Gerenciamento de contatos
Acompanhe as pessoas que sua equipe atende. Adicione contatos, vincule-os a tickets, anexe arquivos e veja todo o histórico deles em um só lugar.
O que são contatos?
Contatos são as pessoas externas que sua equipe atende. Podem ser clientes, funcionários de outros departamentos, parceiros ou qualquer pessoa que envie solicitações à sua equipe. Cada contato tem um perfil no FyneDesk onde você pode armazenar os dados dele, ver o histórico de tickets e anexar arquivos relevantes.
Os contatos são diferentes dos membros da sua equipe. Os membros da equipe são os agentes e administradores que entram no FyneDesk para tratar tickets. Os contatos são as pessoas do outro lado, as que enviam solicitações.
Como adicionar um contato
Acesse Contatos na barra lateral e clique em Novo contato. Preencha os dados:
- 1 Nome (obrigatório). O nome completo do contato.
- 2 E-mail. O endereço de e-mail dele. É usado para associar e-mails recebidos ao contato quando você usa E-mail para Ticket.
- 3 Telefone. Um número de telefone para referência.
- 4 Empresa. A empresa ou organização à qual o contato pertence.
- 5 Local. Selecione entre os locais configurados na sua organização. Os locais podem ser gerenciados nas Configurações da organização.
- 6 Notas. Qualquer contexto adicional sobre o contato, como o cargo, as preferências ou os detalhes da conta.
Você também pode enviar anexos de arquivo ao criar um contato. Eles são úteis para armazenar contratos, documentos de integração ou quaisquer arquivos relacionados àquela pessoa.
Como os contatos se vinculam aos tickets
Ao criar um ticket, você pode definir um contato como solicitante. Isso vincula o ticket àquele contato, facilitando ver todos os tickets que um contato enviou na página de perfil dele. Você também pode ver a contagem total de tickets de cada contato na lista de contatos.
Criação automática de contato a partir de e-mail
Se você tiver o E-mail para Ticket configurado, o FyneDesk cria automaticamente um contato quando alguém envia um e-mail ao seu endereço de suporte pela primeira vez. O nome e o e-mail do contato são extraídos do e-mail recebido. Se já existir um contato com aquele e-mail, o ticket é vinculado ao contato existente em vez de criar um duplicado.
Anexos de contato
Cada contato pode ter arquivos anexados ao perfil. Eles são armazenados separadamente dos anexos de tickets e permanecem com o contato, independentemente de a quais tickets ele esteja vinculado. Use anexos para coisas como acordos assinados, documentos de identidade ou materiais de referência que se aplicam à pessoa, e não a um ticket específico.
Para adicionar um anexo, abra o perfil de um contato e use a área de envio de arquivos. Você pode enviar vários arquivos. Para remover um anexo, clique no botão de excluir ao lado do arquivo.
Pesquisar e filtrar contatos
A lista de contatos permite pesquisar nos campos de nome, e-mail, telefone e empresa. Digite na barra de pesquisa no topo da lista de contatos para filtrar os resultados na hora. A lista é paginada, mostrando 15 contatos por página.
Editar e excluir contatos
Abra o perfil de um contato e clique em Editar para atualizar as informações dele. Todos os campos, exceto o nome, podem ficar em branco. Para excluir um contato, clique no botão de excluir na página de perfil dele e confirme a ação.
Perguntas frequentes
Os contatos podem entrar no FyneDesk?
Os contatos não têm contas de login no app do FyneDesk. Eles interagem com sua equipe pelo portal do cliente, por e-mail ou por chat ao vivo. O portal do cliente não exige login.
O que acontece com os tickets quando eu excluo um contato?
Os tickets vinculados ao contato excluído permanecem no seu sistema. O campo de solicitante nesses tickets será limpo, mas os tickets em si não são afetados.
Posso mesclar contatos duplicados?
A mesclagem de contatos ainda não está disponível. Se você tiver duplicados, pode atualizar manualmente os tickets para apontar para o contato correto e depois excluir o duplicado.
Posso importar contatos em massa?
A importação em massa ainda não está disponível. Os contatos podem ser adicionados um de cada vez pelo app, ou são criados automaticamente quando alguém envia um e-mail ao seu endereço de suporte pela primeira vez.
Existe um limite de quantos contatos posso ter?
Não há limite para o número de contatos na sua organização.
Os agentes podem criar e editar contatos?
Sim. Tanto administradores quanto agentes podem criar, editar e excluir contatos.