Gestão de contactos
Acompanhe as pessoas que sua equipa atende. Adicione contactos, vincule-os a tickets, anexe ficheiros e veja todo o histórico deles em um só lugar.
O que são contactos?
Contactos são as pessoas externas que sua equipa atende. Podem ser clientes, funcionários de outros departamentos, parceiros ou qualquer pessoa que envie solicitações à sua equipa. Cada contacto tem um perfil no FyneDesk onde você pode armazenar os dados dele, ver o histórico de tickets e anexar ficheiros relevantes.
Os contactos são diferentes dos membros da sua equipa. Os membros da equipa são os agentes e administradores que entram no FyneDesk para tratar tickets. Os contactos são as pessoas do outro lado, as que enviam solicitações.
Como adicionar um contacto
Acesse Contactos na barra lateral e clique em Novo contacto. Preencha os dados:
- 1 Nome (obrigatório). O nome completo do contacto.
- 2 E-mail. O endereço de e-mail dele. É usado para associar e-mails recebidos ao contacto quando você usa E-mail para Ticket.
- 3 Telefone. Um número de telefone para referência.
- 4 Empresa. A empresa ou organização à qual o contacto pertence.
- 5 Local. Selecione entre os locais configurados na sua organização. Os locais podem ser gerenciados nas Configurações da organização.
- 6 Notas. Qualquer contexto adicional sobre o contacto, como o cargo, as preferências ou os detalhes da conta.
Você também pode enviar anexos de ficheiro ao criar um contacto. Eles são úteis para armazenar contratos, documentos de integração ou quaisquer ficheiros relacionados àquela pessoa.
Como os contactos se vinculam aos tickets
Ao criar um ticket, você pode definir um contacto como solicitante. Isso vincula o ticket àquele contacto, facilitando ver todos os tickets que um contacto enviou na página de perfil dele. Você também pode ver a contagem total de tickets de cada contacto na lista de contactos.
Criação automática de contacto a partir de e-mail
Se você tiver o E-mail para Ticket configurado, o FyneDesk cria automaticamente um contacto quando alguém envia um e-mail ao seu endereço de suporte pela primeira vez. O nome e o e-mail do contacto são extraídos do e-mail recebido. Se já existir um contacto com aquele e-mail, o ticket é vinculado ao contacto existente em vez de criar um duplicado.
Anexos de contacto
Cada contacto pode ter ficheiros anexados ao perfil. Eles são armazenados separadamente dos anexos de tickets e permanecem com o contacto, independentemente de a quais tickets ele esteja vinculado. Use anexos para coisas como acordos assinados, documentos de identidade ou materiais de referência que se aplicam à pessoa, e não a um ticket específico.
Para adicionar um anexo, abra o perfil de um contacto e use a área de envio de ficheiros. Você pode enviar vários ficheiros. Para remover um anexo, clique no botão de excluir ao lado do ficheiro.
Pesquisar e filtrar contactos
A lista de contactos permite pesquisar nos campos de nome, e-mail, telefone e empresa. Digite na barra de pesquisa no topo da lista de contactos para filtrar os resultados na hora. A lista é paginada, mostrando 15 contactos por página.
Editar e excluir contactos
Abra o perfil de um contacto e clique em Editar para atualizar as informações dele. Todos os campos, exceto o nome, podem ficar em branco. Para excluir um contacto, clique no botão de excluir na página de perfil dele e confirme a ação.
Perguntas frequentes
Os contactos podem entrar no FyneDesk?
Os contactos não têm contas de login no app do FyneDesk. Eles interagem com sua equipa pelo portal do cliente, por e-mail ou por chat ao vivo. O portal do cliente não exige login.
O que acontece com os tickets quando eu excluo um contacto?
Os tickets vinculados ao contacto excluído permanecem no seu sistema. O campo de solicitante nesses tickets será limpo, mas os tickets em si não são afetados.
Posso mesclar contactos duplicados?
A mesclagem de contactos ainda não está disponível. Se você tiver duplicados, pode atualizar manualmente os tickets para apontar para o contacto correto e depois excluir o duplicado.
Posso importar contactos em massa?
A importação em massa ainda não está disponível. Os contactos podem ser adicionados um de cada vez pelo app, ou são criados automaticamente quando alguém envia um e-mail ao seu endereço de suporte pela primeira vez.
Existe um limite de quantos contactos posso ter?
Não há limite para o número de contactos na sua organização.
Os agentes podem criar e editar contactos?
Sim. Tanto administradores quanto agentes podem criar, editar e excluir contactos.