ativos em massa

Quando você tem mais do que alguns poucos ativos para adicionar, importe-os de uma planilha em vez de digitá-los um por um. Acesse Configurações > Gerenciador de Ativos, expanda Importação em Massa e clique em Iniciar uma importação.

O assistente de importação orienta você no envio de um arquivo .xlsx, .xls ou .csv, na correspondência de suas colunas aos seus campos de ativo, na visualização prévia de como as linhas ficarão, no tratamento de etiquetas de ativo duplicadas e na finalização da importação com um resumo do que foi adicionado, atualizado ou ignorado.

Status de ativo

Todo ativo tem um status que reflete seu estado atual. Você pode alterar o status a qualquer momento na página de detalhes do ativo ou no formulário de edição. Os status disponíveis são:

• Em Estoque – O ativo está disponível e não está atualmente atribuído a ninguém.
• Atribuído – O ativo está atualmente atribuído a um membro da equipe ou contato.
• Em Reparo – O ativo está sendo mantido ou reparado.
• Aposentado – O ativo foi retirado de uso ativo, mas ainda consta no registro.
• Descartado – O ativo foi removido ou descartado permanentemente.
• Perdido/Roubado – O ativo foi relatado como perdido ou roubado.

Atribuindo e devolvendo ativos

A maneira mais simples de entregar um ativo a alguém é o fluxo de Atribuição guiado. Abra o ativo, clique em Executar fluxo e escolha Atribuir ativo. Ele faz a retirada do ativo para um membro da equipe, define o status como "Atribuído" e registra a alteração no histórico do ativo. Quando o ativo é devolvido, o fluxo de Devolução faz a entrada dele novamente. Veja Fluxos de Ativos para instruções passo a passo, incluindo a opção de abrir um ticket para uma devolução com danos.

Você também pode atribuir um ativo diretamente editando-o e usando o campo de pesquisa Atribuído a. Comece a digitar um nome ou e-mail e selecione entre os resultados. O menu suspenso mostra tanto membros da equipe (pessoas com uma conta do FyneDesk na sua organização) quanto contatos (pessoas externas na sua lista de contatos), claramente identificados para você distingui-los. Para desatribuir um ativo dessa forma, abra o formulário de edição e limpe o campo de responsável.

Histórico do ativo

Toda alteração em um ativo é registrada automaticamente em seu histórico. Isso inclui a criação inicial, mudanças de status, reatribuições, execuções de fluxo e edições em qualquer campo. Cada entrada do histórico mostra o que mudou, o valor antigo, o valor novo, quem fez a alteração e quando.

Você pode ver o histórico completo na página de detalhes do ativo. O histórico é exibido em ordem cronológica inversa, com as alterações mais recentes no topo.

Pesquisando e filtrando ativos

A página principal de Ativos mostra todos os ativos da sua organização com cartões de resumo para contagem total, atribuídos, em estoque e em reparo. Você pode restringir a lista usando:

• Pesquisa – Filtre por nome do ativo, modelo, número de série, etiqueta do ativo, fabricante ou nome da pessoa responsável.
• Filtro de tipo – Mostre apenas ativos de um tipo específico (por exemplo, apenas Laptops).
• Filtro de status – Mostre apenas ativos com um status específico (por exemplo, apenas Em Reparo).

Clique em qualquer linha da lista de ativos para abrir a página de detalhes completa daquele ativo.

Localizações

Se a sua organização opera a partir de vários locais, escritórios ou áreas de armazenamento, você pode criar localizações em Configurações e atribuí-las aos ativos. Isso ajuda você a rastrear onde cada item reside fisicamente. As localizações são compartilhadas em toda a sua organização e podem ser selecionadas ao criar ou editar qualquer ativo.

Quem pode gerenciar ativos

O que cada pessoa pode fazer no módulo de Ativos – de executar fluxos a gerenciar campos ou aplicar uma retenção de conformidade – é controlado pelas Permissões de Ativos. Os administradores configuram isso em Configurações > Permissões de Ativos, concedendo capacidades a grupos de permissão ou a pessoas individuais e escolhendo se essas configurações são impostas. Veja Permissões de Ativos para o guia completo.

Editando e excluindo ativos

Abra a página de detalhes de um ativo e clique em Editar para modificar qualquer um de seus campos. Todas as alterações são registradas no histórico do ativo, então você sempre tem um registro do que foi atualizado, por quem e quando.

Para excluir um ativo, abra a página de detalhes dele e use a opção de exclusão. Um ativo excluído é removido da lista principal, mas pode ser recuperado por um administrador que tenha a capacidade "Restaurar ativos excluídos". Se você simplesmente quiser manter o registro, mas marcar o ativo como fora de uso, altere o status dele para "Aposentado" ou "Descartado".

Perguntas frequentes

Posso importar ativos em massa?

Sim. Use o assistente de importação em massa em Configurações > Gerenciador de Ativos > Importação em Massa para trazer ativos de uma planilha .xlsx, .xls ou .csv. O assistente mapeia as colunas da sua planilha para os seus campos de ativo e permite tratar duplicatas antes de importar.

O que acontece com os ativos quando um contato é excluído?

Se um contato for excluído, todos os ativos que estavam atribuídos a esse contato terão o responsável removido. Os ativos em si não são excluídos.

Os agentes podem alterar campos e modelos de ativo?

O gerenciamento de campos e modelos é controlado pelas Permissões de Ativos. Por padrão, é uma tarefa de administrador, mas os administradores podem conceder as capacidades pertinentes a agentes ou equipes específicas. Veja Permissões de Ativos.

Há um limite para o número de ativos?

Não há limite rígido para o número de ativos que você pode acompanhar por organização.

Posso acompanhar os vencimentos de garantia?

Sim. Cada ativo tem um campo de data de término da garantia. Você pode usá-lo para acompanhar quando as garantias vencem. Atualmente, o FyneDesk não envia lembretes automáticos quando uma garantia está prestes a vencer, mas você pode filtrar e ordenar por essa data para ficar por dentro dos vencimentos próximos.

O que é a etiqueta do ativo?

A etiqueta do ativo é o identificador curto que você dá a cada ativo ao criá-lo, como "LP-0042". Ela deve ser única e é usada para referenciar o ativo em todo o FyneDesk, inclusive na URL do ativo. Escolha um formato que sua equipe consiga ler num relance.

Posso exportar minha lista de ativos?

O recurso de exportação está disponível na página de Ativos. Você pode baixar seu inventário de ativos para uso em planilhas ou para fins de registro.