Gestión de activos
Lleva el control de los equipos, dispositivos y artículos que gestiona tu equipo. Registra quién tiene qué, dónde está y en qué condición se encuentra, todo con un historial de cambios completo.
¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos en FyneDesk te permite mantener un inventario central de los artículos físicos que tu organización posee o gestiona. Pueden ser laptops y teléfonos entregados a empleados, mobiliario de oficina, equipos de red, vehículos, herramientas o cualquier otra cosa que necesites controlar.
Cada registro de activo captura detalles como el fabricante, el modelo, el número de serie, la fecha de compra, la garantía, el estado actual y a quién está asignado. Cada cambio que haces se registra automáticamente en el historial del activo, dándote un rastro de auditoría completo.
Configurar los campos de tus activos
FyneDesk permite que cada organización decida qué detalles registran sus activos. En lugar de un conjunto fijo de campos, construyes los tuyos, de modo que una escuela, un taller y un equipo de software puedan usar el módulo de Activos sin compromisos.
La forma más rápida de empezar es una plantilla de activos. FyneDesk incluye cinco plantillas iniciales – IT Asset Management, Facilities, Fleet, Lab Equipment y Generic – y cada una agrega un conjunto de campos listo para usar en segundos. A partir de ahí puedes agregar, renombrar o eliminar campos para adaptarlos a tu equipo.
Las plantillas y los campos los gestionan los administradores en Configuración > Asset Templates y Configuración > Asset Fields. También puedes importar activos en bloque desde una hoja de cálculo una vez que tus campos estén listos – consulta más abajo.
Cómo agregar un activo
Ve a Activos en la barra lateral y haz clic en Agregar activo. Completa lo siguiente:
- 1 Etiqueta del activo (obligatorio). Un identificador corto para el artículo, como "LP-0042" o "MON-A12". Así se referencia el activo en todo FyneDesk, así que elige un formato que puedas leer de un vistazo. Debe ser único.
- 2 Nombre del activo (obligatorio). Un nombre descriptivo, como "MacBook Pro de Marketing" o "Teléfono del escritorio de recepción". Esto es lo que aparece en los resultados de búsqueda y en los enlaces de los tickets.
- 3 Tipo. El tipo de artículo que es, como Laptop, Monitor o Router. El tipo que eliges controla qué campos personalizados aparecen en el resto del formulario.
- 4 Fabricante y modelo (opcional). La marca y el número de modelo, como "Apple" y "MacBook Pro 14 pulgadas M3".
- 5 Número de serie (opcional). El número de serie del fabricante para fines de identificación y garantía.
- 6 Estado. El estado actual del activo. Por defecto es "En stock" para los artículos nuevos.
- 7 Asignado a (opcional). Busca y selecciona un miembro del equipo o contacto al que asignar el activo.
- 8 Ubicación (opcional). Selecciona una ubicación de la lista de ubicaciones de tu organización.
- 9 Fecha de compra, costo y fecha de fin de garantía (opcional). Detalles financieros y de garantía para llevar el control de adquisiciones y cobertura.
- 10 Notas (opcional). Cualquier información adicional sobre el activo.
El formulario respeta los campos que hayas configurado. Los campos personalizados que hayas agregado aparecen automáticamente; los campos que hayas ocultado no aparecen. Cuando guardas el activo, FyneDesk registra la creación en el historial del activo.
Agregar activos en bloque
Cuando tienes más de unos pocos activos para agregar, impórtalos desde una hoja de cálculo en lugar de escribirlos uno por uno. Ve a Configuración > Asset Manager, expande Bulk Import y haz clic en Start an import.
El asistente de importación te guía para subir un archivo .xlsx, .xls o .csv, hacer coincidir sus columnas con tus campos de activos, previsualizar cómo quedarán las filas, gestionar cualquier etiqueta de activo duplicada y finalizar la importación con un resumen de lo que se agregó, actualizó u omitió.
Estados de los activos
Cada activo tiene un estado que refleja su situación actual. Puedes cambiar el estado en cualquier momento desde la página de detalle del activo o el formulario de edición. Los estados disponibles son:
- En stock – El activo está disponible y no está asignado a nadie actualmente.
- Asignado – El activo está asignado actualmente a un miembro del equipo o contacto.
- En reparación – El activo está siendo reparado o en servicio técnico.
- Retirado – El activo se ha sacado de uso activo pero sigue registrado.
- Dado de baja – El activo se ha eliminado o desechado de forma permanente.
- Perdido/Robado – El activo se ha reportado como perdido o robado.
Asignar y devolver activos
La forma más sencilla de entregar un activo a alguien es el flujo de Asignación guiado. Abre el activo, haz clic en Ejecutar flujo y elige Asignar activo. Entrega el activo a un miembro del equipo, establece el estado en "Asignado" y registra el cambio en el historial del activo. Cuando el activo regresa, el flujo de Devolución lo recibe de vuelta. Consulta Flujos de activos para instrucciones paso a paso, incluida la opción de crear un ticket por una devolución dañada.
