Conectar Notion
La conexión de Notion de FyneDesk permite a tu equipo enviar el contexto de los tickets a Notion, sincronizar artículos de la base de conocimiento con páginas de Notion y permitir que la IA use contenido seleccionado de Notion al redactar respuestas, resúmenes y sugerencias de clasificación.
Qué hace la conexión
- Ticket → Notion: crea una página vinculada de Notion en una base de datos seleccionada cuando un ticket se crea, escala o etiqueta.
- Sincronización de la base de conocimiento: publica artículos de la base de conocimiento propiedad de FyneDesk en Notion, o importa páginas de Notion seleccionadas como artículos de la base de conocimiento propiedad de Notion.
- Fuente de conocimiento para la IA: permite que la IA de FyneDesk use páginas y bases de datos de Notion seleccionadas junto con tu base de conocimiento y tickets pasados. Si asignas estados, los cambios en Notion también pueden actualizar el estado del ticket vinculado en FyneDesk.
Antes de empezar
- Debes ser administrador de la organización en FyneDesk.
- Tu espacio de trabajo de FyneDesk debe estar en el plan Pro.
- Necesitas acceso al espacio de trabajo, las páginas y las bases de datos de Notion que quieres que FyneDesk use.
- No necesitas crear una app de desarrollador de Notion ni configurar webhooks de Notion. FyneDesk gestiona la conexión después de que la autorizas en Notion.
Paso 1 — Conectar Notion
- En FyneDesk, abre Configuración → Conexiones → Notion.
- Haz clic en Conectar.
- Notion abre una pantalla de autorización. Elige el espacio de trabajo correcto.
- En el selector de páginas de Notion, selecciona las páginas y bases de datos que FyneDesk debe poder usar.
- Vuelve a FyneDesk. La página de conexión de Notion debería mostrar el estado de la conexión y las opciones de configuración.
Paso 2 — Activar la conexión
El interruptor maestro de habilitación empieza apagado. Después de conectar Notion, activa la conexión desde la página de configuración de Notion. Mantenla apagada si quieres terminar de elegir las bases de datos, las reglas de sincronización y las fuentes de IA antes de que algo empiece a moverse.
Paso 3 — Configurar Ticket → Notion
Usa Ticket → Notion cuando un ticket deba convertirse en trabajo planificado en Notion, como una escalación de ingeniería, un error de producto, una solicitud de función, una brecha de documentación o un seguimiento de operaciones.
- Elige la base de datos de destino en Notion. Esta es la base de datos donde FyneDesk crea la página vinculada.
- Elige el disparador: al crear, al escalar o al etiquetar.
- Opcionalmente, asigna campos de FyneDesk a propiedades de Notion para que la página de Notion llegue con los campos correctos de estado, propietario, prioridad o categoría para tu flujo de trabajo.
Cuando el disparador se ejecuta, FyneDesk crea una página de Notion con el título del ticket, los campos clave y un enlace de vuelta al ticket. FyneDesk no crea páginas de Notion duplicadas para el mismo ticket.
Paso 4 — Configurar la sincronización Base de conocimiento ↔ Notion
La sincronización de la base de conocimiento tiene dos direcciones. Puedes usar una o ambas, según dónde deba editarse cada artículo.
- Destino de publicación: elige la ubicación de Notion donde se deben publicar los artículos de la base de conocimiento propiedad de FyneDesk.
- Fuentes de importación: elige las páginas o bases de datos de Notion que se deben traer a FyneDesk como artículos de la base de conocimiento propiedad de Notion.
- Propietario predeterminado: elige si los artículos recién vinculados deben ser propiedad de Notion o de FyneDesk.
Cómo funciona la propiedad de los artículos
Cada artículo sincronizado tiene un propietario, también llamado fuente de la verdad. Si FyneDesk es el propietario del artículo, edítalo en FyneDesk y Notion muestra un reflejo de solo lectura. Si Notion es el propietario del artículo, edítalo en Notion y FyneDesk muestra un reflejo de solo lectura.
El lado reflejado puede mostrar una insignia de “editado en Notion” o “editado en FyneDesk” para que tu equipo sepa dónde corresponden los cambios. FyneDesk no fusiona ediciones en conflicto entre ambos lados. Para cambiar dónde se debe editar un artículo, cambia el propietario de ese artículo.
