Gestión de contactos
Lleva el control de las personas a las que tu equipo da soporte. Agrega contactos, vincúlalos a tickets, adjunta archivos y consulta todo su historial en un solo lugar.
¿Qué son los contactos?
Los contactos son las personas externas a las que tu equipo da soporte. Pueden ser clientes, empleados de otros departamentos, socios o cualquier persona que envíe solicitudes a tu equipo. Cada contacto tiene un perfil en FyneDesk donde puedes guardar sus datos, ver su historial de tickets y adjuntar archivos relevantes.
Los contactos son distintos de los miembros de tu equipo. Los miembros del equipo son los agentes y administradores que inician sesión en FyneDesk para gestionar tickets. Los contactos son las personas del otro lado, las que envían solicitudes.
Cómo agregar un contacto
Ve a Contactos en la barra lateral y haz clic en Nuevo contacto. Completa los datos:
- 1 Nombre (obligatorio). El nombre completo del contacto.
- 2 Correo. Su dirección de correo. Se usa para emparejar los correos entrantes con el contacto cuando se usa Email to Ticket.
- 3 Teléfono. Un número de teléfono de referencia.
- 4 Empresa. La empresa u organización a la que pertenece el contacto.
- 5 Ubicación. Selecciona entre las ubicaciones configuradas de tu organización. Las ubicaciones se pueden gestionar en la configuración de la organización.
- 6 Notas. Cualquier contexto adicional sobre el contacto, como su rol, preferencias o detalles de la cuenta.
También puedes subir archivos adjuntos al crear un contacto. Son útiles para guardar contratos, documentos de incorporación o cualquier archivo relacionado con esa persona.
Cómo se vinculan los contactos con los tickets
Al crear un ticket, puedes establecer un contacto como el solicitante. Esto vincula el ticket a ese contacto, lo que facilita ver todos los tickets que un contacto ha enviado desde su página de perfil. También puedes ver el conteo total de tickets de cada contacto en la lista de contactos.
Creación automática de contactos a partir del correo
Si tienes Email to Ticket configurado, FyneDesk crea automáticamente un contacto cuando alguien escribe a tu dirección de soporte por primera vez. El nombre y el correo del contacto se toman del correo entrante. Si ya existe un contacto con ese correo, el ticket se vincula al contacto existente en lugar de crear un duplicado.
Archivos adjuntos de contactos
Cada contacto puede tener archivos adjuntos en su perfil. Se almacenan por separado de los archivos adjuntos de tickets y permanecen con el contacto sin importar a qué tickets esté vinculado. Usa los archivos adjuntos para cosas como acuerdos firmados, documentos de identidad o materiales de referencia que apliquen a la persona en lugar de a un ticket específico.
Para agregar un archivo adjunto, abre el perfil de un contacto y usa el área de subida de archivos. Puedes subir varios archivos. Para quitar un archivo adjunto, haz clic en el botón de eliminar junto al archivo.
Buscar y filtrar contactos
La lista de contactos admite búsqueda en los campos de nombre, correo, teléfono y empresa. Escribe en la barra de búsqueda en la parte superior de la lista de contactos para filtrar los resultados al instante. La lista está paginada y muestra 15 contactos por página.
Editar y eliminar contactos
Abre el perfil de un contacto y haz clic en Editar para actualizar su información. Todos los campos excepto el nombre pueden dejarse en blanco. Para eliminar un contacto, haz clic en el botón de eliminar en su página de perfil y confirma la acción.
Preguntas frecuentes
¿Los contactos pueden iniciar sesión en FyneDesk?
Los contactos no tienen cuentas de inicio de sesión en la app de FyneDesk. Interactúan con tu equipo a través del portal de clientes, el correo o el chat en vivo. El portal de clientes no requiere iniciar sesión.
¿Qué pasa con los tickets cuando elimino un contacto?
Los tickets vinculados al contacto eliminado permanecen en tu sistema. El campo de solicitante de esos tickets se borrará, pero los tickets en sí no se ven afectados.
¿Puedo combinar contactos duplicados?
La combinación de contactos aún no está disponible. Si tienes duplicados, puedes actualizar manualmente los tickets para que apunten al contacto correcto y luego eliminar el duplicado.
¿Puedo importar contactos en bloque?
La importación masiva aún no está disponible. Los contactos se pueden agregar uno por uno a través de la app, o se crean automáticamente cuando alguien escribe a tu dirección de soporte por primera vez.
¿Hay un límite de cuántos contactos puedo tener?
No hay límite en la cantidad de contactos de tu organización.
¿Los agentes pueden crear y editar contactos?
Sí. Tanto los administradores como los agentes pueden crear, editar y eliminar contactos.