También puedes asignar un activo directamente editándolo y usando el campo de búsqueda Asignado a. Empieza a escribir un nombre o correo y selecciona de los resultados. El menú desplegable muestra tanto a los miembros del equipo (personas con una cuenta de FyneDesk en tu organización) como a los contactos (personas externas de tu lista de contactos), claramente etiquetados para que puedas distinguirlos. Para desasignar un activo de esta forma, abre el formulario de edición y borra el campo de asignado.
Historial del activo
Cada cambio en un activo se registra automáticamente en su historial. Esto incluye la creación inicial, los cambios de estado, las reasignaciones, las ejecuciones de flujos y las ediciones de cualquier campo. Cada entrada del historial muestra qué cambió, el valor antiguo, el valor nuevo, quién hizo el cambio y cuándo.
Puedes ver el historial completo en la página de detalle del activo. El historial se muestra en orden cronológico inverso, con los cambios más recientes en la parte superior.
Buscar y filtrar activos
La página principal de Activos muestra todos los activos de tu organización con tarjetas de resumen del total, asignados, en stock y en reparación. Puedes acotar la lista usando:
- Búsqueda – Filtra por nombre del activo, modelo, número de serie, etiqueta del activo, fabricante o nombre de la persona asignada.
- Filtro por tipo – Muestra solo los activos de un tipo específico (por ejemplo, solo Laptops).
- Filtro por estado – Muestra solo los activos con un estado específico (por ejemplo, solo En reparación).
Haz clic en cualquier fila de la lista de activos para abrir la página de detalle completa de ese activo.
Ubicaciones
Si tu organización opera desde múltiples sitios, oficinas o áreas de almacenamiento, puedes crear ubicaciones en Configuración y asignarlas a los activos. Esto te ayuda a controlar dónde reside físicamente cada artículo. Las ubicaciones se comparten en toda tu organización y se pueden seleccionar al crear o editar cualquier activo.
Quién puede gestionar los activos
Lo que cada persona puede hacer en el módulo de Activos – desde ejecutar flujos hasta gestionar campos o aplicar una retención por cumplimiento – lo controlan los permisos de activos. Los administradores lo configuran en Configuración > Asset Permissions, otorgando capacidades a grupos de permisos o a personas individuales, y eligiendo si esas opciones se aplican de forma obligatoria. Consulta Permisos de activos para la guía completa.
Editar y eliminar activos
Abre la página de detalle de un activo y haz clic en Editar para modificar cualquiera de sus campos. Todos los cambios se registran en el historial del activo, así que siempre tienes un registro de qué se actualizó, por quién y cuándo.
Para eliminar un activo, abre su página de detalle y usa la opción de eliminar. Un activo eliminado se quita de la lista principal, pero un administrador con la capacidad de "Restaurar activos eliminados" puede recuperarlo. Si simplemente quieres conservar el registro pero marcar el activo como fuera de uso, cambia su estado a "Retirado" o "Dado de baja" en su lugar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar activos en bloque?
Sí. Usa el asistente de importación masiva en Configuración > Asset Manager > Bulk Import para traer activos desde una hoja de cálculo .xlsx, .xls o .csv. El asistente asigna las columnas de tu hoja de cálculo a tus campos de activos y te permite gestionar duplicados antes de importar.
¿Qué pasa con los activos cuando se elimina un contacto?
Si se elimina un contacto, los activos que estaban asignados a ese contacto tendrán su asignado borrado. Los activos en sí no se eliminan.
¿Los agentes pueden cambiar los campos y plantillas de activos?
La gestión de campos y plantillas la controlan los permisos de activos. Por defecto es una tarea de administrador, pero los administradores pueden otorgar las capacidades correspondientes a agentes o equipos específicos. Consulta Permisos de activos.
¿Hay un límite en la cantidad de activos?
No hay un límite estricto en la cantidad de activos que puedes controlar por organización.
¿Puedo controlar los vencimientos de garantía?
Sí. Cada activo tiene un campo de fecha de fin de garantía. Puedes usarlo para llevar el control de cuándo vencen las garantías. Actualmente, FyneDesk no envía recordatorios automáticos cuando una garantía está por vencer, pero puedes filtrar y ordenar por esta fecha para estar al tanto de los próximos vencimientos.
¿Qué es la etiqueta del activo?
La etiqueta del activo es el identificador corto que le das a cada activo cuando lo creas, como "LP-0042". Debe ser único y se usa para referenciar el activo en todo FyneDesk, incluso en la URL del activo. Elige un formato que tu equipo pueda leer de un vistazo.
¿Puedo exportar mi lista de activos?
La función de exportación está disponible en la página de Activos. Puedes descargar tu inventario de activos para usarlo en hojas de cálculo o para mantener registros.