Paso 5 — Permitir que la IA use Notion
Para que el contenido de Notion esté disponible para la IA de FyneDesk, elige las páginas o bases de datos de Notion en Fuentes de IA y activa el interruptor de fuente de IA. Este interruptor empieza apagado de forma predeterminada.
Cuando está habilitado, los borradores de respuesta, los resúmenes y las sugerencias de clasificación de la IA pueden extraer del contenido de Notion seleccionado junto con tu base de conocimiento de FyneDesk y los tickets pasados. Editar una página de Notion seleccionada actualiza la fuente de conocimiento de la IA después de que se ejecutan la sincronización y la indexación.
Paso 6 — Asignar estados de Notion de vuelta a los tickets
Si tu rastreador de Notion usa estados, puedes asignar los valores de estado de Notion a estados o acciones de tickets de FyneDesk. Después de la asignación, cambiar el estado en la página vinculada de Notion puede actualizar el ticket vinculado en FyneDesk.
La sincronización de estados es segura ante bucles: una actualización de estado no debería rebotar interminablemente entre FyneDesk y Notion.
Monitorear el estado de la conexión
La página de conexión de Notion muestra detalles de estado como la hora de la última sincronización o evento y el estado de la suscripción. Revisa esta área cuando un ticket, artículo o fuente de IA no parezca actualizado.
Límites que debes conocer
- FyneDesk solo ve las páginas y bases de datos seleccionadas en el selector de autorización de Notion.
- La sincronización de la base de conocimiento no es un clon perfecto del diseño de Notion. El texto plano, los encabezados, las listas, las tablas, las imágenes, los bloques de código, las citas, los menús desplegables (toggles) y los avisos (callouts) se convierten correctamente. Los elementos incrustados, las vistas previas de enlaces y los diseños complejos pueden simplificarse o reemplazarse con marcadores de posición.
- Las páginas de Notion muy grandes, de alrededor de 20.000 bloques o más, pueden truncarse.
- La sincronización no es instantánea. Permite un minuto o unos minutos para que los cambios aparezcan.
- Cada artículo sincronizado de la base de conocimiento tiene un solo propietario. El lado reflejado es de solo lectura hasta que cambies la propiedad.
- La conexión de Notion requiere el plan Pro.
Solución de problemas
FyneDesk pide reconectar Notion. La autorización de Notion puede haber caducado o haber sido revocada. Abre Configuración → Conexiones → Notion y conecta de nuevo. La sincronización se reanuda después de restaurar la conexión.
Un ticket o artículo no se sincroniza. Confirma que el interruptor maestro esté encendido, que el interruptor de la función correspondiente esté encendido, y que la página o base de datos de Notion se haya compartido con FyneDesk durante la autorización. Para los artículos de la base de conocimiento, revisa también qué lado es propietario del artículo.
La IA no está usando el contenido de Notion. Confirma que el interruptor de fuente de IA esté encendido, que la página o base de datos esté seleccionada como fuente de IA, y que haya pasado suficiente tiempo para la sincronización y la indexación.
No encuentro una página o base de datos de Notion en FyneDesk. Reconecta Notion y asegúrate de que ese elemento esté seleccionado en el selector de páginas de Notion. FyneDesk no puede listar páginas o bases de datos a las que no se le permitió acceder.
Administrar o desconectar
Para cambiar las páginas compartidas, actualizar permisos o recuperarte de un acceso revocado, reconecta Notion desde la misma página. Para detener la integración, haz clic en Desconectar. Desconectar elimina los tokens y la configuración de Notion almacenados en FyneDesk y pausa la sincronización de Notion hasta que un administrador conecte de nuevo.
Privacidad y acceso
El acceso a Notion está limitado a las páginas y bases de datos seleccionadas por tu administrador en Notion. FyneDesk no recibe acceso a todo tu espacio de trabajo de Notion a menos que esas páginas se compartan explícitamente. La conexión es a nivel de organización, así que los administradores deben seleccionar solo las páginas y bases de datos necesarias para la entrega de tickets, la sincronización de la base de conocimiento y el conocimiento de la IA.